Die wichtigen Rollen von Sekretären und Empfangsmitarbeitern in einem Unternehmen unterscheiden sich hauptsächlich in Bezug auf die Verantwortung. Empfangsmitarbeiter vermitteln normalerweise den ersten Eindruck, den ein Kunde von einem Unternehmen bekommt, während Sekretäre dazu neigen, die Räder der Organisation im Hintergrund zu halten. Die Jobaussichten für beide Positionen sehen gut aus, obwohl nach Angaben des US-Arbeitsministeriums erwartet wird, dass die Positionen an der Rezeption schneller als der Durchschnitt aller Berufe wachsen.
Beruflichen Pflichten
In der Welt der Rezeptionistin gehören zu den Hauptaufgaben der Anrufbeantworter und die Begrüßung von Personen, die das Büro betreten. Einige Unternehmen bitten ihre Empfangsmitarbeiter, zusätzliche Aufgaben auszuführen, die Computer und Software betreffen. Für Sekretäre ist der Tag mit Büro-, Verwaltungs- und Organisationsaufgaben gefüllt, zu denen das Vereinbaren von Terminen, das Schreiben von Dokumenten, das Ablegen und der Anrufbeantworter gehören. Viele Sekretärinnen treffen auch Reisevorbereitungen und fungieren als Filter zwischen der Öffentlichkeit und ihrem Chef. In kleineren Unternehmen können Sekretäre dafür verantwortlich sein, die Aktivitäten des gesamten Büros zu koordinieren und Management, Mitarbeitern und Kunden Informationen zur Verfügung zu stellen. Dank der Fortschritte in der Büroautomatisierung übernehmen einige Sekretäre Aufgaben, die einst von Managern und professionellen Mitarbeitern übernommen wurden, insbesondere in kleinen Unternehmen. Diese Aufgaben können Verhandlungen mit Anbietern, die Durchführung von Recherchen und die Verwaltung von Projekten umfassen.
Fähigkeiten
Rezeptionisten benötigen ausgezeichnete Kundendienstfähigkeiten per Telefon und persönlich. Sie müssen klar sprechen und sich schnell bewegen, um Anrufer mit der richtigen Nebenstelle zu verbinden. Einige Positionen an der Rezeption sind sehr schnell, daher muss der Mitarbeiter lernen, wie man ein komplexes Telefonsystem mit mehreren Leitungen und eingehenden Anrufen ohne Unterbrechung verwendet. Sekretäre müssen über starke Schreibfähigkeiten verfügen. Sie müssen außerdem lernen, wie sie neben dem Bürotelefonsystem auch Faxgeräte, Fotokopierer und Videokonferenzsysteme verwenden. In einigen kleinen Büros wechseln sich die Sekretäre ab, um die Empfangsdame zu entlasten, sodass sie möglicherweise auch komplexe Telefonsysteme erlernen müssen.
Training
Sowohl Sekretäre als auch Rezeptionisten sollten mindestens ein Abitur haben. Sekretäre müssen in der Verwendung eines Computers und verschiedener Softwareprogramme geschult werden, sodass Kurse an einem Community College oder einer Sekretariatsschule nützlich sind. Zusätzliche Kursarbeiten, die durch professionelle Workshops und Seminare erhalten werden, helfen den Sekretären, mit der Technologie Schritt zu halten und gleichzeitig ihre Computerkenntnisse zu verbessern. Empfangsmitarbeiter erhalten ihre Ausbildung oft am Arbeitsplatz. Das Wissen, wie man einen Computer und eine Textverarbeitungssoftware verwendet, kann einem Kandidaten für eine Position als Empfangsmitarbeiter einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz verschaffen.
Gehälter
Ein weiterer Unterschied zwischen Sekretärinnen und Empfangsmitarbeitern ist die Bezahlung. Laut dem US-Arbeitsministerium verdienen Empfangsmitarbeiter im Durchschnitt zwischen 9.69 und 14.44 US-Dollar pro Stunde. Die Sekretäre zahlen nach Angaben der Abteilung durchschnittlich zwischen 23,160 und 36,020 US-Dollar pro Jahr. Die bestbezahlten Jobs finden sich in lokalen Behörden, allgemeinmedizinischen und chirurgischen Krankenhäusern sowie an Colleges oder Berufsschulen.