Der Rechnungslegungsprozess ist über 500 Jahre alt. Die moderne Buchhaltung unterscheidet sich kaum von der, die Luca Bartolomeo de Pacioli, Mathematiker und Vater der modernen Buchhaltung, im 1400. Jahrhundert begonnen hat. Die größte Veränderung waren die verwendeten Werkzeuge: Computer anstelle von Federkielen und Papier. Das Hauptbuch ist ein Hauptelement des Rechnungsführungssystems. Es enthält die zentralen Bücher Ihres Systems und zeichnet jede einzelne Transaktion auf.
Definition
Das Hauptbuch ist eine permanente Zusammenfassung der Konten, in der alle Finanzinformationen für Ihr Unternehmen in Journalen aufgeführt sind, einschließlich Verkäufe, Geldeingänge und Barauszahlungen. Hauptbücher bestehen aus vier Teilen: dem Kontenplan, Finanztransaktionen, Kontensalden und Abrechnungsperioden. Im Allgemeinen bezeichnen Buchhalter die Konten aus dem Kontenplan als Hauptbuchkonten.
Trading Konten
Ihre Konten umfassen drei Hauptkategorien: Vermögenswerte (was Sie besitzen), Verbindlichkeiten (was Sie schulden) und Kapital (Eigenkapital, Einnahmen und Ausgaben). Jedes Konto verfügt über ein eigenes Journal, in dem Sie Belastungen und Gutschriften nach Datum auf diesem Konto erfassen. Jede Transaktion wird dann ähnlich wie Ihr Kontoauszug zum Anfangssaldo addiert oder von diesem abgezogen. Am Ende jeder Abrechnungsperiode wird der Endsaldo für dieses Konto in das Hauptbuch übertragen. Natürlich erledigt moderne Buchhaltungssoftware dies im Allgemeinen für Sie. Wenn also ein Konto für einen Abrechnungszeitraum in das Hauptbuch „gebucht“ wurde, beginnt ein neuer Abrechnungszeitraum, wobei sein Endsaldo als Anfangssaldo des neuen Zeitraums verwendet wird.
Formeln
Zwei Grundformeln regeln die gesamte Hauptbuchhaltung. Die erste Formel 1 besagt, dass Vermögenswerte (was Sie an einem bestimmten Datum besitzen) abzüglich Verbindlichkeiten (was Sie an einem bestimmten Datum schulden) dem Eigenkapital (dem Wert Ihres Unternehmens an einem bestimmten Datum) entsprechen. Die zweite, Formel 2, besagt, dass Einnahmen (Geld, das Sie über einen bestimmten Zeitraum einbringen) abzüglich Ausgaben (Geld, das Sie über einen bestimmten Zeitraum auszahlen) dem Gewinn entsprechen (Änderungen des Werts Ihres Unternehmens über den angegebenen Zeitraum).
Meldungen
Das Hauptbuch enthält zwei Hauptberichte: die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung. In der Bilanz wird der Wert Ihres Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt mithilfe der Formel 1 zusammengefasst. Die Gewinn- und Verlustrechnung fasst zusammen, wie gut oder schlecht sich Ihr Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum entwickelt hat, und verwendet die Formel 2. Die meisten Unternehmen drucken die beiden Berichte am Ende eines jeden Monats , Quartal und Geschäftsjahr.
Expertenansicht
Ihr Hauptbuch muss ständig gewartet werden, um es rationalisieren zu können. Certified Public Accountants (CPAs) empfehlen in der Regel die folgenden Empfehlungen, um den Umfang der erforderlichen Prüfungsarbeiten zu verringern. Beseitigen Sie Konten mit kleinem Kontostand, indem Sie sie in größere Konten umwandeln. All Business schlägt vor, dass Sie „die Anzahl der Hauptbuchkonten regelmäßig durch Zusammenführen ähnlicher Konten reduzieren“. Lassen Sie eine Person für Journaleinträge verantwortlich sein; Auf diese Weise fließen sie ähnlich und werden von nur einer Person verfolgt.