Unternehmen führen interne Kontrollen ein, um Risiken zu begrenzen. Mögliche Risiken sind Verluste, schlechte Vertragserfüllung, schlechte Qualität und Nichteinhaltung von Vorschriften. In den Dokumentationsverfahren sind die Dokumente aufgeführt, die das Unternehmen benötigt, um seine Kontrollsysteme zu implementieren und die Verantwortung für Aufgaben und Aktionen zuzuweisen. Kleine Unternehmen benötigen normalerweise weniger Dokumentation oder Kontrollen als größere Betriebe, da jeder Mitarbeiter mehrere Aufgaben wahrnimmt und die Verantwortlichkeiten klarer sind. Effektive Dokumentationsverfahren, die zu einem Minimum an effizienten Kontrollen führen, können kleinen Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
Organisation
Grundlage einer wirksamen internen Kontrolle ist ein Organigramm, das Stellenbeschreibungen enthält. In den Dokumentationsverfahren muss festgelegt werden, dass in den Stellenbeschreibungen die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der einzelnen Positionen im Unternehmen klar aufgeführt sind. Die Dokumentationsverfahren weisen die Verantwortung für die Erstellung und Aktualisierung des Organigramms und die Verwendung des Diagramms durch das Unternehmen zu. In der Regel erhalten Mitarbeiter zu Beginn ihrer Beschäftigung eine Kopie mit Angaben zu ihrer Position und Stellenbeschreibung.
Richtlinien und Verfahren
Dokumentationsverfahren legen normalerweise fest, dass ein Mitarbeiterhandbuch alle relevanten Richtlinien- und Verfahrensdokumentationen enthalten muss. Sie beschreiben, was das Handbuch enthalten muss, wer für das Schreiben und Aktualisieren der Richtlinien und Verfahren verantwortlich ist und wie das Unternehmen sie den Mitarbeitern mitteilt. In den Dokumentationsverfahren wird normalerweise festgelegt, dass Mitarbeiter zu Beginn der Arbeit eine Kopie des Handbuchs erhalten, unterschreiben, dass sie es erhalten haben, und sich bereit erklären, die Richtlinien und Verfahren einzuhalten. Sie erhalten Updates, sobald sie auftreten.
Zulassungen und Zulassungen
Dokumentierte Organigramme und Mitarbeiterhandbücher bilden die Grundlage für interne Kontrollen, müssen jedoch die tatsächlichen Kontrollmaßnahmen enthalten. In den Dokumentationsverfahren werden solche Maßnahmen detailliert beschrieben. Sie beschreiben Dokumente, in denen Mitarbeiter aufgelistet sind, die Entscheidungen treffen und Ausgaben genehmigen können. In jedem dieser Dokumente muss genau angegeben werden, was der Mitarbeiter autorisieren oder genehmigen kann, in welcher Form die Genehmigung oder Autorisierung erfolgen soll und welche Grenzwerte gelten. Ein typisches Beispiel ist, dass ein bestimmter Mitarbeiter berechtigt ist, einen Kauf von bis zu 10,000 US-Dollar durch Initialisieren der entsprechenden Anforderung zu genehmigen.
Unterstützende Dokumentation
Starke interne Kontrollsysteme stützen sich auf unterstützende Dokumentationen, um die Entscheidungsgrundlage detailliert darzustellen. Dokumentationsverfahren legen fest, welche Entscheidungen eine unterstützende Dokumentation erfordern, und erläutern deren Art. Beispielsweise kann für eine Bestellgenehmigung eine Anforderung erforderlich sein. Das Dokumentationsverfahren legt fest, dass ein Mitarbeiter eine Anforderung vorbereiten muss, bevor er die Genehmigung einer Bestellung anfordert, und enthält Einzelheiten zu den Informationen, die die Anforderung enthalten muss.
Berichterstattung
Ein Schlüsselelement der internen Kontrolle ist die Berichterstattung über wichtige Unternehmensinformationen. Dokumentationsverfahren stärken die interne Kontrolle, indem sie angeben, welche Informationen diese Berichte enthalten müssen, wer für ihre Erstellung verantwortlich ist und wer die Berichte erhält. Einige Berichte enthalten vertrauliche Informationen, und im Dokumentationsverfahren muss angegeben werden, welche Berichte vertraulich sind, und es müssen entsprechende Sicherheitsmaßnahmen aufgeführt werden.
Versöhnung
Selbst in kleinen Unternehmen führen Dokumentationsverfahren zu verschiedenen Dokumenten, die unabhängige Quellen haben. Eine wirksame Methode zur Überprüfung ihrer Richtigkeit besteht darin, eine Abstimmung zwischen vergleichbaren Daten verschiedener Autoren herbeizuführen. Im Dokumentationsverfahren muss festgelegt werden, welche Abstimmung stattfinden muss und wer für die Durchführung verantwortlich ist. Es muss eine Methode zum Umgang mit Diskrepanzen detailliert beschreiben und die Verantwortung für die Lösung von Differenzen zuweisen.