Der Hauptvorteil von Informationssystemen besteht in ihrer Fähigkeit, einem Benutzer die Informationen bereitzustellen, die für eine effektive und effiziente Ausführung einer Aufgabe erforderlich sind. Computerdatenbanken und Papieraufzeichnungen liefern Daten, aber Informationssysteme liefern die entsprechenden Daten über die Aufgaben jedes Benutzers in einem Format, das für diesen Benutzer am besten geeignet ist. Informationssysteme können nach Bedarf Echtzeit- oder archivierte Daten darstellen und sind an neue oder geänderte Informationsanforderungen anpassbar.
Benutzerdefinierte Informationen
Ein Informationssystem liefert jedem Benutzer die Informationen, die er benötigt, um Entscheidungen zu treffen oder Maßnahmen zu ergreifen. Ein Verkaufsleiter, der Verkaufsdaten betrachtet, sieht möglicherweise ein Gesamtbild der Aktivitäten seiner Abteilung in der aktuellen Woche, während ein Verkäufer, der denselben Datensatz verwendet, seine Aufzeichnungen so anzeigt, dass angegeben wird, welche Kunden kontaktiert wurden oder nicht. Das Ausgraben der Informationen aus einem Papieraufzeichnungssystem würde viel länger dauern, anfälliger für fehlende Daten sein und mehr kosten als die Zeit und die Kosten, die eine Sachbearbeiterin benötigt, um die Daten einzugeben.
Benutzerdefinierte Formate
Benutzerdefinierte Formate machen Informationssysteme effektiver, da die Daten einfacher zu verwenden sind. Ein Verkäufer, der Informationen über die Produktivität seiner Woche sucht, sieht möglicherweise auf seinem Bildschirm eine Liste seiner Kontakte und die letzten Bestellungen der einzelnen Kontakte. Der Vertriebsleiter, der auf demselben Datensatz basiert, sieht möglicherweise ein Kreisdiagramm mit dem Anteil jedes Vertriebsmitarbeiters am Gesamtumsatz und ein Balkendiagramm mit dem Umsatzvolumen für jedes Produkt, während auf einem anderen Bildschirm möglicherweise dieselben Daten im Vergleich zu einem früheren Zeitpunkt angezeigt werden Zeitraum. Ein Buchhalter, der dieselben Daten betrachtet, verfügt möglicherweise über eine Liste der von jedem Vertriebsmitarbeiter generierten Dollars und der für jedes Produkt generierten Gesamtdollar.
Echtzeitinformationen
Ein Informationssystem kann ein Segen für einen Herstellungsvorgang sein. Wenn eine Produktionslinie stoppt, können die bereitgestellten Echtzeitinformationen dem Linienbetreiber helfen, schnell festzustellen, ob das Herunterfahren auf einen mechanischen Fehler, einen Produktmangel oder eine andere Ursache zurückzuführen ist. Der Vorteil besteht darin, dass sofortige Daten in nützliche Informationen umgewandelt werden, die Personen präsentiert werden, die darauf reagieren können.
Flexibilität
Informationssysteme sind flexibel und können neu programmiert werden, um mit dem Bedarf zu wachsen. Oft können einzelne Teile des Systems aktualisiert und installiert werden, ohne das Gesamtsystem zu stören.