Mitarbeiterdiebstahl kann die Unternehmenskosten erheblich erhöhen. Eine der besten Möglichkeiten, Diebstahl zu verhindern, besteht darin, ein Umfeld zu schaffen, in dem Mitarbeiter wissen, dass Diebstahlsvorwürfe ernst genommen und untersucht werden. Sie müssen Verfahren und Richtlinien für Ihr Unternehmen festlegen, um eine Untersuchung zum Diebstahl von Mitarbeitern durchzuführen, damit Sie sicher sein können, dass Sie sowohl legal als auch effektiv handeln.
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Weisen Sie einen Ermittler zu. Sie müssen bestimmen, ob Sie eine Person beauftragen, die Diebstahlsgebühren für Mitarbeiter anhand der Abteilung, des Standorts oder der Art der Anschuldigung zu untersuchen. Das heißt, Sie können Abteilungsleiter veranlassen, sich mit Diebstahl in ihren jeweiligen Abteilungen zu befassen, Manager in bestimmten geografischen Gebieten zu bitten, den Diebstahl von Mitarbeitern zu überwachen, oder Fälle nach Ernsthaftigkeit zu behandeln, indem Sie Sicherheit zuweisen, um schwerwiegenden Diebstahl zu untersuchen, und Vorwürfe wegen geringfügigen Diebstahls den Vorgesetzten überlassen.
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Beginnen Sie die Untersuchung so schnell wie möglich. Sie müssen ein Umfeld schaffen, in dem Mitarbeiter wissen, dass Verluste schnell untersucht werden. Sobald Sie sich des Verlusts bewusst sind, beginnt die Uhr mit der Verjährung. Jeder Staat hat diesbezüglich unterschiedliche Gesetze. Überprüfen Sie daher die Regeln und Richtlinien Ihres Staates. Die Mitarbeiter werden feststellen, dass Sie schnell handeln und dass der Ruf allein dazu beitragen kann, künftigen Diebstahl zu verhindern.
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Entscheiden Sie, was mit einem Mitarbeiter geschehen soll, gegen den ermittelt wird. Sie können den Mitarbeiter an Ort und Stelle lassen, damit Sie die Situation auf fortgesetzten Diebstahl überwachen können. Wenn der Mitarbeiter jedoch weiß, dass Sie Ermittlungen durchführen, ist es möglicherweise am besten, den Mitarbeiter zu suspendieren, bis Sie eine endgültige Entscheidung in diesem Fall treffen können. Da die Schuld oder Unschuld nicht entschieden wurde, müssen Sie den Mitarbeiter bezahlen, bis Sie wissen, ob Sie Anklage erheben.
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Legen Sie Vertraulichkeitsrichtlinien für Ermittler fest. Stellen Sie klar, dass Mitarbeiteraufzeichnungen, Berichte von anderen Mitarbeitern und gesammelte Beweise nur an das Ermittlungsteam und alle hinzugezogenen Strafverfolgungsbeamten weitergegeben werden können. Lassen Sie nicht zu, dass sich Gerüchte aufgrund von Informationslecks von Ermittlern in Ihrer Organisation verbreiten.
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Legen Sie Vertraulichkeitsrichtlinien für Mitarbeiter fest. Sagen Sie allen Mitarbeitern, dass Sie ein Interview führen müssen, falls ihre Antworten nicht an Mitarbeiter außerhalb des Ermittlungsteams weitergegeben werden. Die Angst vor Vergeltungsmaßnahmen kann dazu führen, dass einige Mitarbeiterzeugen Informationen zurückhalten. Versichern Sie Ihren Mitarbeitern, dass Vergeltungsmaßnahmen in Ihrem Unternehmen nicht zulässig sind.
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Wählen Sie Disziplin oder Kündigung des Mitarbeiters. Sobald Sie Ihre Ergebnisse haben, müssen Sie entscheiden, was mit dem Mitarbeiter geschehen soll. Sehr schwerwiegende Fälle, die entweder einen hohen Dollarwert oder wiederholte Diebstahlaktivitäten betreffen, können dazu führen, dass Sie den Mitarbeiter entlassen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Beweise klar und überzeugend sind, damit Sie Ihre Aktion verteidigen können, wenn Sie müssen. Bei geringfügigem Diebstahl können Sie den Mitarbeiter disziplinieren. Dies kann effektiv sein, um nicht nur den Diebstahl dieses Mitarbeiters zu stoppen, sondern auch den Diebstahl unter anderem in Ihrem Unternehmen zu unterbinden. Die Disziplin kann die Beantragung einer Rückerstattung, eine vorübergehende Suspendierung ohne Bezahlung, eine Herabstufung und einen Brief in der Akte des Mitarbeiters umfassen.
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Stellen Sie Ihren Verlust wieder her. Wenn Sie vom Arbeitnehmer keine Rückerstattung erhalten können, können Sie eine Zivilklage einreichen oder strafrechtliche Anklage erheben. Wenden Sie sich auch an Ihren Versicherungsvertreter, um zu erfahren, ob Ihr Versicherungsschutz für den von Ihnen untersuchten Fall gilt.