Das Kreditorenbuch erfasst alle Ausgaben, die Ihrem Unternehmen entstanden sind und die noch bezahlt werden müssen. Wenn Sie ein hohes Volumen an zu zahlenden Aktivitäten haben, können die Details in einem Standard-Hauptbuch leicht verloren gehen. Obwohl kein Nebenbuch erforderlich ist, kann es hilfreich sein, Ihr Hauptbuch frei von Transaktionsstörungen und Verwirrung zu halten. Wenn Sie die Funktion und die Vorteile eines Nebenbuchs kennen, können Sie feststellen, ob es für Ihr Unternehmen ideal ist.
Nebenbuch
Das Nebenbuch enthält detaillierte Transaktionsinformationen für ein Konto, das im Hauptbuch zusammengefasst dargestellt wird. Die Details eines großvolumigen Kontos – einschließlich Informationen, die Finanzanalysten und Buchhalter auf höchster Ebene nicht benötigen – können das Hauptbuch überfordern. Das Nebenbuch bietet Platz für die Transaktionsdetails, sodass das Hauptbuch nur die zusammenfassenden Informationen enthält.
Abbrechnungsverbindlichkeiten
Das Kreditorenkonto ist für einige Unternehmen ein Konto mit hohem Volumen. Wenn Sie das Transaktionsvolumen und den Detaillierungsgrad in Ihrem Hauptbuch reduzieren möchten, werden die einzelnen Aufwandsdetails durch ein Nebenbuch für Ihr Kreditorenkonto aus dem Hauptbuchkonto herausgehalten. Aktualisieren Sie die Kreditorenübersicht in Ihrem Hauptbuch täglich, wöchentlich oder in einer für Ihr Unternehmen geeigneten Häufigkeit.
Zusammenfassungsinformationen
Jede im Kreditorenbuch gebuchte Aktualisierung spiegelt die gesamte Transaktionsaktivität für den Zeitraum wider, der seit der letzten Aktualisierung vergangen ist. Fügen Sie die Gutschriften hinzu, die auf das Konto gebucht wurden, und erstellen Sie einen Journaleintrag, um die gesamten Gutschriften in Ihrem Hauptbuch zu erfassen. Wiederholen Sie diesen Vorgang für die Lastschrifttransaktionen. Notieren Sie sich den Eintrag im Nebenbuch, um zu verfolgen, wo Ihre Berechnungen gestoppt wurden. Eine Markierung oder Notation am Rand des Hauptbuchs ist zulässig, wenn Sie ein schriftliches Hauptbuch verwenden. Computergestützte Hauptbücher verfolgen Ihre Aktualisierungen automatisch.
Schutz
Das Nebenbuch beschränkt den Zugriff auf die Detailinformationen und stellt sicher, dass nur Personen, die regelmäßig mit dem Hauptbuch arbeiten, Informationen bearbeiten können. Dies reduziert das Risiko von Fehlern und ungenauen Eingaben. Wenn das Hauptbuch für Kreditorenbuchhaltung für die gesamte Buchhaltungsabteilung zugänglich ist, kann das Risiko einer Änderung des Saldos durch eine transponierte Nummer zu erheblichen Problemen bei der Berichterstattung führen. Das Nebenbuch wird durch Kopien von Rechnungen, Kontoauszügen und anderen Aufzeichnungen unterstützt, die für die Steuerberichterstattung und -prüfung erforderlich sind.