Die Erstellung von Personalmappen kann eine schwierige Aufgabe sein, aber mit ein paar einfachen Schritten kann sie zum Kinderspiel werden. In diesem Artikel stellen wir Ihnen zehn Schritte zur Erstellung der perfekten Personalmappe vor.
1. Vorbereitung der Mappendeckel – Was muss enthalten sein: Wenn Sie eine Personalmappe erstellen, sollten Sie darauf achten, dass der Name, die Position, die Abteilung und die Kontaktinformationen der Person enthalten sind. Der Umschlag sollte außerdem alle zusätzlichen Informationen enthalten, die für die betreffende Person relevant sind, z. B. die Stellenbeschreibung und den Vorgesetzten.
2. Zusammentragen der erforderlichen Dokumente für die Mappe: Sobald das Deckblatt erstellt ist, sollten Sie alle notwendigen Dokumente zusammenstellen, die in die Mappe gelegt werden müssen. Dazu können Lebensläufe, Bewerbungen, Angebotsschreiben, Leistungsbeurteilungen und andere relevante Dokumente gehören.
3. die Mappe mit Registern ordnen: Sobald alle Dokumente gesammelt sind, ist es an der Zeit, die Mappe mit Registern zu organisieren. Dies erleichtert das Auffinden der benötigten Dokumente und hilft außerdem, die Mappe übersichtlich zu halten.
4. beschriften der Ordner-Registerkarten: Sobald alle Registerkarten in der Mappe platziert sind, sollten sie eindeutig mit Titeln wie „Lebensläufe“, „Bewerbungen“, „Leistungsbeurteilungen“ usw. beschriftet werden. Dies erleichtert das Auffinden der benötigten Dokumente, wenn Sie sie brauchen.
5. Erstellen Sie ein Ablagesystem für die Mappe: Nachdem die Registerkarten beschriftet sind, erstellen Sie ein Ablagesystem für den Ordner. Dies hilft, die Dokumente zu ordnen und erleichtert das Auffinden der benötigten Dokumente.
6. Sichern der Mappe mit Heftklammern: Um zu verhindern, dass die Dokumente in der Mappe verrutschen und herausfallen, befestigen Sie die Mappe mit Heftklammern. Dadurch werden die Dokumente auch vor Beschädigung oder Verlust geschützt.
7. Verstärkungen verwenden, um die Mappe haltbar zu machen: Um sicherzustellen, dass die Mappe langlebig ist und häufigem Gebrauch standhält, sollten Sie die Mappe verstärken. Dies können Metall- oder Kunststoffverstärkungen und Ösen sein.
8. Hinzufügen einer Schutzhülle für die Mappe: Um die Dokumente in der Mappe noch besser zu schützen, sollten Sie eine Schutzhülle anbringen. Dadurch werden die Dokumente vor Schmutz, Staub und Feuchtigkeit geschützt.
9. Aufbewahren der Mappe an einem sicheren Ort: Sobald die Mappe fertig ist, bewahren Sie sie an einem sicheren Ort auf. Dadurch wird sichergestellt, dass die Dokumente sicher und geschützt bleiben.
Das Erstellen von Personalmappen kann eine mühsame Aufgabe sein, aber mit diesen zehn Schritten kann es viel einfacher werden. Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie sicherstellen, dass alle erforderlichen Dokumente in der Mappe enthalten sind, dass die Mappe organisiert und sicher ist und dass sie an einem sicheren Ort aufbewahrt wird.
Auf diese Frage gibt es keine allgemeingültige Antwort, denn wie Sie Ihre Personalmappe am besten organisieren, hängt von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Es gibt jedoch einige Tipps, wie Sie Ihre Personalakte organisieren können:
-Sortieren der Akten nach dem Namen des Mitarbeiters, der Berufsbezeichnung oder der Abteilung
-Schaffen eines Systems zur Beschriftung und Nachverfolgung der Mitarbeiterakten
-Verwenden eines Softwareprogramms oder eines Online-Tools zur Verwaltung der Mitarbeiterakten
-Aufbewahren der Mitarbeiterakten an einem sicheren Ort
Eine Personalakte sollte die folgenden Abschnitte enthalten:
1. persönliche Informationen
2. Beruflicher Werdegang
3. Bildungshintergrund
4. Fähigkeiten und Qualifikationen
5. Überprüfung von Referenzen
6. Leistungsbeurteilungen
7. Disziplinarakte
8. Gehaltsentwicklung
9. Informationen über Sozialleistungen
10. Sonstiges
Auf diese Frage gibt es keine allgemeingültige Antwort, da der Inhalt einer Personalakte je nach den Personalrichtlinien und -verfahren des Unternehmens variieren kann. Einige gängige Elemente, die in der Regel in eine Personalakte aufgenommen werden, sind jedoch
– Bewerbung und Lebenslauf des Mitarbeiters
– Arbeitsverträge und Angebotsschreiben
– Leistungsbeurteilungen und -bewertungen
– Disziplinarakten
– Informationen über Vergütung und Sozialleistungen
– Freizeitunterlagen
Um eine Personalakte anzulegen, sammelt die Personalabteilung in der Regel alle relevanten Dokumente und ordnet sie dann an einem zentralen Ort. Die Personalakte kann entweder elektronisch oder in physischer Form geführt werden.
Die Organisation eines Ablagesystems kann wie eine entmutigende Aufgabe erscheinen, aber das muss nicht sein. Wenn Sie diese fünf einfachen Schritte befolgen, können Sie ein System erstellen, das für Sie und Ihr Unternehmen funktioniert.
1. Entscheiden Sie, welche Art von System Sie benötigen.
Brauchen Sie ein papiergestütztes System oder ein elektronisches System? Wenn Sie ein kleines Unternehmen haben, kann ein papiergestütztes System ausreichend sein. Wenn Sie jedoch eine große Menge an Papierkram haben, ist ein elektronisches System möglicherweise die bessere Wahl.
2. Stellen Sie Ihr Material zusammen.
Sie benötigen Ordner, Etiketten und einen Aktenschrank oder ein Ablagesystem. Wenn Sie sich für ein elektronisches System entscheiden, benötigen Sie einen Computer und Software zum Erstellen und Speichern Ihrer Dateien.
3. erstellen Sie ein System zur Benennung Ihrer Dateien.
So können Sie die gesuchten Dateien leichter finden. Verwenden Sie ein einheitliches Benennungssystem für alle Ihre Dateien, z. B. nur Kleinbuchstaben oder nur Initialen.
4. Sortieren Sie Ihre Dateien in Kategorien.
Entscheiden Sie, welche Kategorien Sie benötigen, und erstellen Sie dann für jede Kategorie einen Ordner. Zum Beispiel könnten Sie Kategorien für Kunden, Lieferanten, Rechnungen und Verträge anlegen.
5. Bewahren Sie Ihre Dateien an einem sicheren Ort auf.
Wenn Sie ein papiergestütztes System verwenden, bewahren Sie Ihre Dateien in einem Aktenschrank oder einer anderen Art von Aufbewahrungssystem auf. Wenn Sie ein elektronisches System verwenden, speichern Sie Ihre Dateien auf einem Computer oder einer externen Festplatte.