Obwohl Staaten von Unternehmen mit beschränkter Haftung keine Protokollprotokolle verlangen, wissen Kleinunternehmer, wie wichtig es ist, detaillierte Geschäftsunterlagen zu führen. Eine genaue Aufzeichnung der in Besprechungen diskutierten Themen kann zukünftige Besprechungen produktiver machen und den „Unternehmensschleier“ bewahren, der die Mitglieder einer LLC schützt. Wenn Sie keine Erfahrung mit der Erstellung von Protokollen haben, stehen Softwaretools zur Verfügung, mit denen Sie den Prozess für Sie optimieren und sogar automatisieren können.
LLC Minutenformat
Das Format des LLC-Sitzungsprotokolls sollte dem eines Unternehmens sehr ähnlich sein. Der erste Teil des Protokolls enthält die Fakten der Besprechung – Datum, Uhrzeit und Ort. Wenn während der Besprechung ein Antrag gestellt wird, geben die Protokolle an, wer den Antrag gestellt hat, sowie das Ergebnis des Antrags. Weitere Punkte, die in Protokollen aufgezeichnet werden, sind Abstimmungen während des Meetings und Aktualisierungen der jüngsten Aktivitäten und Ziele des Unternehmens. Am Ende der Sitzung wird der Zeitpunkt der Vertagung aufgezeichnet und alle anwesenden Mitglieder unterzeichnen das Protokoll.
Software Tools
Kleine Unternehmen können aus einer Vielzahl von Softwareprodukten auswählen, die mit Minuten helfen. Einige, wie ComplianceLock, unterstützen Unternehmen und LLCs bei allen Aspekten der Compliance, einschließlich Sitzungsprotokollen, jährlichen Anmeldepflichten und Steuerfristen. Die Software kann Besprechungsprotokolle für den Benutzer erstellen und Unternehmensinformationen und Text auf dem Boilerplate eingeben. Andere Produkte wie MinuteTraq sind Meeting-Management-Produkte für Unternehmen. Die Funktionalität von MinuteTraq verwendet die Tagesordnung Ihres Meetings als Eingabe, um ein Word-Dokument mit den Protokollen zu generieren. Eine minimale Dateneingabe ist erforderlich, da das Programm automatisch so viele Informationen wie möglich ausfüllt. MinuteTraq bietet neben Protokollen auch Unterstützung für andere Geschäftsdokumente, einschließlich Tagesordnungen, Briefen und rechtlichen Hinweisen.
Online Services
Webbasierte Anwendungen wie Rocket Lawyer, ManageMyMinutes und LegalZoom enthalten ebenfalls Elemente zur Erstellung von Minuten. Benutzer wählen aus verfügbaren Vorlagen aus und befolgen die Anweisungen eines enthaltenen Assistenten oder eines Fragebogenprozesses. Diese Produkte bieten Benutzern ein ausgefülltes Dokument zum Herunterladen. ManageMyMinutes archiviert die Protokolle auch elektronisch und enthält Kalenderfunktionen, um Benutzer an zukünftige Compliance-Fristen zu erinnern.
Überlegungen
Die Preise variieren erheblich zwischen den verfügbaren Tools zum Erstellen von Firmenprotokollen. Da Staaten für LLCs keine Protokolle benötigen, sollten Sie bei der Bewertung eines Kaufs den Wert der anderen Funktionen berücksichtigen, die in jedem Softwareprodukt enthalten sind. Tools zur Erstellung von Protokollen sind zwar hilfreich, es ist jedoch möglich, LLC-Protokolle ohne diese mithilfe einer Textverarbeitungssoftware und einer selbst angepassten Vorlage zu erstellen.