Im Projektmanagement ist der Projektumfang eine detaillierte Darstellung der Arbeit, die zur Erreichung des gewünschten Ziels erforderlich ist. Die Definition des Projektumfangs ist Teil des Projektplanungsprozesses. Alle Stakeholder, vom Sponsor bis zum Endbenutzer, sind an der Ausarbeitung und Fertigstellung des Projektumfangs beteiligt. Die Klarheit und Vollständigkeit des Projektumfangs hängt davon ab, wie gründlich die Anforderungen ermittelt und das endgültige Ziel beschrieben werden. Jede Unklarheit im Projektumfang, was geliefert wird oder nicht, kann ein Kriechen des Umfangs ermöglichen.
Project Scope Creep ist ein ungeplantes und unerwünschtes Szenario während der Projektausführungsphase. Dies geschieht, wenn nach Projektbeginn eine Änderung eingeführt wird oder sich in den ursprünglichen Projektumfang einschleicht, Ressourcen zugewiesen, Budgets berechnet und Zeitpläne versprochen wurden. Basierend auf dem ursprünglichen Projektziel und den verfügbaren Ressourcen werden Aufgaben zugewiesen und Zeitpläne erstellt. Die durch Scope Creep eingeführten Änderungen führen jedoch zu zusätzlichen Arbeiten. Ohne entsprechende Anpassung von Ressourcen, Zeitplänen und Budget kann das Kriechen des Projektumfangs zu Folgendem führen:
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Terminüberschreitungen und Projektverzögerungen
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erhöhte Kosten und überschrittenes Budget
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Überlastete Ressourcen, schlechte Arbeitsqualität und erhöhte Nacharbeit
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Projektfehler.
Das Kriechen des Projektumfangs erfolgt aus mehreren Gründen. Wenn die anfängliche Erfassung und Analyse der Anforderungen unvollständig ist und nach Beginn des Projekts neue Informationen auftauchen, fehlt die vorgeschlagene Lösung möglicherweise und erfordert möglicherweise zusätzliche Arbeiten. Eine Einzelperson oder eine Gruppe von Stakeholdern mit der richtigen Autorität, dem richtigen Interesse, dem richtigen Einfluss oder der richtigen Dringlichkeit kann darauf bestehen, Änderungen ohne entsprechende Anpassungen des Projektplans einzuführen. Eine schlechte Kommunikation zwischen dem Projektmanager und dem Team mit anderen Stakeholdern kann die Situation verschlechtern.
So vermeiden Sie ein Kriechen des Oszilloskops
Eine Möglichkeit für Projektmanager, das Kriechen des Projektumfangs zu vermeiden, besteht darin, sich an einen Prozess zur Verwaltung des Projektumfangs zu halten. Dokumentieren Sie während der Planungsphase alle Anforderungen, Ziele, Ergebnisse, Meilensteine, Ressourcen, Zeitpläne und Fristen klar und lassen Sie das Dokument abzeichnen. Erstellen Sie einen Prozess zum Behandeln von Änderungen und Änderungsanforderungen.
Überprüfen und verfolgen Sie während der Ausführungs- und Überwachungsphase regelmäßig die Projektaktivitäten, Zeitpläne, Arbeitsbelastung und Ziele auf etwaige Unstimmigkeiten. Sie könnten ein frühes Anzeichen für ein Kriechen des Oszilloskops sein. Kommunizieren Sie außerdem regelmäßig mit allen Beteiligten über den Projektstatus und den Fortschritt, um die Erwartungen zu verwalten. Wenn Sie zusätzliche Anforderungen erhalten, teilen Sie uns mit, wenn Sie die hinzugefügte Arbeit nicht aufnehmen können. Fragen Sie auch nach zusätzlichen Ressourcen, wenn Änderungen unvermeidbar sind. Die Verwendung von Projektmanagementsoftware mit Planungs-, Nachverfolgungs- und Kommunikationstools ist eine effektive Methode zur Verwaltung des Projektumfangs.