Als Selbständiger ist es unerlässlich, genaue und detaillierte Steuerunterlagen zu führen, um sicherzustellen, dass Sie die Vorschriften der Steuerbehörde (Internal Revenue Service, IRS) einhalten. Wenn Sie wissen, welche Unterlagen Sie aufbewahren müssen, wie lange Sie sie aufbewahren müssen und wie Sie sie organisieren müssen, können Sie den Überblick über Ihre Steuern behalten und sicherstellen, dass Ihnen keine Abzüge entgehen, auf die Sie möglicherweise Anspruch haben.
Zu den Steuerunterlagen gehören alle Dokumente und Belege, die sich auf Ihre Einnahmen und Ausgaben beziehen. Dazu gehören Rechnungen, Kontoauszüge, Kreditkartenabrechnungen, Hypothekenabrechnungen und Versicherungsunterlagen. Sie werden zur Berechnung Ihres Einkommens, zur Geltendmachung von Abzügen und zur Berechnung der von Ihnen geschuldeten Steuern verwendet.
Das Finanzamt empfiehlt, Steuerunterlagen mindestens drei Jahre lang aufzubewahren, gerechnet ab dem Fälligkeitsdatum der Steuererklärung oder dem Datum, an dem die Steuererklärung eingereicht wurde, je nachdem, was später eintritt. Je nach Art des Einkommens oder der geltend gemachten Abzüge kann es jedoch erforderlich sein, die Unterlagen länger als drei Jahre aufzubewahren.
Die Organisation Ihrer Steuerunterlagen ist wichtig, um sicherzustellen, dass Sie schnell und einfach auf die benötigten Informationen zugreifen können. Sie sollten ein für Sie geeignetes Ablagesystem erstellen und die Unterlagen an einem sicheren Ort aufbewahren. Sie sollten auch in Erwägung ziehen, digitale Kopien Ihrer wichtigen Dokumente zu erstellen und regelmäßig Sicherungskopien davon anzulegen.
Zu den Aufzeichnungen über Geschäftsausgaben gehören alle Quittungen, Rechnungen oder andere Dokumente, aus denen der Betrag und der Zweck einer Ausgabe hervorgehen. Dazu gehören Kosten für Materialien, Vorräte, Werkzeuge, Ausrüstung und Reisekosten.
Zu den Einkommensunterlagen gehören alle Dokumente, die sich auf Ihr Einkommen beziehen, wie z. B. Rechnungen, Kontoauszüge und 1099-Formulare. Diese Unterlagen sollten das Datum, den Betrag und die Quelle des Einkommens enthalten.
Wenn Sie selbständig sind, sollten Sie Aufzeichnungen über alle Beiträge aufbewahren, die Sie in ein Rentenkonto eingezahlt haben, z. B. in eine Solo 401(k) oder SEP IRA. Dazu gehören alle Dokumente, aus denen die Höhe des Beitrags, das Datum des Beitrags und die Kontonummer hervorgehen.
Wenn Sie einen Teil Ihrer Wohnung für geschäftliche Zwecke nutzen, haben Sie möglicherweise Anspruch auf einen Abzug für das häusliche Arbeitszimmer. Um diesen Abzug geltend machen zu können, müssen Sie Aufzeichnungen über Ihre Ausgaben für das häusliche Arbeitszimmer aufbewahren, z. B. Rechnungen für Versorgungsleistungen, Quittungen für Baumaßnahmen und Versicherungsprämien.
Wenn Sie selbständig sind, können Sie die Kosten für Ihre Krankenversicherungsprämien möglicherweise von der Steuer absetzen. Zu diesem Zweck müssen Sie Aufzeichnungen über die Höhe der gezahlten Prämien und das Datum der Zahlungen führen.
Wenn die Steuerunterlagen nicht mehr benötigt werden, sollten Sie sie auf sichere Weise schreddern oder vernichten. Auf diese Weise schützen Sie Ihre persönlichen und finanziellen Daten und verhindern, dass sie in die Hände von Identitätsdieben gelangen.
Die Aufbewahrung von Steuerunterlagen ist ein wesentlicher Bestandteil der Selbstständigkeit. Wenn Sie wissen, welche Unterlagen Sie aufbewahren müssen, wie lange Sie sie aufbewahren müssen und wie Sie sie organisieren müssen, können Sie die Vorschriften des Finanzamts einhalten und Ihre Abzüge maximieren.
Beschäftigungsunterlagen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Dazu gehören Unterlagen wie Stellenbeschreibungen, Stellenausschreibungen, Lebensläufe, Bewerbungen, Referenzprüfungen, Leistungsbeurteilungen und Aufzeichnungen über etwaige Disziplinarmaßnahmen.
Die 6-Jahres-Regel des IRS schränkt die Möglichkeiten des IRS ein, einen Steuerzahler zu prüfen. Nach dieser Regel hat der IRS sechs Jahre ab dem Datum der Einreichung der Steuererklärung Zeit, den Steuerzahler zu prüfen. Wenn der IRS den Steuerzahler innerhalb dieses Zeitraums nicht prüft, wird davon ausgegangen, dass der Steuerzahler die Steuergesetze einhält, und der IRS kann den Steuerzahler nicht prüfen.
Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung, Kontoauszüge 7 Jahre lang aufzubewahren, aber Ihre Bank kann verlangen, dass Sie sie für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Erkundigen Sie sich bei Ihrer Bank, wie lange Sie Ihre Kontoauszüge aufbewahren sollten.
Es gibt einige verschiedene Arten von Unterlagen, die 7 Jahre lang aufbewahrt werden sollten:
1. arbeitsrechtliche Unterlagen – Dazu gehören z. B. Stellenbeschreibungen, Leistungsbeurteilungen, Vergütungsunterlagen und Aufzeichnungen über etwaige Disziplinarmaßnahmen.
2. Schulungsunterlagen – Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeiter in irgendeiner Form schult, sollten die Unterlagen darüber, wer die Schulung wann absolviert hat, sieben Jahre lang aufbewahrt werden.
3. leistungsbezogene Aufzeichnungen – Dies würde Dinge wie Krankenversicherungsaufzeichnungen, 401k-Aufzeichnungen und alle anderen Leistungen, die Ihr Unternehmen anbietet, umfassen.
4. Lohn- und Gehaltsabrechnungen – Lohn- und Gehaltsabrechnungen sollten 7 Jahre lang aufbewahrt werden, für den Fall, dass Fragen oder Probleme bezüglich der Vergütung eines Mitarbeiters auftauchen.
5. Steuerunterlagen – Schließlich sollten alle Steuerunterlagen 7 Jahre lang aufbewahrt werden. Dies ist sowohl für das Unternehmen als auch für die Arbeitnehmer wichtig, falls Fragen oder Probleme in Bezug auf gezahlte oder geschuldete Steuern auftauchen.