Die Art und Weise, wie ein Unternehmen Bewerber ablehnt, kann sich auf seinen Ruf und seine Fähigkeit auswirken, in Zukunft die besten Bewerber zu rekrutieren. Der korrekte Umgang mit abgelehnten Antragstellern minimiert auch die Haftung und die Wahrscheinlichkeit, verklagt zu werden. Während große Unternehmen aufgrund des hohen Bewerberaufkommens möglicherweise versucht sind, Standard-Ablehnungsschreiben zu versenden, können kleine Unternehmen – mit einem kleineren Bewerberpool – eine persönlichere Note verleihen, indem sie die schlechten Nachrichten telefonisch übermitteln.
Wählen Sie Ihre Wörter sorgfältig aus
Verwenden Sie während des gesamten Anrufs eine positive Formulierung. Planen Sie im Voraus, was Sie sagen, und vermeiden Sie negative Konstrukte. Wählen Sie beispielsweise einen Wortlaut wie „Sie wurden nicht ausgewählt“ anstelle von „Bedauerlicherweise wurden Sie abgelehnt“. Bleiben Sie höflich, ehrlich und freundlich, danken Sie dem Bewerber für seine Zeit und loben Sie ihn für seine Fähigkeiten oder Qualifikationen. Betonen Sie, dass der Wettbewerb stark war und dass das Unternehmen das Glück hatte, aus einer großen Anzahl gut qualifizierter Bewerber auswählen zu können.
Gründe für die Ablehnung
Geben Sie den Grund für die Ablehnung an, um den Kandidaten zu helfen, Ihre Entscheidung als gültig und nicht diskriminierend zu akzeptieren. Formulieren Sie Ihre Aussagen jedoch sorgfältig und halten Sie die allgemeinen Gründe ein, um eine Haftung zu vermeiden. Ehrlichkeit ist der Schlüssel, aber vermeiden Sie es, über die Eigenschaften, Attribute und die Persönlichkeit des Kandidaten zu sprechen. Wenn Sie keinen berufsbezogenen Grund angeben können, vermeiden Sie es, einen anzugeben. Bereiten Sie Ihre Erklärung vor, bevor der Anruf beginnt, und lassen Sie sich nicht auf Einzelheiten ein. Geben Sie nur dann detaillierteres Feedback, wenn Sie dies möchten und etwas Sinnvolles zu sagen haben. Es kann praktischer sein, das Feedback auf interne Kandidaten zu beschränken, denen Sie auch Entwicklungsmöglichkeiten bieten können. Wenn der Kandidat beispielsweise nicht über ausreichende Managementerfahrung verfügt, bieten Sie ihm die Möglichkeit, ein Projekt oder Team zu leiten.
Andere Kandidaten diskutieren
Wenn ein Bewerber die Stelle nicht bekommt – und insbesondere wenn Sie die spezifischen Gründe dafür nicht besprochen haben -, möchte er sich möglicherweise über den erfolgreichen Bewerber informieren. Vermeiden Sie Diskussionen über die anderen Kandidaten und sprechen Sie nicht über deren spezifische Qualifikationen oder Erfahrungen. Um die Haftung zu minimieren, vermeiden Sie es, allgemein anzugeben, dass der erfolgreiche Bewerber für die Position am besten geeignet ist, und diskutieren Sie nicht das Alter, die Rasse, das Geschlecht oder andere demografische Faktoren des Bewerbers.
Was nicht zu tun
Hinterlassen Sie keine Voicemail mit den schlechten Nachrichten – dies ist etwas, das der abgelehnte Bewerber wahrscheinlich nicht zu schätzen weiß und das den Ruf Ihres kleinen Unternehmens schädigen kann. Behalten Sie die Kontrolle über das Gespräch und geben Sie dem Kandidaten nicht die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Lassen Sie sich nicht in einen Streit mit dem Antragsteller verwickeln. Wenn er weiterhin nach weiteren Informationen fragt, wiederholen Sie Ihre erste Antwort, danken Sie ihm für die Bewerbung und beenden Sie den Anruf höflich. Auch hier ist Ehrlichkeit der Schlüssel – wenn Sie den Bewerber nie wieder in Betracht ziehen, geben Sie ihm keine falsche Hoffnung, indem Sie ihn ermutigen, sich für die nächste Stelle zu bewerben.