Als Geschäftsinhaber wissen Sie, wie wichtig es ist, Besprechungen mit Mitarbeitern, Kunden und Mitarbeitern abzuhalten. Mit Besprechungen können Sie einen Verkauf tätigen oder Mitarbeiter über Unternehmensrichtlinien auf dem Laufenden halten. Microsoft Outlook verfügt über eine Funktion für Besprechungsanfragen, mit der Sie Besprechungen einrichten, Einladungen senden und Ihre Teilnehmerliste verwalten können. Wenn Sie Outlook zum Planen von Besprechungen verwenden, können Sie den Teilnehmern Höflichkeit zeigen, indem Sie sie über Änderungen, Stornierungen und andere Details auf dem Laufenden halten.
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Akzeptieren oder lehnen Sie alle Outlook-Besprechungsanforderungen rechtzeitig ab. Diese Höflichkeit hilft dem Organisator des Meetings, eine genaue Teilnehmerliste zu erstellen. Akzeptieren oder lehnen Sie Besprechungen in Ihrem Posteingang ab, nicht in Ihrem Kalender.
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Deaktivieren Sie die automatische Annahme von Besprechungsanforderungen, um Workflow-Probleme zu vermeiden. Klicken Sie dazu auf „Extras“, „Optionen“ und „Kalenderoptionen“. Klicken Sie auf „Ressourcenplanung“ und deaktivieren Sie „Besprechungsanfragen automatisch annehmen und Stornierungen verarbeiten“.
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Überprüfen Sie die Namen der eingeladenen Personen, bevor Sie eine Besprechungsanfrage an alle Personen auf einer Verteilerliste (DL) senden. Entfernen Sie die Namen der Personen, die Sie von der Besprechung ausschließen möchten. Wenn Sie dies nicht tun, erhält jeder auf der Liste eine Besprechungsanfrage.
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Halten Sie den Besprechungsorganisator über Änderungen auf dem Laufenden, z. B. zusätzliche Teilnehmer, die Sie einladen möchten, nachdem der Organisator die Besprechung geplant hat.
5
Aktualisieren Sie die Teilnehmer mit wichtigen Informationen, wenn Sie der Organisator der Besprechung sind. Wenn sich beispielsweise die Besprechungszeit ändert, geben Sie die neue Uhrzeit in den Text der Besprechungsanforderung ein und klicken Sie auf „Update senden“.
6
Benachrichtigen Sie die Teilnehmer, wenn Sie eine Besprechung absagen möchten. Um eine Besprechung abzubrechen, löschen Sie sie aus Ihrem Kalender und wählen Sie „Stornierung senden und Besprechung löschen“.
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Halten Sie Besprechungsanfragen und andere Korrespondenz so professionell wie möglich. Senden Sie keine Nachrichten, die in schwer lesbaren Schriftarten oder Großbuchstaben geschrieben sind, und verwenden Sie keinen Sarkasmus. Die Empfänger sarkastischer Kommentare finden sie möglicherweise nicht lustig.