Planen Sie einen Business-Videoanruf? Finden Sie heraus, welche Funktionen Sie aktivieren müssen und was Sie tun müssen, um das Meeting wirklich effektiv zu gestalten
Quarantine hat viele unserer täglichen Gewohnheiten verändert, insbesondere bei der Arbeit. Sie hat das "Smart Working" gefördert, eine Arbeitsweise, die es ermöglicht, zu Hause dieselben Aufgaben zu erledigen wie im Büro.
Man kann sich nicht mehr mit Mitarbeitern, Kollegen und Kunden in einer normalen Besprechung treffen: Viele Berufstätige nutzen jetzt Videoanrufe, um aus der Ferne zu kommunizieren. Sie zu starten, zu pausieren, andere Personen hinzuzufügen ist sehr einfach, aber nicht jeder kennt die Tricks für einen perfekten geschäftlichen Videoanruf. In der Tat gibt es Funktionen und Vorgehensweisen, die das Erlebnis für alle Teilnehmer verbessern können, z. B. die Anpassung des Hintergrunds oder die Beseitigung von weißem Rauschen. Darüber hinaus ist es wichtig, sich bestimmte Verhaltensweisen anzueignen, um das Gespräch komponiert und wirklich effektiv zu gestalten. Wenn man sie kennt und anwendet, wird jedes Treffen ein Erfolg.
Vor einem Videoanruf: Testen Sie Ihre Verbindung und Hardware
Eines der ersten Hindernisse für einen perfekten Videoanruf sind Unterbrechungen und Kommunikationsschwierigkeiten, die durch eine langsame Verbindung oder unzureichende Hilfsmittel verursacht werden.
Deshalb sollte man sich vor der Teilnahme unbedingt vergewissern, dass alle Geräte und Zubehörteile wie Headset oder Mikrofon funktionieren und dass die Internetgeschwindigkeit einen reibungslosen Videoanruf ermöglicht. Es gibt eine Reihe von Online-Geschwindigkeitstests, mit denen Sie die Qualität der Verbindung prüfen können, bevor Sie die Taste "Anrufen" drücken.
Was die Hardware betrifft, so sollten Sie alles vor der Kontaktaufnahme testen. Apps ermöglichen es Ihnen in der Regel, alle Geräte zu testen.
Anpassen des Hintergrundbildes während des Videogesprächs
Heutzutage bedeutet Heimarbeit oft, den Raum mit der Familie zu teilen. Es wird schwierig, eine Ecke oder einen Raum mit professionellem Hintergrund zu wählen, wie eine Wand oder ein Bücherregal. Oft ist man gezwungen, sich für ein paar Stunden im Kinderzimmer oder in anderen weniger genutzten Bereichen des Hauses zu verkriechen, in denen Familienbilder, Spiele oder andere bunte Gegenstände stehen, die nicht zu einer geschäftlichen Besprechung passen.
Glücklicherweise lässt sich der Hintergrund bei vielen Anwendungen ändern. Mit Zoom können Sie zum Beispiel den Hintergrund eines Online-Meetings individuell gestalten, indem Sie ein Bild anstelle des echten einfügen. Bei Skype hingegen können Sie den Hintergrund des Nutzers unkenntlich machen.
Wählen Sie die Themen aus, die behandelt werden sollen, und erstellen Sie eine Tagesordnung.
Eine Tagesordnung ist ein detaillierter Zeitplan mit den Themen, die während einer Sitzung, einer Unterrichtsstunde oder sogar eines Videoanrufs behandelt werden sollen. Es gibt Mitteilungen, die besser per E-Mail oder Chat verschickt werden, und andere, die besser mündlich besprochen werden. Wenn man dies klärt und vor allem dem Gesprächspartner mitteilt, um welche Inhalte es geht, kann das Online-Meeting optimal durchgeführt werden.
White-Noise-Maschine verwenden oder Mikrofon stumm schalten
Ein weiteres sehr häufiges Problem bei Videoanrufen sind die Hintergrundgeräusche, die die anderen Teilnehmer stören können. Um dies zu minimieren, könnten Sie ein Gerät mit weißem Rauschen kaufen. So wird der Raum schalldicht und Sie können in Ruhe arbeiten.
Die zweite Möglichkeit ist, Ihr Mikrofon bei Videoanrufen stumm zu schalten. In den meisten Anwendungen ist die Funktion auf dem Anrufbildschirm vorhanden und wird mit einem einfachen Klick aktiviert. Denken Sie daran, sie wieder einzuschalten, wenn Sie sprechen möchten.
Wie stellt man eine Frage während eines geschäftlichen Videogesprächs
Wenn Sie während einer Fernbesprechung eine Frage stellen möchten, müssen Sie einen Weg finden, um zu sprechen, ohne den Anrufer zu stören oder zu unterbrechen. Um Unannehmlichkeiten zu vermeiden, ist es ratsam, am Ende des Videoanrufs Raum für Fragen zu lassen. Damit niemand übersehen wird, können alle Teilnehmer ihre Fragen im Chat aufschreiben, die dann in einer Pause oder am Ende der Sitzung behandelt werden.