Die Portokasse, auch bekannt als Zahlstelle, ist ein kleiner Bargeldbetrag, der für kleinere Zahlungen bereitgehalten wird. Die Portokasse wird für kleinere, tägliche Geschäftsausgaben wie Büromaterial, Taxifahrten oder kleine Bareinkäufe verwendet. Die Portokasse wird in der Regel in einer verschlossenen Kiste oder an einem anderen sicheren Ort aufbewahrt und wird in der Regel aufgefüllt, wenn der Kassenbestand unter einen vorher festgelegten Betrag fällt.
Zu den Vorteilen der Portokasse gehören Bequemlichkeit, schnellere Transaktionen und Kosteneinsparungen. Da die Portokasse nicht den gleichen Vorschriften wie Bankkonten unterliegt, wie z. B. Mindestguthaben, ist sie oft bequemer und kostengünstiger zu verwenden. Außerdem entfällt die Notwendigkeit, für kleine Anschaffungen einen Scheck auszustellen.
Interne Kontrollen sind Verfahren und Systeme, die eingerichtet wurden, um Betrug und andere Aktivitäten, die nicht im Interesse des Unternehmens liegen, zu verhindern und aufzudecken. Zu den internen Kontrollmerkmalen, die in der Portokasse eingesetzt werden können, gehören: Genehmigung von Zahlungen, Bargeldverwaltung, Aufzeichnungen über Ausgaben und Abstimmung der Portokasse.
Die Bargeldverwaltung ist ein wichtiges internes Kontrollmerkmal für die Kleingeldkasse. Es geht darum sicherzustellen, dass der Kassenbestand zur Deckung der täglichen Ausgaben ausreicht und nicht unnötig hoch ist. Ein weiteres internes Kontrollmerkmal ist die Autorisierung von Zahlungen. Dies bedeutet, dass alle Zahlungen aus der Portokasse von der zuständigen Person genehmigt und dokumentiert werden müssen.
Aufzeichnungen über die Ausgaben sind ein weiteres wichtiges internes Kontrollmerkmal für die Portokasse. Alle Zahlungen aus der Kleingeldkasse sollten dokumentiert und nachverfolgt werden. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass die Gelder für die vorgesehenen Zwecke verwendet werden und dass der Betrag aus der Portokasse nicht missbraucht wird.
Bei der Abstimmung der Portokasse wird der Bestand der Portokasse mit den ausgegebenen Beträgen verglichen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Zahlungen aus der Portokasse genehmigt, dokumentiert und nachverfolgt wurden. Der Abgleich der Portokasse sollte regelmäßig durchgeführt werden, um die Richtigkeit zu überprüfen und eventuelle Unstimmigkeiten aufzudecken.
Interne Audits sind ein weiteres wichtiges internes Kontrollmerkmal für die Portokasse. Interne Audits helfen sicherzustellen, dass alle Zahlungen angemessen sind und dass der Betrag der Portokasse ordnungsgemäß verwaltet wird. Interne Audits sollten regelmäßig durchgeführt werden, um die Einhaltung der internen Kontrollverfahren zu überprüfen.
Sobald die internen Kontrollmerkmale für die Portokasse ermittelt wurden, ist es wichtig, sie in einer wirksamen und effizienten Weise umzusetzen. Dies kann die Einführung schriftlicher Verfahren, die Schulung des Personals und die Bereitstellung von Hilfsmitteln wie Checklisten beinhalten, um die Einhaltung der internen Kontrollverfahren zu gewährleisten.
Insgesamt kann die Einrichtung interner Kontrollmechanismen für die Portokasse dazu beitragen, dass die Gelder ordnungsgemäß verwendet werden und dass der Kassenbestand nicht missbraucht wird. Gute interne Kontrollverfahren können dazu beitragen, Betrug und andere Aktivitäten zu verhindern, die nicht im besten Interesse des Unternehmens sind.
Es gibt fünf interne Kontrollen, die jedes Unternehmen einrichten sollte, um die Richtigkeit und Integrität seiner Finanzdaten zu gewährleisten:
1. Interne Kontrolle der Finanzberichterstattung: Diese Kontrolle gewährleistet, dass die Finanzberichterstattung genau und zuverlässig ist. Sie umfasst Verfahren, mit denen sichergestellt wird, dass die Transaktionen ordnungsgemäß erfasst und die Abschlüsse in Übereinstimmung mit den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) erstellt werden.
2. interne Kontrolle der Verwaltung von Aktiva und Passiva: Diese Kontrolle gewährleistet, dass die Vermögenswerte ordnungsgemäß gesichert und die Verbindlichkeiten ordnungsgemäß verwaltet werden. Sie umfasst Verfahren, die sicherstellen, dass Transaktionen ordnungsgemäß genehmigt werden und der Zugang zu Vermögenswerten ordnungsgemäß kontrolliert wird.
3. interne Kontrolle der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften: Diese Kontrolle gewährleistet, dass das Unternehmen alle geltenden Gesetze und Vorschriften einhält. Sie umfasst Verfahren, die sicherstellen, dass Transaktionen ordnungsgemäß genehmigt werden und die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften überwacht wird.
4. interne Kontrolle des Risikomanagements: Diese Kontrolle stellt sicher, dass das Unternehmen Risiken angemessen verwaltet. Sie umfasst Verfahren zur Identifizierung, Messung und Steuerung von Risiken.
5. interne Kontrolle über die Innenrevision: Diese Kontrolle stellt sicher, dass die interne Auditfunktion des Unternehmens wirksam ist. Sie umfasst Verfahren, mit denen sichergestellt wird, dass die Innenrevisionsfunktion ordnungsgemäß organisiert und personell ausgestattet ist und über angemessene Ressourcen verfügt.
Es gibt einige interne Kontrollen, die für den Prozess der Kasseneinnahmen eingerichtet werden müssen:
1. es sollte eine Aufgabentrennung zwischen den Mitarbeitern, die mit den Barmitteln umgehen, und den Mitarbeitern, die die Transaktionen aufzeichnen, geben. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Vorgänge ordnungsgemäß aufgezeichnet werden und etwaige Unstimmigkeiten leicht aufgedeckt werden können.
2. Es sollte ein strenges System zur Dokumentation und Abstimmung aller Bareinnahmen vorhanden sein. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Gelder ordnungsgemäß verbucht werden und dass etwaige Unstimmigkeiten schnell festgestellt und behoben werden können.
3 Es sollte eine Richtlinie für die sichere Aufbewahrung aller Bareinnahmen bestehen. Dies wird dazu beitragen, dass die Gelder ordnungsgemäß gesichert sind und dass jeder unbefugte Zugriff schnell aufgedeckt wird.
(4) Es sollte eine Richtlinie für die unverzügliche Einzahlung aller Bareinnahmen bestehen. Dies wird dazu beitragen, dass die Mittel so schnell wie möglich zur Verfügung stehen und dass Verzögerungen bei der Einzahlung schnell erkannt und behoben werden.