Eine Gesellschaft ist gesetzlich verpflichtet, einen Verwaltungsrat zu haben. Ein Verwaltungsrat ist eine Gruppe von Personen, die gewählt wurden, um die Aktionäre zu vertreten und die Verantwortung für die Gesamtleitung und das Management der Organisation zu übernehmen. Das Gesetz ist von Staat zu Staat unterschiedlich, wie oft eine Vorstandssitzung abgehalten werden soll. Die meisten finden jedoch mindestens einmal im Jahr statt. Eine Vorstandssitzung kann auch einberufen werden, wenn wichtige Entscheidungen erforderlich sind. Sofern die Organisation nicht sehr klein ist, werden die meisten Verwaltungsratssitzungen nach dem parlamentarischen Verfahren durchgeführt.
Gesetze und Verfahren
In vielen Staaten muss eine Sitzung des Verwaltungsrates eine bestimmte Anzahl von Tagen im Voraus bekannt gegeben werden, und laut der Website von The Business Advisor ist ein Quorum erforderlich, um eine gültige Sitzung abzuhalten. Da an einer Sitzung des Verwaltungsrates eine große Anzahl von Personen teilnehmen kann, werden viele nach anerkannten Regeln des parlamentarischen Verfahrens durchgeführt, um Verwirrung oder Ineffizienz zu vermeiden. Roberts Regeln sind ein weithin anerkannter Standard, der einheitliche Regeln für das Festlegen von Anfragen sowie das Einreichen und Abstimmen von Anträgen festlegt. Das allgemeine Ethos von Roberts Regeln und anderen ähnlichen Systemen besteht darin, allen eine faire Anhörung zu ermöglichen und nur nach bewusster Berücksichtigung aller Standpunkte abzustimmen.
Tagesordnung und Protokoll
Eine Satzung des Verwaltungsrates kann laut Satzung der Organisation eine spezifische Tagesordnung vor der Einberufung der Sitzung vorschreiben, und Unternehmen sind häufig gesetzlich verpflichtet, Protokolle oder schriftliche Notizen über wichtige Entscheidungen in Verwaltungsratssitzungen zu führen. Wenn diese Anforderungen nicht befolgt werden, kann dies zu einer langwierigen oder umstrittenen Sitzung führen und bei undokumentierten Entscheidungen die verantwortlichen Vorstandsmitglieder rechtlichen Problemen aussetzen. Das Protokoll sollte alle gefassten Beschlüsse aufzeichnen und laut The Business Advisor vom zuständigen autorisierten Corporate Officer unterzeichnet werden.
Management
Eine Sitzung des Verwaltungsrates sollte vom Vorsitzenden oder einem Vorstandsmitglied mit Erfahrung in dem behandelten Thema durchgeführt werden. Der professionell registrierte Parlamentarier Stran Trout empfiehlt, dass Sie bei einer großen Sitzung einen registrierten oder zertifizierten Parlamentarier haben, der nicht Mitglied Ihrer Organisation ist, um die Sitzung zu leiten. Es ist wichtig, eine Führungskraft zu haben, die fleißig an der Tagesordnung festhält und konkurrierende Standpunkte erkennt. Der Leiter sollte versuchen, alle Vorstandsmitglieder einzubeziehen, während die Sitzung innerhalb festgelegter Fristen gehalten wird.
Spezifische Statuten
Organisationen haben häufig Statuten, die ihre eigenen Verwaltungsratssitzungen regeln, und diese müssen beachtet werden. In der Satzung könnte eine Mindestanzahl von Sitzungen festgelegt werden, die bei bestimmten Veranstaltungen abgehalten werden müssen, die für die Einberufung einer Verwaltungsratssitzung qualifiziert sind und ob der Verwaltungsrat ohne Sitzung einige Maßnahmen ergreifen kann.