Die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) des Financial Accounting Standards Board legen die Rechnungslegungsstandards fest, denen ein US-amerikanisches Unternehmen folgen muss. Interne Kontrollen sollen Betrug und Schreibfehler verhindern, die die Richtigkeit des Jahresabschlusses eines Unternehmens beeinträchtigen können. Solide interne Kontrollen können auch Verluste durch Diebstahl von Unternehmensvermögen reduzieren und leistungsschwache Mitarbeiter identifizieren. Diese Kontrollen sollten vom Unternehmen durchgeführt werden, bevor externe Wirtschaftsprüfer, Kreditgeber oder Investoren Finanzinformationen erhalten.
Aufgabentrennung
Die Aufgabentrennung zwischen verschiedenen Mitarbeitern verringert die Möglichkeit für eine Person, Betrug zu begehen. Außerdem werden Verfahren zur doppelten Überprüfung erstellt, um Schreibfehler zu vermeiden. Der Mitarbeiter, der die Aufzeichnungen führt, sollte den Vermögenswert nicht physisch verwahren. Beispielsweise sollte die Person, die für Bankabstimmungen verantwortlich ist, auch keine Zahlungen von Kunden erhalten oder die Bankeinlagen vorbereiten.
Zugriff auf
Durch physische Kontrollen wird sichergestellt, dass nur autorisierte Mitarbeiter auf Unternehmensvermögen zugreifen können. Einige gängige Steuerelemente umfassen Schließfächer für Kleingeld, Schlüsselkarten für Lagerhäuser und eindeutige Passwörter für Mitarbeiter, die Registrierkassen verwenden. Diese Steuerelemente können auch digital sein, z. B. um ein Kennwort für den Zugriff auf das Computersystem des Unternehmens zu benötigen.
Genehmigung
Ihr Unternehmen sollte auch spezifische schriftliche Verfahren für Finanztransaktionen entwickeln, einschließlich einer Liste der Personen, die befugt sind, jede Art von Transaktion zu genehmigen. Sie können Standardtransaktionen und akzeptable Beträge auflisten und dann die Genehmigung des Managers benötigen, um diese Grenzwerte zu überschreiten. Genehmigungen sollten überprüft werden, um sicherzustellen, dass Manager keine betrügerischen Transaktionen zulassen. Wichtige Transaktionen müssen möglicherweise von mehr als einer Person genehmigt werden. Beispielsweise können Sie allen Mitarbeitern erlauben, Bestellungen unter 5,000 US-Dollar auszuführen, und für jeden darüber hinausgehenden Betrag die Genehmigung des Managers benötigen. Das für die Genehmigung erforderliche Dienstalter sollte mit zunehmendem Dollarbetrag steigen.
Record Keeping
Alle Abschlüsse sollten durch Hauptbuchberichte oder zusätzliche Zeitpläne gesichert werden. Sie können auch Betrug und versehentliche Fehler reduzieren, indem Sie nach Möglichkeit standardisierte Formulare für Finanztransaktionen verwenden, z. B. Bestellungen oder Verkaufsrechnungen. Diese Formulare sollten fortlaufend nummeriert sein, damit Sie fehlende Formulare in der Sequenz oder neue Formulare identifizieren können, die zum Backdate einer zuvor nicht dokumentierten Transaktion verwendet werden.
Verifikation
Ein Vorgesetzter sollte regelmäßig alle wichtigen Hauptbuchkonten auf ihre Richtigkeit überprüfen. Der Vorgesetzte muss ein Mitarbeiter sein, der nicht an der Erstellung des Berichts beteiligt war. Einige Unternehmen beschäftigen auch interne Prüfer, um die Zustimmung des Vorgesetzten zu überprüfen. Der überprüfende Mitarbeiter muss das Dokument als Nachweis seiner Zustimmung unterzeichnen und datieren. Die Aufsichtsbehörden sollten sich auch die relevanten Finanzkennzahlen ansehen, um Bereiche zu finden, in denen möglicherweise Effizienzprobleme auftreten. Dies kann ein Hinweis auf Betrug oder nicht ordnungsgemäß erfasste Transaktionen sein.