Excel ist ein leistungsstarkes Programm mit einer Vielzahl von Funktionen, einschließlich der Möglichkeit, E-Mail-Zusammenführungen zu erstellen. E-Mail-Zusammenfassungen sind eine großartige Möglichkeit, große Mengen an personalisierten Nachrichten in kurzer Zeit zu versenden. In diesem Artikel werden wir die Grundlagen für E-Mail-Serienbriefe mit Excel behandeln, einschließlich der Einrichtung einer Excel-Tabelle, der Erstellung einer Empfängerliste, dem Hinzufügen von Platzhalterfeldern, dem Einfügen von Seriennummern, dem Testen Ihrer Nachricht und vielem mehr.
Der erste Schritt bei der E-Mail-Zusammenführung mit Excel besteht darin, eine Excel-Tabelle einzurichten. Dieses Arbeitsblatt sollte alle Empfängerinformationen für den E-Mail-Zusammenschluss enthalten, z. B. Namen, E-Mail-Adressen und alle anderen erforderlichen Daten. Achten Sie darauf, zwischen den einzelnen Spalten ein paar leere Zellen zu lassen, damit Sie die benötigten Daten später leichter finden können.
Sobald Sie Ihr Arbeitsblatt eingerichtet haben, müssen Sie als Nächstes eine Empfängerliste erstellen. Diese Liste sollte die Namen und E-Mail-Adressen aller Personen enthalten, denen Sie Ihre Nachricht schicken wollen. Sie können diese Informationen entweder manuell eingeben oder sie aus einem Dokument oder einer Datei kopieren und einfügen.
Sobald Sie Ihre Empfängerliste erstellt haben, können Sie damit beginnen, Platzhalterfelder zu Ihrer Nachricht hinzuzufügen. Platzhalterfelder werden verwendet, um personalisierte Informationen in jede Nachricht einzufügen. Sie können zum Beispiel ein Platzhalterfeld für den Namen oder die E-Mail-Adresse eines Empfängers oder andere relevante Informationen hinzufügen.
Nachdem Sie alle Platzhalterfelder in Ihre Nachricht eingefügt haben, ist der nächste Schritt das Einfügen der Platzhaltercodes in Ihre Nachricht. Mit Hilfe von Platzhaltercodes werden die Platzhalterfelder in Ihrer Nachricht mit den entsprechenden Daten in Ihrer Kalkulationstabelle verknüpft. So können Sie automatisch die richtigen Informationen in jede Nachricht einfügen.
Sobald Sie alle Seriendruckcodes in Ihre Nachricht eingefügt haben, ist es wichtig, den E-Mail-Seriendruck zu testen, um sicherzustellen, dass alles korrekt funktioniert. Senden Sie dazu eine Test-E-Mail an einige Empfänger und überprüfen Sie, ob die Informationen korrekt eingefügt werden.
Wenn Sie Probleme mit Ihrem E-Mail-Sammelvorgang haben, gibt es einige Möglichkeiten, das Problem zu beheben. Vergewissern Sie sich zunächst, dass alle Ihre Seriendruckcodes korrekt mit den entsprechenden Daten in Ihrer Kalkulationstabelle verknüpft sind. Sie können auch überprüfen, ob Ihre Platzhalterfelder richtig formatiert sind.
Wenn Sie Ihren E-Mail-Seriendruck nicht mit Excel erstellen möchten, können Sie ein Tool eines Drittanbieters in Betracht ziehen. Es gibt eine Vielzahl verschiedener Tools, und viele von ihnen bieten eine Vielzahl von Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten.
Wenn Sie Ihre Sammel-E-Mail getestet haben und alles richtig funktioniert, ist der letzte Schritt das Versenden Ihrer Sammel-E-Mail. Vergewissern Sie sich, dass alle Empfängerinformationen korrekt sind und dass Ihre Nachricht richtig formatiert ist. Sie können auch ein Tool eines Drittanbieters verwenden, um den Versand Ihrer E-Mails zu verwalten.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, sollten Sie in der Lage sein, einen E-Mail-Serienbrief mit Excel zu erstellen und zu versenden. E-Mail-Serienbriefe sind eine großartige Möglichkeit, schnell und einfach große Mengen an personalisierten Nachrichten zu versenden, und mit ein wenig Übung sollten Sie sie in kürzester Zeit beherrschen.
Bevor Sie einen Seriendruck in Outlook von Excel aus durchführen können, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Daten in Excel korrekt eingerichtet sind. Jede Spalte in Ihrer Excel-Tabelle sollte einem Feld in Ihrer Outlook-Kontaktliste entsprechen. Wenn Sie beispielsweise den Vor- und Nachnamen jedes Empfängers in Ihren Seriendruck aufnehmen möchten, müssen Sie diese Spalten in Ihrer Excel-Tabelle einrichten.
Sobald Ihre Daten korrekt eingerichtet sind, öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf die Registerkarte „Kontakte“. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Extras“ und wählen Sie „Seriendruck“. Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie in diesem Fenster „Vorhandene Liste verwenden“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Durchsuchen“. Suchen Sie Ihr Excel-Tabellenblatt und klicken Sie auf „Öffnen“.
Outlook wird nun Ihre Daten importieren. Sie können dann das Seriendruck-Tool verwenden, um Ihre Nachricht zu erstellen und sie an Ihre Empfänger zu senden.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Massen-E-Mail aus einer Excel-Tabelle zu versenden, aber die gängigste Methode ist der Seriendruck. Dazu müssen Sie zunächst eine Liste von E-Mail-Adressen in Ihrem Arbeitsblatt erstellen, wobei jede Adresse in einer eigenen Zelle steht. Öffnen Sie dann eine neue E-Mail in Ihrem bevorzugten E-Mail-Programm und erstellen Sie eine neue Nachricht. Um die Liste der Adressen in die Nachricht einzufügen, klicken Sie auf die Registerkarte „Einfügen“ und dann auf „Seriendruckfelder“. Von dort aus können Sie die Spalte mit den E-Mail-Adressen in Ihrem Arbeitsblatt auswählen und in die Nachricht einfügen. Danach können Sie Ihre Nachricht eingeben und auf „Senden“ klicken.