Während Schulkinder beim Studium der Verfassung und der Regierung der Vereinigten Staaten etwas über Checks and Balances lernen, hat der Begriff in der Welt des Rechnungswesens eine andere Bedeutung. Ähnlich wie die Justiz der Regierung als Kontrolle und Ausgleich zur Legislative fungiert, teilen die Unternehmen auch die finanziellen Befugnisse und Aufsichten auf, um sicherzustellen, dass die Menschen angemessen und ehrlich mit den Geldern und Vermögenswerten der Unternehmen umgehen.
Diebstahl und Unterschlagung
Letztendlich geht es bei Checks and Balances darum, Diebstahl und Unterschlagung zu verhindern. Mitarbeiter, die mit Bargeld und Vermögen umgehen und die Bücher führen, können viele Millionen Dollar in der Hand haben. Die Leute werden versucht. Im Laufe der Zeit hat der Buchhaltungsberuf eine Reihe von vorgeschlagenen Systemen entwickelt, um sicherzustellen, dass die Personen, die das Geld verwalten, dies tatsächlich über Bord tun und die Interessen der Unternehmen geschützt werden.
Trennung der finanziellen Verantwortlichkeiten
Wie bei der Regierung hilft eine Gewaltenteilung, jeden davon abzuhalten, selbst große Entscheidungen zu treffen. In buchhalterischer Hinsicht wird dies als Trennung der finanziellen Verantwortlichkeiten bezeichnet. Beispielsweise kann ein Unternehmen eine Person die Bücher führen lassen, eine andere Person Forderungen einziehen lassen und eine weitere Person die Kreditorenbuchhaltung bearbeiten. Und die Schecks, die die Kreditorenkürzung schneidet, müssen möglicherweise von einer oder zwei anderen Personen unterschrieben werden. Niemand hat die ganze finanzielle Macht oder Verantwortung.
Physische Kontrolle von Bargeld und wandelbaren Vermögenswerten
Unternehmen, die Bargeld und wandelbare Vermögenswerte wie Schecks und Zahlungsanweisungen aufnehmen, entwickeln normalerweise sorgfältige Verfahren für den Umgang mit Geld. In Banken schließen Kassierer häufig stündlich Fenster, um ihre Schubladen zu zählen, und lassen dann einen Manager dasselbe tun. Gleiches gilt normalerweise für Supermärkte und andere großvolumige Einzelhandelsgeschäfte.
In vielen dieser Umgebungen sind für den Zugriff auf den Safe möglicherweise Schlüssel von zwei Personen erforderlich. Bei einigen Bankgeschäften muss mehr als eine Person prüfen und unterschreiben.
Sicherheitszugang
Viele Unternehmen kontrollieren die Bereiche, zu denen Mitarbeiter Zugang haben. Wenn Sie Lagerräume, Safes, wertvolle Güter und sogar Computerserverräume auf wenige wichtige Mitarbeiter oder Manager beschränken, können Sie Vermögenswerte schützen. In einigen Fällen, wie z. B. bei Banktresoren, kann für sichere Bereiche der Schlüssel oder die Berechtigung mehrerer Personen erforderlich sein.
Einige Unternehmen verwenden Ausweise, damit Mitarbeiter einer Abteilung nicht auf andere Gebäudeteile zugreifen können. Beispielsweise können Marketingmitarbeiter möglicherweise nicht auf die Finanzabteilung zugreifen.
Aktivitäten überwachen
Jemanden über die Schultern schauen zu lassen, ist eine andere Form der Kontrolle. Banken und Postämter haben normalerweise Überwachungskameras, die ihre Mitarbeiter beobachten. In vielen Fällen führen Unternehmen stille Audits mit Software durch, um die Aktivitäten der Finanzmitarbeiter zu überprüfen. Und natürlich helfen häufig bekannte Audits, Fehler und Unregelmäßigkeiten zu erkennen.