Telefon-Etikette ist eine wichtige Fähigkeit am Arbeitsplatz. Sie geben nicht nur den Ton für eine professionelle Kommunikation an, sondern spiegeln auch die Marke und den Ruf des Unternehmens wider. Im Folgenden finden Sie einen Leitfaden, wie Sie den Telefon-Knigge für Ihren Arbeitsplatz nutzen können.
1. die Grundlagen des Telefon-Knigge zu verstehen: Die Grundlagen der Telefonetikette sollten am Arbeitsplatz etabliert sein. Dazu gehört, dass Anrufe pünktlich entgegengenommen werden, dass klar und höflich gesprochen wird und dass alle Anrufe auf professionelle Weise bearbeitet werden. Außerdem sollten die Mitarbeiter während des Telefonierens kein Multitasking betreiben, da dies den Anrufern eine falsche Botschaft vermittelt.
2. Eine professionelle Begrüßung am Telefon einrichten: Eine professionelle Begrüßung am Telefon ist ein Muss am Arbeitsplatz. Dabei sollte man sich selbst und den Namen des Unternehmens vorstellen sowie eine kurze Beschreibung der Tätigkeit des Unternehmens geben. Achten Sie außerdem darauf, dass die Begrüßung am Telefon stets professionell und höflich ist.
3. Ablenkungen während des Telefongesprächs vermeiden: Es ist wichtig, Ablenkungen während des Telefongesprächs zu vermeiden, z. B. Fernsehen, Surfen im Internet oder persönliche Gespräche. Dies vermittelt dem Anrufer eine falsche Botschaft und kann auch zu Verwirrung führen.
4. klare und prägnante Sprache verwenden: Bei Telefongesprächen ist es wichtig, eine klare und präzise Sprache zu verwenden. Dies trägt dazu bei, dass die Nachricht auf professionelle Weise übermittelt wird. Außerdem ist es wichtig, eine angemessene Sprache zu verwenden, da dies die Marke und den Ruf des Unternehmens widerspiegelt.
5. Verzicht auf persönliche Unterhaltungen: Persönliche Gespräche sollten während des Telefongesprächs vermieden werden, da dies ablenkend wirken und zu Missverständnissen führen kann. Außerdem ist es wichtig, sich auf das Gespräch zu konzentrieren und keine Themen zu besprechen, die nichts mit dem Anruf zu tun haben.
6. Einen höflichen Ton bewahren: Es ist wichtig, bei Telefonaten einen höflichen Ton zu bewahren. Dies trägt dazu bei, dass das Gespräch professionell und respektvoll bleibt. Außerdem trägt eine höfliche Sprache dazu bei, dass das Gespräch positiver und ansprechender verläuft.
7. Notizen während des Telefongesprächs machen: Das Anfertigen von Notizen während eines Telefonats ist ein Muss am Arbeitsplatz. Dadurch wird sichergestellt, dass alle notwendigen Informationen aufgezeichnet werden und das Gespräch genau dokumentiert wird. Außerdem sollte man darauf achten, dass alle Notizen rechtzeitig gemacht werden.
8. Nachbereitung von Telefongesprächen: Die Nachbereitung von Telefongesprächen ist ein wichtiger Schritt im Prozess der Telefonetikette. Dazu gehört das Versenden eines Dankesschreibens oder einer E-Mail sowie die Bereitstellung zusätzlicher Informationen, die eventuell angefordert wurden. Außerdem wird durch die Nachbereitung sichergestellt, dass alle Fragen rechtzeitig geklärt werden.
9. Aus Fehlern lernen: Bei Telefongesprächen können Fehler passieren, und es ist wichtig, aus ihnen zu lernen. Dazu gehört, dass man versteht, warum der Fehler gemacht wurde und wie er in Zukunft vermieden werden kann. Außerdem ist es wichtig, die Verantwortung für Fehler zu übernehmen und dafür zu sorgen, dass sie in Zukunft nicht wiederholt werden.
Durch die Einhaltung dieser Benimmregeln für den Umgang mit dem Telefon am Arbeitsplatz können die Mitarbeiter sicherstellen, dass sie den Kunden ein Höchstmaß an Service bieten. Außerdem trägt es dazu bei, die Marke und den Ruf des Unternehmens in einem positiven Licht erscheinen zu lassen.
Es gibt sechs wichtige Regeln für die Handy-Etikette:
1. Achten Sie auf Ihre Umgebung und seien Sie respektvoll gegenüber anderen.
2. Halten Sie Ihre Gespräche kurz und auf den Punkt.
3. Vermeiden Sie es, Ihr Handy an Orten zu benutzen, an denen es störend oder respektlos wäre, wie z. B. in einem Kino oder während einer Besprechung.
4. Achten Sie darauf, nicht zu laut zu sprechen, wenn Sie Ihr Handy in der Öffentlichkeit benutzen.
5. Achten Sie auf den Verbrauch Ihres Akkus und vermeiden Sie es, Ihr Mobiltelefon zu benutzen, wenn es nicht unbedingt notwendig ist.
6. Seien Sie rücksichtsvoll, wenn Sie Ihr Handy an öffentlichen Plätzen benutzen und verzichten Sie darauf, es in Bereichen zu benutzen, in denen es als unhöflich oder störend empfunden würde.
Die wichtigsten Regeln der Telefonetikette lauten wie folgt:
1. Gehen Sie pünktlich und höflich ans Telefon.
2. Sprechen Sie deutlich und langsam.
3. verwenden Sie eine korrekte Grammatik und vermeiden Sie Slang.
4. Seien Sie immer professionell.
5. Vermeiden Sie es, den Anrufer für längere Zeit in der Warteschleife zu halten.
6. Wenn Sie einen Anruf weiterleiten müssen, tun Sie dies höflich und erklären Sie, warum die Weiterleitung notwendig ist.
7. Nehmen Sie Nachrichten genau auf und leiten Sie sie unverzüglich an den vorgesehenen Empfänger weiter.
8. Wenn Sie einen Anruf beenden, tun Sie dies höflich.
Bei der Einhaltung der Telefonetikette sind vier wichtige Punkte zu beachten, die oft als die „4 E’s“ bezeichnet werden:
Erwartung – Seien Sie sich der Erwartungen Ihres Gesprächspartners bewusst. Wenn Sie zum Beispiel mit einem Kunden sprechen, wird dieser wahrscheinlich ein höheres Maß an Professionalität erwarten als wenn Sie mit einem Freund sprechen.
Etikette – Beachten Sie die grundlegenden Regeln der Etikette, wie z. B. deutlich und langsam zu sprechen, nicht zu unterbrechen und Bitte und Danke zu sagen.
Einfühlungsvermögen – Versuchen Sie, sich in die Lage der anderen Person zu versetzen und zu verstehen, wie sie sich fühlt. Dies kann Ihnen helfen, den Ton und die Herangehensweise an das Gespräch besser einzuschätzen.
Enthusiasmus – seien Sie in Ihrem Gespräch enthusiastisch. Das bedeutet nicht, dass Sie übermäßig begeistert sein müssen, aber ein positives und freundliches Auftreten kann einen guten Eindruck hinterlassen.