Das Verfassen einer erfolgreichen Antwort auf eine Ausschreibung (RFP) beginnt mit dem Verständnis des Prozesses. Es ist wichtig zu wissen, wer die Beteiligten sind, wie der Zeitplan des Prozesses aussieht und was von Ihnen erwartet wird.
Um eine wirksame Antwort auf eine Ausschreibung für Werbung zu verfassen, müssen Sie alle notwendigen Informationen sammeln. Dazu gehört es, die Zielgruppe zu recherchieren, sich über die Ziele des Projekts zu informieren und sich mit aktuellen Kampagnen vertraut zu machen.
Sobald Sie die erforderlichen Informationen gesammelt haben, müssen Sie die Anforderungen der Ausschreibung analysieren. Dazu gehört, dass Sie feststellen, welche Dienstleistungen erforderlich sind, wie hoch das Budget für das Projekt ist und wie lange es dauern wird, bis es abgeschlossen ist.
Nachdem Sie die Anforderungen verstanden haben, müssen Sie Ihren Ansatz festlegen. Überlegen Sie, wie Sie die verschiedenen Kanäle nutzen wollen, um das Zielpublikum zu erreichen, und wie Sie den Erfolg messen wollen.
Sobald Sie ein klares Verständnis des Projekts und Ihres Ansatzes haben, können Sie damit beginnen, einen Vorschlag zu erstellen. Dieser sollte einen detaillierten Aktionsplan, einen Zeitplan und ein Budget enthalten.
Eine wichtige Komponente bei der Beantwortung einer Ausschreibung ist die Aufstellung eines Zeitplans. Überlegen Sie sich die notwendigen Schritte und legen Sie fest, wie lange jeder einzelne dauern sollte. Dies wird Ihnen helfen, einen realistischen Zeitplan für das Projekt zu erstellen.
Bei der Präsentation Ihres Vorschlags ist es wichtig, dass Sie sich klar und präzise ausdrücken. Erläutern Sie ausführlich Ihre Vorgehensweise, den Zeitplan und das Budget. Fügen Sie unbedingt alle zusätzlichen Informationen hinzu, die für den Vorschlag relevant sein könnten.
Nachdem Sie Ihren Vorschlag vorgelegt haben, müssen Sie möglicherweise den Verhandlungsprozess steuern. Dazu kann es gehören, Änderungen des Budgets oder des Zeitplans sowie andere Ergänzungen zu besprechen.
Der letzte Schritt bei der Beantwortung einer Ausschreibung ist der Abschluss des Geschäfts. Achten Sie darauf, die Einzelheiten der Vereinbarung zu überprüfen und alle noch offenen Fragen oder Bedenken zu klären. Sobald beide Parteien den Bedingungen zugestimmt haben, kann der Vertrag abgeschlossen werden.
Um eine E-Mail-Antwort auf eine Ausschreibung zu verfassen, müssen Sie die folgenden Informationen enthalten:
1. einen Überblick über die Werbe- und Marketingmöglichkeiten Ihres Unternehmens
2. Eine Beschreibung des Werbe- und Marketingansatzes Ihres Unternehmens
3. Eine Liste der bisherigen Kunden und Kampagnen Ihres Unternehmens
4. Ein Portfolio der Arbeit Ihres Unternehmens
5. Die Preise und Gebühren Ihres Unternehmens
6. Die Kontaktdaten Ihres Unternehmens
Ein RFP (Request for Proposal) ist ein Dokument, das Werbeagenturen verwenden, um Angebote von potenziellen Anbietern einzuholen. Sie umreißt den Umfang der durchzuführenden Arbeiten, das Budget und den Zeitplan für das Projekt. Das Ausschreibungsverfahren dient dazu, die Agentur auszuwählen, die die Anforderungen des Auftraggebers am besten erfüllen kann.
Wenn Sie auf eine Ausschreibung antworten, sollten Sie nicht:
1. irrelevante Informationen einbeziehen
2. eine allgemeine Antwort geben
3. nicht auf die spezifischen Bedürfnisse des Kunden eingehen
4. die Frist versäumen
5. die Bewertungskriterien ignorieren
6. Vergessen Sie, Ihren Vorschlag Korrektur zu lesen
Angenommen, Sie fragen sich, wie Sie auf eine Anfrage für ein Werbe- oder Marketingbeispiel antworten sollen, dann finden Sie hier ein paar Tipps:
1. Bleiben Sie sachbezogen. Vergewissern Sie sich, dass das Beispiel, das Sie vorlegen, für die Person oder das Unternehmen, die/der die Anfrage gestellt hat, relevant ist.
2. Seien Sie spezifisch. Geben Sie nicht nur einen allgemeinen Überblick über Ihre Arbeit – seien Sie konkret und geben Sie Details an, die der Person helfen zu verstehen, was Sie tun und wie Sie es tun.
3. machen Sie es interessant. Ihr Beispiel sollte interessant und fesselnd sein, so dass die Person, die es angefordert hat, mehr über Ihre Arbeit erfahren möchte.
4. machen Sie es einfach zu verstehen. Vermeiden Sie die Verwendung von Fachjargon oder branchenspezifischer Sprache, mit der die Person möglicherweise nicht vertraut ist.
5. Bleiben Sie dran. Nachdem Sie Ihr Beispiel vorgestellt haben, fragen Sie die Person, ob sie noch Fragen hat oder mehr über Ihre Arbeit erfahren möchte.
Wenn Sie auf ein Angebot antworten, sollten Sie klar, präzise und professionell sein. Bedanken Sie sich bei der Person, die sich die Zeit genommen und die Mühe gemacht hat, das Angebot zusammenzustellen, und lassen Sie sie wissen, dass Sie es sorgfältig geprüft haben. Wenn Sie Fragen oder Bedenken haben, sprechen Sie diese direkt an. Wenn Sie den Vorschlag annehmen, sagen Sie das deutlich und bedanken Sie sich noch einmal bei der Person. Wenn Sie den Vorschlag ablehnen, tun Sie dies höflich und erklären Sie Ihre Gründe. Danken Sie der Person für ihre Zeit und Mühe, unabhängig von Ihrer Entscheidung.