Heutzutage gibt es so viele verschiedene Optionen zum Kopieren und Scannen von Dokumenten und Bildern, dass die Auswahl einer Option umwerfend sein kann. Es gibt keine definitive „beste“ Option für alle. Zum Glück können Kleinunternehmer die Funktionen auswählen, die für ihre Anwendungen am besten geeignet sind, indem sie sich die Unterschiede zwischen Scannern und Kopierern genau ansehen.
Unterschiedliche Ergebnisse beim Scannen und Kopieren
Die ersten Schritte des Scannens und Kopierens sind identisch: Sie legen ein Dokument oder Bild in das Gerät ein, drücken eine Taste und das Gerät erfasst eine digitale Kopie des Bildes. Die Ergebnisse sind jedoch sehr unterschiedlich. Wenn es sich bei dem Gerät um einen Kopierer handelt, wird das digitale Bild einfach auf ein oder mehrere leere Blätter gedruckt. Wenn es sich bei dem Gerät um einen Scanner handelt, speichert es eine digitale Kopie des Bildes auf einer Speicherkarte oder einem USB-Gerät oder überträgt das Bild an einen Computer.
Unterschiedliche Hardware
Die drei beliebtesten Arten von Kopiergeräten sind ein dedizierter Kopierer, ein All-in-One-Drucker (auch als Multifunktionsdrucker bezeichnet) und ein Faxgerät, mit dem Bilder kopiert werden können. Das Scannen erfordert normalerweise zusätzlich zum Scanner einen Computer oder ein Speichergerät. Ein Scanner ist am effektivsten, wenn er mit einem Computer zusammenarbeitet, damit Bilder bearbeitet, per E-Mail versendet, gedruckt und auf der Festplatte gespeichert werden können. Ein Computer ist nicht erforderlich, wenn der Scanner auf einer Speicherkarte oder einem USB-Gerät gespeichert wird. Einige Scanner scannen auch per E-Mail oder übertragen gescannte Bilder drahtlos an tragbare Geräte. All-in-One-Drucker bieten die Möglichkeit, Dokumente zu scannen und anschließend zu faxen.
Unterschiedliche Benutzerfähigkeiten erforderlich
Das Kopieren von Dokumenten ist im Allgemeinen einfacher als das Scannen. Bei den meisten Kopiergeräten müssen Benutzer eine einzige Taste drücken, um das Schwarzweißkopieren auszulösen, und eine zweite Taste für Farbkopien. Zusätzliche Schaltflächen, die Optionen wie Druckqualität und Anzahl der Kopien festlegen, sind normalerweise nicht schwer zu beherrschen. Benutzer müssen auch wissen, wie man Papier einlegt und möglicherweise Papierstaus beseitigt. Zusätzlich zu diesen Fähigkeiten benötigen Scannerbenutzer Grundkenntnisse in Computern, um das Scannen, Bearbeiten, Drucken, Speichern und Übertragen gescannter Bilder zu verwalten.
Wählen Sie die beste Maschine für Ihre Anwendungen
Unternehmer, die über den Kauf eines Scanners oder Kopierers nachdenken, sollten mit dem Endziel beginnen. Wenn Papier das Medium Ihrer Wahl für die Übertragung und Aufzeichnung von Dokumenten ist, reicht wahrscheinlich ein Kopierer aus. Wenn Sie papierlose Systeme schätzen, verwenden Sie einen Scanner. Scanner bieten Ihnen im Allgemeinen mehr Optionen, da Sie das digitale Bild jederzeit bearbeiten, per E-Mail versenden oder drucken können, sobald es sich auf Ihrem Computer befindet. Sie können auch problemlos digitale Sicherungskopien Ihrer gescannten Dokumente an entfernten Standorten speichern. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welches Gerät am besten zu Ihnen passt, oder wenn Sie sowohl kopieren als auch scannen möchten, sollten Sie einen All-in-One-Drucker kaufen, da Sie dadurch alle Optionen zum Kopieren, Scannen, Drucken und Faxen erhalten. (Beachten Sie, dass nicht alle All-in-One-Geräte Faxfunktionen bieten.)