Kreditorenabteilungen leisten oft mehr als nur eingehende Rechnungen und Rechnungen. In einem größeren Unternehmen sind die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung häufig nur für die Kreditorenbuchhaltung der Finanzen verantwortlich, während in einem kleineren Unternehmen die Verantwortlichkeiten für Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung häufig kombiniert werden. Obwohl die Größe eines Unternehmens letztendlich die Rolle der Kreditorenbuchhaltung bestimmt, erfüllen die meisten neben der Bezahlung von Rechnungen mindestens drei Grundfunktionen.
Lieferantenzahlungen
Die Verarbeitung eingehender Rechnungen und die Bezahlung der Lieferanten des Unternehmens ist eine Funktion der Kreditorenbuchhaltung, an die die meisten Menschen zuerst denken. A / P organisiert und verwaltet die Kontaktinformationen des Anbieters, die Zahlungsbedingungen und die W-9-Informationen des Internal Revenue Service entweder manuell oder mithilfe einer Computerdatenbank. Interne Kontrollen bestimmen, ob der Eingangsvorgang mit einer vorab genehmigten Bestellung beginnt oder ob die Kreditorenbuchhaltung die Käufe nach dem Kauf überprüft. Zu den Lieferantenzahlungen gehören auch die Berichte zur Alterungsanalyse zum Monatsende, aus denen hervorgeht, wie viel das Unternehmen derzeit Lieferanten schuldet.
Interne Zahlungen
Die Kreditorenbuchhaltung dient häufig intern zur Verteilung interner Erstattungszahlungen, zur Kontrolle und Verwaltung von Kleingeld sowie zur Kontrolle der Verteilung von Umsatzsteuerbefreiungsbescheinigungen. Interne Erstattungskosten folgen Geschäftskontrollverfahren, bei denen Mitarbeiter einen manuellen Protokollbericht, Quittungen oder beides einreichen müssen, um Erstattungsanträge zu begründen. Kleingeld wird in der Regel für kleine Ausgaben wie sonstiges Porto, Büromaterial aus eigener Tasche oder ein Firmenmeeting verwendet. Die Kreditorenbuchhaltung führt häufig ein Angebot an Umsatzsteuerbefreiungsbescheinigungen, die sie an Abteilungsleiter ausstellt, um sicherzustellen, dass bei qualifizierten Unternehmenskäufen keine Umsatzsteueraufwendungen enthalten sind.
Geschäftsreisekosten
Größere Unternehmen oder Unternehmen, in denen der Eigentümer häufig reist, können der Kreditorenbuchhaltungsfunktion das Reisemanagement und die Zahlungsverantwortung hinzufügen. Zu den Aufgaben des Reisemanagements können die Vorausbuchung von Fluggesellschaften, Mietwagen und Hotelreservierungen gehören. Wenn die internen Kontrollen Vorauszahlungen für Reisen ermöglichen, verarbeitet und verteilt die Kreditorenbuchhaltung Mittel zur Deckung der Reisekosten. Wenn der Reisende zurückkehrt, sind die Verbindlichkeiten für die Abrechnung der verteilten Mittel gegenüber den tatsächlich ausgegebenen Mitteln oder für die Bearbeitung von Anträgen auf Erstattung von Reisen verantwortlich.
Weitere Funktionen
Die Kreditorenabteilung senkt auch die Kosten, indem sie auf Details achtet, mit denen das Geschäftsgeld gespart werden kann, wenn beispielsweise eine Rechnung innerhalb des von vielen Anbietern angegebenen Rabattzeitraums bezahlt wird. A / P ist oft ein Frontkontakt zwischen dem Unternehmen und den Vertretern der Lieferanten. Infolgedessen fällt der Aufbau und die Aufrechterhaltung guter Beziehungen häufig den Mitarbeitern der Kreditorenbuchhaltung zu. Starke Beziehungen können dem Unternehmen bei der Zusammenarbeit mit Anbietern zugute kommen. Während eines saisonalen Umsatzrückgangs kann eine gute Beziehung beispielsweise zu lockeren Kreditbedingungen führen.