Ordnungsmäßigkeitsprüfungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Fähigkeit jeder Organisation, Risiken effektiv zu managen und sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Eine Ordnungsmäßigkeitsprüfung ist eine Bewertung der Einhaltung der geltenden Gesetze, Vorschriften, Richtlinien und Verfahren durch ein Unternehmen. Die Prüfer untersuchen die Prozesse, Verfahren und Systeme des Unternehmens, um festzustellen, wie effektiv sie zur Erfüllung der Compliance-Ziele beitragen. Compliance-Audits werden von unabhängigen Prüfern durchgeführt, die sowohl mit dem rechtlichen Umfeld als auch mit der Geschäftstätigkeit des Unternehmens vertraut sind.
Ordnungsmäßigkeitsprüfungen können aus verschiedenen Gründen durchgeführt werden, z. B. zur Überwachung der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften, zur Bewertung der Wirksamkeit interner Kontrollen und zur Beurteilung der Richtigkeit von Jahresabschlüssen. Welche Art von Prüfung durchgeführt wird, hängt von den spezifischen Bedürfnissen und Zielen des Unternehmens ab. Compliance-Prüfungen können auf Ad-hoc-Basis oder als Teil eines größeren, laufenden Überwachungsprogramms durchgeführt werden.
Ordnungsmäßigkeitsprüfungen können den Unternehmen zahlreiche Vorteile bieten. Durch die Durchführung eines Audits können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Prozesse und Systeme mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften übereinstimmen. Dies kann dazu beitragen, das Risiko von Bußgeldern und anderen Strafen im Zusammenhang mit der Nichteinhaltung von Vorschriften zu verringern. Darüber hinaus können Compliance-Audits dazu beitragen, verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln, so dass Unternehmen die notwendigen Änderungen vornehmen können, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
Bevor eine Prüfung der Einhaltung der Vorschriften durchgeführt werden kann, müssen die Ziele der Prüfung festgelegt werden. Dazu gehört die Ermittlung der geltenden Gesetze und Vorschriften sowie aller Unternehmensrichtlinien und -verfahren, die befolgt werden müssen. Die Ziele der Prüfung sollten spezifisch und messbar sein, damit der Prüfer die Einhaltung der Vorschriften durch das Unternehmen wirksam bewerten kann.
Sobald die Ziele der Prüfung festgelegt sind, muss der Prüfer die Standards für die Prüfung festlegen. Dazu gehört die Festlegung des Prüfungsumfangs, des Zeitrahmens für die Durchführung der Prüfung und der Methoden, die bei der Sammlung von Nachweisen anzuwenden sind. Der Prüfer muss sicherstellen, dass die Standards im Einklang mit den geltenden Gesetzen, Vorschriften und Richtlinien stehen.
Sobald die Prüfungsstandards festgelegt sind, kann der Prüfer mit der Untersuchung der Nachweise beginnen. Dazu gehören Dokumente, Aufzeichnungen, Erklärungen und andere Informationsquellen, die zur Feststellung des Grades der Einhaltung der Normen beitragen können. Der Prüfer muss sicherstellen, dass alle Nachweise korrekt, zuverlässig und überprüfbar sind.
Sobald der Prüfer alle Nachweise untersucht hat, muss er die Ergebnisse bewerten, um festzustellen, ob das Unternehmen die Prüfungsziele einhält. Der Prüfer muss sowohl alle mildernden Faktoren als auch alle Bereiche der Nichteinhaltung berücksichtigen. Der Prüfer muss auch feststellen, ob Korrekturmaßnahmen erforderlich sind.
Sobald die Bewertung der Prüfungsergebnisse abgeschlossen ist, muss der Prüfer dem Unternehmen seine Ergebnisse mitteilen. Dies kann sowohl in Form eines schriftlichen Berichts als auch in Form einer mündlichen Mitteilung geschehen. Der Bericht sollte eine Zusammenfassung der Prüfungsziele, der untersuchten Nachweise, der Ergebnisse und etwaiger Verbesserungsvorschläge enthalten. Das Unternehmen muss dann die notwendigen Schritte unternehmen, um alle Bereiche, in denen die Vorschriften nicht eingehalten werden, zu beseitigen.
Compliance-Audits sind ein wichtiges Instrument, um die Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften zu gewährleisten. Durch eine gründliche Prüfung können Unternehmen das Risiko von Geldstrafen und Bußgeldern verringern und sicherstellen, dass ihre Systeme und Verfahren den Vorschriften entsprechen. Compliance-Audits können auch dazu beitragen, Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu ermitteln, so dass Unternehmen die notwendigen Änderungen vornehmen können.
Die drei Prüfungsziele bestehen darin, ein Prüfungsurteil über den Jahresabschluss abzugeben, ein Urteil über die Leitung der Einheit abzugeben und konstruktive Empfehlungen zur Verbesserung der Einheit zu geben.
Die sieben allgemeinen Prüfungsziele sind: 1. Abgabe eines Prüfungsurteils zum Jahresabschluss. 2. Aufdeckung und Meldung von Fehlern und Unregelmäßigkeiten, falls vorhanden. 3. Feststellung der Angemessenheit der Buchführungsunterlagen und Belege. 4. Feststellung der Angemessenheit der Rechnungsführungsmethoden. 5. Feststellung der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften. 6. Erlangung eines Verständnisses für die Geschäftstätigkeit des Mandanten. 7. Ein Verständnis der internen Kontrolle des Kunden zu erlangen.
Es gibt sieben Grundpfeiler der Compliance:
1. ordnungsgemäße Bücher und Aufzeichnungen: Dazu gehört die Führung genauer und aktueller Finanzunterlagen sowie die Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge.
2. Angemessene interne Kontrollen: Interne Kontrollen tragen dazu bei, die Richtigkeit und Vollständigkeit der Finanzunterlagen zu gewährleisten und Betrug und andere Unregelmäßigkeiten zu verhindern und aufzudecken.
3. Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften: Dazu gehört die Befolgung aller einschlägigen Gesetze und Vorschriften sowie die Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter und Auftragnehmer diese Anforderungen kennen und einhalten.
4. ethisches Verhalten: Diese Säule erfordert, dass alle Mitarbeiter und Auftragnehmer jederzeit ethisch und integer handeln.
5. Finanzielle Verantwortung: Diese Säule setzt voraus, dass alle finanziellen Transaktionen verantwortungsvoll durchgeführt werden und dass alle Finanzunterlagen korrekt und aktuell sind.
6. Risikomanagement: Im Rahmen dieser Säule müssen alle Risiken ermittelt und wirksam gesteuert werden.
7. Transparenz: Diese Säule verlangt, dass alle Informationen über die Finanzen und die Geschäftstätigkeit des Unternehmens den Aktionären, den Beschäftigten und der Öffentlichkeit zur Verfügung stehen.