Mithilfe der Instant Messaging-Technologie können Mitarbeiter schnell und privat miteinander chatten. Die Technologie ähnelt der von E-Mails, da Informationen elektronisch an den Empfänger gesendet werden. Für Instant Messaging muss der Empfänger jedoch nicht auf einen persönlichen Posteingang zugreifen, um die Nachricht abzurufen. Sofortnachrichten werden automatisch auf dem aktuellen Bildschirm des Empfängers angezeigt. Viele Unternehmen nutzen Instant Messaging, um die Kommunikation am Arbeitsplatz effizienter zu gestalten, Störungen zu reduzieren und den Kundenservice zu verbessern.
Verbessert die Kommunikation
Instant Messaging verbessert die Kommunikation am Arbeitsplatz. Es ist effizienter als E-Mail, da Nachrichten sofort angezeigt werden können, was Zeit spart. Durch Instant Messaging können Mitarbeiter in ständigem Kontakt miteinander bleiben, falls Probleme auftreten, die Unterstützung erfordern. Manager können remote arbeiten und trotzdem aktiv mit Teammitgliedern kommunizieren, als wären sie im selben Raum.
Reduziert Unterbrechungen
Viele Mitarbeiter verwenden Instant Messaging als Alternative zu Telefon-, E-Mail- oder persönlichen Besuchen. Diese Kommunikationsformen sind normalerweise zeitaufwändiger und störender als Instant Messaging. Durch Instant Messaging kommunizieren die Mitarbeiter miteinander, während sie mit den aktuellen Aufgaben fortfahren. Da für Instant Messaging keine Mitarbeiter die Arbeit einstellen müssen, um den Anruf anzunehmen oder ein persönliches Gespräch zu führen, werden durch die Technologie Störungen am Arbeitsplatz erheblich reduziert.
Verbessert den Kundenservice
Mithilfe von Instant Messaging können Mitarbeiter ihren Kunden Echtzeitinformationen bereitstellen. Wenn ein Kundendienstproblem die Zustimmung des Managers oder sofortige Aufmerksamkeit erfordert, kann der Mitarbeiter Informationen oder Feedback von Managern oder leitenden Angestellten anfordern, ohne die Schreibtische zu verlassen. Dies reduziert die Haltezeit der Kunden und gewährleistet ein qualitativ hochwertiges Kundenerlebnis.
Kostenbewusst
Instant Messaging ist eine kostengünstige Form der Kommunikation. Für große Unternehmen, die regelmäßig zwischen Standorten zusammenarbeiten, spart Instant Messaging Geld bei den Reisekosten. Mithilfe von Instant Messaging können Unternehmen Besprechungen durchführen, Präsentationen erstellen sowie Bewerbungen online senden und empfangen, ohne zu anderen Bürostandorten reisen zu müssen. Die Technologie ermöglicht es Benutzern auch, Korrekturen in Dokumenten und Tabellen sofort vorzunehmen, wodurch Druck- und Vertriebskosten eingespart werden.