Die Verfahren für kleine Unternehmen in Bezug auf die Buchhaltung sind einfach und zielgerichtet, wodurch mögliche Verwirrung verringert wird. Ihr Unternehmen kann Verfahren zum Bezahlen von Rechnungen, zum Empfangen von Geld, zum Verarbeiten von Kreditkarten, zum Eingeben von Daten in Buchhaltungssysteme und zum Durchführen von Abstimmungen einrichten. Oft stellen Unternehmen Verfahren zusammen, um ein Buchhaltungshandbuch zu erstellen, das bei der Schulung neuer Mitarbeiter hilft.
Gemeinsame Bargeldverfahren
Quittungen verwenden. Geben Sie Kunden und Kunden Quittungen, insbesondere wenn sie für Waren und Dienstleistungen bares Geld bezahlen.
Bewahren Sie Kopien der Quittungen auf und stimmen Sie jeden Tag Bargeld mit den Quittungen ab. Wenn Ihre Geldkassette beispielsweise mit 100 US-Dollar begann und mit 250 US-Dollar endete, sollten Sie über 150 US-Dollar Quittungen verfügen.
Halten Sie Ihr Kleingeld von Ihrem Bargeldgeschäft mit Kunden getrennt. Jeder Kleingeldaufwand sollte eine Quittung oder einen Vermerk darüber enthalten.
Gemeinsame Ausgabenverfahren
Zahlen Sie nur autorisierte Ausgaben. Oft erhalten kleine Unternehmen Rechnungen, die sofort bezahlt werden, ohne zu berücksichtigen, wer die Käufe autorisiert hat oder ob die Artikel in gutem Zustand eingegangen sind. Überprüfen Sie beim Signieren von Schecks alle Unterlagen und stellen Sie sicher, dass Sie für etwas bezahlen, das geschäftsbezogen ist und ordnungsgemäß autorisiert wurde.
Erwägen Sie einen Bankdienst, der normalerweise als „Positive Pay“ bezeichnet wird und bei dem Sie der Bank eine Liste mit Schecks und Beträgen zur Verfügung stellen und die Bank nur das bezahlt, was in der Liste enthalten ist. Dies ist ein sehr zuverlässiger Weg, um Betrug zu verhindern.
Gemeinsame Verfahren der Buchhaltungsabteilung
Stimmen Sie Bargeld einmal im Monat mit Kontoauszügen ab. Die Abstimmung wird normalerweise von einem Manager oder einem Geschäftsinhaber unterzeichnet. Korrekturen und Anpassungen sollten sofort an den Geldkonten im Buch vorgenommen werden.
Stimmen Sie die Forderungen und Verbindlichkeiten monatlich ab, um sicherzustellen, dass sie mit dem Hauptbuch übereinstimmen.
Erstellen Sie Finanzberichte in der ersten Woche eines jeden Monats für den Vormonat – nachdem alle Abstimmungen durchgeführt wurden. Ein gemeinsamer Finanzbericht ist die „Bilanz“, in der Bargeld, Forderungen und Verbindlichkeiten ausgewiesen sind. Der andere Standardbericht ist die „Gewinn- und Verlustrechnung“ mit Einnahmen und Ausgaben.