Durch die Erstellung und Verwendung eines Personalmodells kann ein kleines Unternehmen die Effizienz maximieren, indem sichergestellt wird, dass es mit der richtigen Anzahl von Mitarbeitern besetzt ist und über die entsprechenden Fähigkeiten verfügt, um kritische Geschäftsanforderungen zum richtigen Zeitpunkt zu erfüllen. Eine genaue Personalausstattung ist in kleinen Unternehmen besonders wichtig, da viele Positionen einen einzigen Fehlerpunkt darstellen können. In einem großen Unternehmen können Personallücken durch andere Bereiche geschlossen und Überbesetzungen ausgeglichen werden, bis Abnutzungserscheinungen auftreten. Dies ist jedoch in kleinen Unternehmen nicht der Fall, in denen ein Mitarbeiter einen erheblichen Prozentsatz der Gesamtbeschäftigten ausmacht.
1
Identifizieren Sie die kritischen Fähigkeiten und Aufgabenbereiche, die für die Besetzung des Unternehmens erforderlich sind. Entwicklung eines Basis-Personalbestands, der sich aus Mitarbeitern zusammensetzt, deren Abwesenheit erhebliche Auswirkungen auf die grundlegende Funktionsweise des Unternehmens haben würde.
2
Identifizieren Sie Lücken innerhalb der Organisation. Stellen Sie fest, ob kritische Anforderungen bestehen, die mit dem aktuellen Personalbestand nicht erfüllt werden, oder ob Fähigkeiten erforderlich sind, die keine aktuellen Mitarbeiter des Unternehmens besitzen. Prüfen Sie, ob die Lücken mit internen Maßnahmen wie Transfers und Cross-Training geschlossen werden können oder ob externe Rekrutierungsbemühungen erforderlich sind.
3
Prognostizieren Sie die zukünftigen Bedürfnisse der Organisation. Überprüfen Sie die Ziele, das Leitbild und den Strategieplan für Ihr kleines Unternehmen, um die Bereiche zu ermitteln, in denen das Unternehmen in Zukunft voraussichtlich wachsen wird. Berücksichtigen Sie beispielsweise eine geplante Erweiterung auf Produktlinien, Neukunden und Marktsegmente oder die Akquisition von Wettbewerbern. Identifizieren Sie die zusätzlichen Mitarbeiter oder Fähigkeiten, die zur Erreichung dieses Wachstumsniveaus erforderlich sind, und ermitteln Sie, ob die zusätzlichen Positionen den permanenten Basispersonalbestand erhöhen oder vorübergehend sein sollten, um einen definierten kurzfristigen Bedarf zu decken.
4
Berücksichtigen Sie Abwesenheiten, einschließlich solcher, die kontrolliert werden können – beispielsweise Kündigungen – und solcher, die nicht kontrolliert werden können, wie z. B. medizinische Urlaube. Identifizieren Sie Mitarbeiter, die für den Ruhestand in Frage kommen, und bestimmen Sie, ob Maßnahmen ergriffen werden können, um andere Mitarbeiter zu schulen, um diese Aufgaben zu ersetzen, wenn der Ruhestand eintritt, oder ob das Unternehmen von außen einstellen muss.
5
Entwickeln Sie Rekrutierungspläne, um alle Probleme anzugehen, die nicht durch interne Schulungen und Nachfolgeplanung gelöst werden können. Überlegen Sie, wann Sie Personal einstellen müssen, um wichtige Mitarbeiter an Bord zu haben. Wenn Sie beispielsweise Mitarbeiter mit schwer zu findenden Fähigkeiten rekrutieren, möchten Sie möglicherweise eine offene Rekrutierung durchführen und Mitarbeiter einstellen, wenn Sie jemanden finden, der geeignet ist – auch wenn keine Lücke besteht -, um sicherzustellen, dass Sie über die entsprechenden Qualifikationen verfügen Einzelpersonen, wenn Sie sie brauchen. Dokumentieren Sie die Pläne schriftlich, passen Sie sie jedoch an, wenn sich Änderungen am Geschäftsplan ergeben.