Die Richtigkeit Ihres Jahresabschlusses hängt von der korrekten Analyse und Bilanzierung Ihrer Geschäftsvorfälle ab. Sie können jede Transaktion korrekt in Ihr Buchhaltungssystem eingeben, indem Sie fünf analytische Fragen beantworten. Die Fragen dienen dazu, die Art der Transaktion, die von der Transaktion betroffenen Konten und die Auswirkungen der Transaktion auf den Kontostand zu identifizieren. Dieses Verfahren ist unabhängig davon wirksam, ob Sie ein Produktions- oder Einzelhandelsgeschäft betreiben oder ein Bargeld- oder Abgrenzungssystem verwenden.
Welche Konten sind betroffen?
Das Quelldokument zeichnet die Aktivität auf, die zur Transaktion führt. Durch Überprüfen des Quelldokuments werden die Konten identifiziert, die an der Transaktion beteiligt sind. Wenn ein Kunde einen Bareinkauf tätigt, sind die betroffenen Konten Verkäufe und Bargeld. Wenn Sie Vorräte mit Bargeld kaufen, sind die betroffenen Konten Vorräte und Bargeld. Einige Transaktionen umfassen mehr als zwei Konten. Wenn Sie Inventar mit Bargeld kaufen und den Kaufrabatt in Anspruch nehmen, sind die betroffenen Konten Inventar, Bargeld und Kaufrabatt.
Welche Kontokategorie ist betroffen?
Die im Quelldokument aufgezeichnete Transaktion zeigt die betroffene Buchhaltungskategorie an. Die fünf Arten von Buchhaltungskategorien sind Aktiva, Passiva, Eigenkapital, Einnahmen und Ausgaben der Eigentümer oder Aktionäre. Beispielsweise wirken sich Transaktionen mit Bargeld, Büroausstattung und Inventar auf Ihre Vermögenskonten aus. Transaktionen mit Ihren ausstehenden Darlehen und offenen Lieferantenrechnungen wirken sich auf die Haftungskonten aus. Ihre Verkaufstransaktionen wirken sich auf die Umsatzkonten aus. Das Bezahlen der Geschäftsrechnungen wirkt sich auf Ihre Spesenabrechnungen aus.
Was ist der Kontostand?
Jede Kontokategorie verfügt über ein Debit- oder Guthaben. Anlagenkonten wie Bargeld und Ausrüstung haben normalerweise einen Sollsaldo. Haftungskonten wie Kreditorenbuchhaltung und Schuldverschreibungen haben ein Guthaben. Eigenkapitalkonten oder Eigenkapitalkonten der Anteilseigner verfügen normalerweise über ein Guthaben. Umsatzkonten einschließlich Bruttoumsatz und Nettoumsatz haben ein Guthaben. Aufwandskonten wie Nebenkosten und Mietkosten haben normalerweise einen Sollsaldo.
Erhöht oder verringert sich das Konto?
Die Transaktion bestimmt, ob sich der Kontostand erhöht oder verringert. Zum Beispiel erhöht der Kauf eines Vermögenswerts den Sollsaldo dieses Kontos. Die Aufnahme eines Geschäftskredits erhöht das Guthaben des Haftungskontos. Ein Bar- oder Kreditverkauf erhöht das Guthaben in den Einnahmenkonten. Das Bezahlen von Mitarbeitergehältern und Handyrechnungen erhöht den Sollsaldo auf den Spesenabrechnungen.
Gleichen sich die Belastungen und Gutschriften aus?
Nach der Analyse und Eingabe der Transaktion müssen die gesamten Belastungen und Gutschriften ausgeglichen werden. Das Ausführen einer Testbilanz beantwortet diese Frage. Der Probesaldo listet alle Konten mit einem Sollsaldo in einer Spalte und die Konten mit einem Guthaben in einer anderen Spalte auf. Die Summe der Debitspalten und die Summe der Kreditspalten sollten identisch sein. Wenn nicht, können Sie die von der Transaktion betroffenen Konten überprüfen, um den Fehler zu finden und zu beheben.