Das Öffnen und Einsehen empfangener elektronischer Rechnungen ist nicht so schwierig, wie Sie vielleicht denken. In diesem Leitfaden erklären wir, wie es geht
Obwohl die elektronische Rechnungsstellung inzwischen voll einsatzfähig ist, gibt es immer noch viele Zweifel daran. Zum Beispiel gibt es diejenigen, die immer noch versuchen zu verstehen, was die elektronische Rechnungsstellung ist und wie sie funktioniert, diejenigen, die sich fragen, wozu sie dient und wie man elektronische Rechnungen ausstellt, und diejenigen, die verstehen möchten, wozu der SDI-Code dient und wie man ihn erhält.
Zu den häufigsten Zweifeln, vor allem bei denjenigen, die nicht viel mit Rechnungs- und Buchhaltungsfragen zu tun haben, gehört auch ein weiterer: wie man die elektronischen Rechnungen, die man erhält, einsehen kann. Praktisch gesehen ist eine elektronische Rechnung nichts anderes als eine XML-Datei, die aus Zeichenketten besteht, die für das ungeübte Auge schwer zu lesen sind. Damit stellt sich die Frage, wie man elektronische Rechnungen nach ihrem Erhalt lesen und gegebenenfalls in eine PDF-Datei umwandeln kann, damit sie leicht eingesehen und ausgedruckt werden können.
Von den verschiedenen Methoden, die Ihnen für den Erhalt elektronischer Rechnungen zur Verfügung stehen, bietet die zertifizierte elektronische Post die meisten Vorteile für Privatpersonen, Freiberufler oder KMU. Wenn Sie elektronische Rechnungen über PEC erhalten, haben Sie die Möglichkeit, die XML-Datei einfach in PDF umzuwandeln und die Rechnung einfach und sofort zu lesen. Und im Vergleich zu anderen Lösungen ist es auch billiger: Die Eröffnung eines PEC-Postfachs mit Libero kostet nur 12,99 € (wenn Sie Libero Family PEC aktivieren, während Libero Mail PEC 25 €+MwSt pro Jahr kostet) und ermöglicht Ihnen die Kommunikation mit öffentlichen Verwaltungen, den Versand von Kündigungen für Abonnementdienste und vieles mehr.
Wie Sie elektronische Rechnungen einsehen können
Wenn Sie eine elektronische Rechnung erhalten möchten, stehen Ihnen drei verschiedene Methoden zur Verfügung: eine Ad-hoc-Plattform für die elektronische Rechnungsstellung, die Steuerschublade des Finanzamts und natürlich die zertifizierte elektronische Post. Die bequemste, billigste und für Privatpersonen oder Freiberufler am einfachsten zu handhabende Variante ist PEC.
Die Verwendung einer eigenen zertifizierten elektronischen Postadresse anstelle des eindeutigen SDI-Codes (den Sie nur erhalten, wenn Sie eine MwSt-Nummer haben) erleichtert auch das Öffnen und Lesen elektronischer Rechnungen. Alles, was Sie tun müssen, ist, die Datei im XML-Format von Ihrem Postfach für zertifizierte Post herunterzuladen (das Sie mit einem normalen Browser öffnen) und sie in eine kostenlose Software wie FatturaPA von der Steuerbehörde und Sogei zu importieren.
Außerdem ist PEC, wie bereits erwähnt, vielseitiger und billiger als andere kostenpflichtige Tools für den Empfang elektronischer Rechnungen: Wenn Sie ein PEC-Postfach der Libero-Familie eröffnen, zahlen Sie nur 12,99 Euro und können so viele zertifizierte Postnachrichten versenden, wie Sie möchten.