Einführung in Visions- und Umfangsdokumente
Ein Visions- und Umfangsdokument ist die Grundlage eines jeden erfolgreichen Projekts. Es umreißt die Ziele des Projekts, die zu erbringenden Leistungen, den Zeitplan sowie die für die Durchführung des Projekts erforderlichen Ressourcen. Dieses Dokument ist entscheidend für die Klärung des Projektzwecks und trägt dazu bei, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein Visions- und Umfangsdokument verfassen.
Warum das Verfassen eines Visions- und Umfangsdokuments wichtig ist
Der Zweck eines Visions- und Umfangsdokuments besteht darin, einen klaren und präzisen Überblick über die Ziele des Projekts, die zu erbringenden Leistungen, den Zeitplan und die Ressourcen zu geben. Dieses Dokument dient als Fahrplan für das Projekt und trägt dazu bei, dass sich alle Beteiligten an den Zielen des Projekts orientieren. Ohne dieses Dokument ist es schwierig, Erwartungen zu steuern, potenzielle Risiken zu erkennen und sicherzustellen, dass das Projekt rechtzeitig und innerhalb des Budgets abgeschlossen wird.
Der erste Schritt beim Verfassen eines Visions- und Umfangsdokuments besteht darin, die Ziele des Projekts zu definieren. Dazu gehört die Identifizierung des Problems, das mit dem Projekt gelöst werden soll, und die Beschreibung der gewünschten Ergebnisse des Projekts. Dies ist auch der Zeitpunkt, um mögliche Risiken oder Herausforderungen zu berücksichtigen, die während des Projekts auftreten können.
Identifizierung der Zielgruppe
Der zweite Schritt beim Verfassen eines Visions- und Umfangsdokuments besteht darin, die Zielgruppe zu identifizieren. Dazu gehört auch die Ermittlung derjenigen, die die Projektergebnisse nutzen werden, sowie aller anderen Interessengruppen, die möglicherweise am Projekt beteiligt sind. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Ziele des Projekts auf die Bedürfnisse der Zielgruppe zugeschnitten sind.
Festlegung des Projektumfangs
Der nächste Schritt beim Verfassen eines Visions- und Umfangsdokuments ist die Festlegung des Projektumfangs. Dazu gehört die Beschreibung der Aufgaben, die zur Erreichung der Projektziele durchgeführt werden müssen. Es ist wichtig sicherzustellen, dass der Umfang angesichts der verfügbaren Ressourcen und des Zeitplans realistisch und erreichbar ist.
Gliederung der Projektleistungen
Nach der Festlegung des Projektumfangs ist der nächste Schritt die Gliederung der Projektleistungen. Dazu gehört die Festlegung der spezifischen Ergebnisse des Projekts, z. B. Berichte, Dokumente, Software oder andere Materialien. Mit diesem Schritt wird sichergestellt, dass alle Beteiligten wissen, was sie von dem Projekt erwarten können.
Festlegen eines Zeitplans für Ihr Projekt
Der nächste Schritt beim Verfassen eines Visions- und Umfangsdokuments besteht darin, einen Zeitplan für das Projekt festzulegen. Dazu gehört die Festlegung von Start- und Endterminen sowie von wichtigen Meilensteinen, die auf dem Weg dorthin erreicht werden müssen. Es ist wichtig sicherzustellen, dass der Zeitplan realistisch und angesichts der verfügbaren Ressourcen erreichbar ist.
Verwaltung der Ressourcen für Ihr Projekt
Der nächste Schritt beim Verfassen einer Vision und eines Umfangsdokuments ist die Ermittlung und Verwaltung der für das Projekt benötigten Ressourcen. Dazu gehört die Ermittlung des Personals und der Ausrüstung, die für die Durchführung des Projekts benötigt werden, sowie aller anderen Ressourcen, die möglicherweise erforderlich sind. Mit diesem Schritt wird sichergestellt, dass das Projekt über die notwendigen Ressourcen verfügt, um rechtzeitig und im Rahmen des Budgets abgeschlossen werden zu können.
Fertigstellung des Visions- und Umfangsdokuments
Der letzte Schritt beim Verfassen eines Visions- und Umfangsdokuments ist die Fertigstellung des Dokuments. Dazu gehört die Überprüfung des Dokuments, um sicherzustellen, dass alle Ziele, Leistungen, Zeitpläne und Ressourcen klar definiert sind. Nach der Fertigstellung des Dokuments muss sichergestellt werden, dass alle Beteiligten Zugang dazu haben und sich über die Ziele des Projekts einig sind.
Ein Umfangsdokument sollte eine Beschreibung des Projekts, die Ziele des Projekts, den Zeitplan für das Projekt, das Budget für das Projekt und die für das Projekt erforderlichen Ressourcen enthalten.
Ein Visions- und Umfangsdokument besteht in der Regel aus vier Abschnitten:
1. Hintergrund – Dieser Abschnitt gibt einen Überblick über das Geschäftsproblem oder die Geschäftsmöglichkeit, die mit dem Projekt angegangen werden soll. Er sollte auch alle relevanten Informationen über den aktuellen Zustand des Unternehmens, die vorgeschlagene Lösung und den erwarteten Nutzen des Projekts enthalten.
2. Ziele und Zielsetzungen – In diesem Abschnitt werden die Ziele und Zielsetzungen des Projekts dargelegt. Die Ziele sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sein. Die Ziele sollten mit den Projektzielen übereinstimmen und beschreiben, wie das Projekt durchgeführt werden soll.
Umfang – In diesem Abschnitt wird der Umfang des Projekts definiert, einschließlich der zu erbringenden Leistungen, des Zeitplans und des Budgets. Es sollten auch alle mit dem Projekt verbundenen Risiken oder Annahmen genannt werden.
4 Analyse der Stakeholder – In diesem Abschnitt werden die Stakeholder des Projekts sowie ihre Aufgaben und Zuständigkeiten genannt. Er sollte auch einen Kommunikationsplan enthalten, um die Beteiligten über den Projektfortschritt zu informieren.