RACI (ausgesprochen „RAY-SEE“) ist eine Projektmanagementmatrix, mit der Rollen und Verantwortlichkeiten für jede Aufgabe, jeden Meilenstein oder jede Entscheidung für ein Projekt zugewiesen werden. Durch die Verwendung dieser Art von Diagramm wird die Verwirrung darüber beseitigt, wer welche Aufgabe ausführt. RACI steht für Responsible, Accountable, Consulted und Informed. Jeder Buchstabe steht für eine Verantwortungsebene:
- Responsible: Diese Leute sind die Verantwortlichen der Arbeit. Sie müssen die Aufgabe oder das Ziel erfüllen oder die Entscheidung treffen. Mehrere Personen können gemeinsam verantwortlich sein.
- Accountable: Diese Person ist der Eigentümer der Arbeit. Er oder sie muss die Genehmigung erteilen, wenn die Aufgabe, das Ziel oder die Entscheidung abgeschlossen ist. Diese Person muss sicherstellen, dass die Verantwortlichkeiten in der Matrix für alle zugehörigen Aktivitäten zugewiesen sind. Es ist nur eine Person verantwortlich.
- Consulted: Dies sind die Personen, die Beiträge leisten müssen, bevor die Arbeit erledigt und beendet werden kann. Diese Personen sind auf dem Laufenden und aktive Teilnehmer.
- Informed: Diese Personen müssen auf dem Laufenden gehalten werden. Sie benötigen Aktualisierungen zu Fortschritten oder Entscheidungen, müssen jedoch weder formell konsultiert werden, noch tragen sie direkt zur Aufgabe oder Entscheidung bei.
Das RACI-Diagramm soll den Projektplan nicht ersetzen. In einem Projektplan werden alle auszuführenden Aufgaben, der Zeitplan und die Verwaltung des Projekts aufgeführt. Ein RACI-Diagramm ist nur ein Bild, das dazu dient, die verschiedenen Rollen und Verantwortlichkeiten über Projektaufgaben hinweg darzustellen.
Warum ein RACI-Diagramm verwenden?
Ein RACI-Diagramm informiert eine Organisation über die Arbeitsbelastung ihrer Mitarbeiter, da es die jeder Person zugewiesenen Rollen zeigt. Die Verwendung dieses Diagramms gibt einem Unternehmen einen Einblick in Informationen, wie oft ein bestimmter Mitarbeiter in die verantwortliche Rolle versetzt wurde. Auf diese Weise weiß eine Organisation, ob jemand zu viele oder nicht genug Verantwortlichkeiten hat.
RACI wird auch für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts verwendet, da alle Betroffenen auf dem Laufenden sind. Dies reduziert Missverständnisse und erhöht die Produktivität. Wenn also eine Aufgabe falsch erledigt wurde, teilt Ihnen RACI mit, wer beteiligt und letztendlich verantwortlich war. Kurz gesagt, RACI erleichtert das richtige Gespräch mit den richtigen Personen.
So erstellen Sie ein RACI-Diagramm
Das Erstellen eines RACI-Diagramms umfasst sechs Schritte:
- Schritt eins: Identifizieren Sie die Teammitglieder, z. B. Projektmanager, Produktmanager, Softwareentwickler und Geschäftsanalyst.
- Schritt zwei: Identifizieren Sie wichtige Meilensteine im Projekt, z. B. Webdesign, Tests und die Genehmigung für das Gesamtprojekt zum Erstellen einer Website.
- Schritt drei: Zeichnen Sie eine Matrix mit einer Zeile für jedes Teammitglied und einer Spalte für jede Aufgabe oder jeden Meilenstein. Dies kann mit Microsoft Excel erfolgen.
- Schritt vier: Füllen Sie jedes Feld mit den entsprechenden R, A, C und I aus, um die Rolle jedes Teammitglieds für jede Aufgabe zu bestimmen.
- Schritt fünf: Teilen Sie das Diagramm mit Ihren Teammitgliedern. Diskutieren Sie, analysieren Sie und lassen Sie sich vom Team bestätigen.
- Schritt sechs: Stellen Sie jedem Teammitglied eine Kopie des Diagramms zur Verfügung und beginnen Sie mit dem Projekt.