Interne Memoranden bieten Ihren Mitarbeitern und Managern Informationen zu Projekten, Zielen, Fristen, Problemen und anderen Themen. Wenn Sie erwarten, dass Ihr Memo gelesen wird, ist es wichtig, so kurz wie möglich zu schreiben und den Zweck des Memos klar zu identifizieren. Durch eine schnelle Überprüfung der Formatierung von Memos wird sichergestellt, dass Ihr Memo klar und präzise ist.
Überschrift
Die Überschrift enthält das Datum, listet die Namen der Empfänger auf, listet Ihren Namen auf und enthält eine kurze Beschreibung des Themas. Platzieren Sie jedes dieser Elemente in separaten Zeilen. „An:“ steht vor der Liste der Empfänger, „Von:“ steht vor Ihrem Namen, „Datum:“ steht vor dem Datum und „Betreff:“ steht vor der Beschreibung des Betreffs. Der wichtigste Teil der Überschrift ist das Thema. Die Leser sollten schnell verstehen, welche Informationen oder Anweisungen im Hauptteil des Memos enthalten sind, indem sie die Betreffzeile lesen. Eine gute Betreffzeile beschreibt den Zweck des Memos in möglichst wenigen Worten.
Einführung
Die Einführung bietet Hintergrundinformationen zu dem Thema, das Sie im Hauptteil des Memos diskutieren werden. Während das Thema eines ist, das Sie gut kennen, benötigen Ihre Empfänger möglicherweise zusätzliche Informationen, insbesondere wenn sie nicht direkt am Projekt beteiligt sind. Erklären Sie kurz den Grund für das Memo in einem Absatz mit zwei oder drei Sätzen. Ziel der Einführung ist es sicherzustellen, dass die Empfänger genau verstehen, was besprochen wird und warum sie das Memo erhalten haben.
Körper
Im Hauptteil des Memos wird das in der Betreffzeile aufgeführte Thema ausführlich erläutert. Wenn der Zweck des Memos darin besteht, die Empfänger über den Status eines Projekts zu aktualisieren, können Sie den Zweck des Projekts kurz erläutern und alle abgeschlossenen und nicht abgeschlossenen Elemente auflisten. Wenn Sie eine Genehmigung benötigen, um mit einer Aufgabe oder Aufgabe fortzufahren, sollte der Körper Informationen enthalten, die genau erklären, was Sie vorhaben, wann Sie es vorhaben und wie Sie es vorhaben. Vermeiden Sie das Hinzufügen unbedeutender Details. Das Memo sollte nur die Informationen enthalten, die Leser benötigen, um die Situation zu verstehen oder eine Entscheidung zu treffen.
Fazit
In der Schlussfolgerung wird erläutert, welche Maßnahmen die Empfänger nach dem Lesen des Memos ergreifen sollen. Sie können um Eingabe, Entscheidung bitten oder Empfänger zu einer Besprechung einladen, um das Thema zu diskutieren. Die Schlussfolgerung sollte Informationen darüber enthalten, wie Sie kontaktiert werden können. Geben Sie mehr als eine Kontaktmethode an, z. B. Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse. Wenn es eine Frist für die Beantwortung des Memos gibt, ist es wichtig, diese Informationen ebenfalls zu notieren.