Der erste Schritt zur erfolgreichen Verwaltung Ihrer Personalunterlagen ist die Einrichtung eines Ablagesystems. Dazu gehört auch die Entscheidung über die Art des Ablagesystems, das Sie verwenden möchten, sowie über die Art der Beschriftung, der Regale und anderer Organisationsmethoden, die Sie einsetzen möchten.
Der nächste Schritt ist die Erstellung und Umsetzung einer Richtlinie für die Aufbewahrung von Dokumenten. Darin sollte festgelegt werden, welche Arten von Dokumenten aufbewahrt werden müssen, wie lange sie aufbewahrt werden müssen und wann sie vernichtet werden sollen. Es ist wichtig, sich über die sich ändernden Gesetze und Vorschriften zur Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten auf dem Laufenden zu halten.
Im heutigen digitalen Zeitalter entscheiden sich viele Personalverantwortliche für digitale Speicherlösungen wie Cloud-basierte Speicher- und Dokumentenmanagementsysteme. Dies kann eine gute Möglichkeit sein, Dokumente sicher zu speichern und den Mitarbeitern einen einfachen Zugriff zu ermöglichen.
Um sicherzustellen, dass alle Dokumente ordnungsgemäß aufbewahrt und gesichert werden, ist die Einrichtung eines Prüfungsprozesses unerlässlich. Dabei sollte regelmäßig überprüft werden, ob die Dokumente veraltet sind und vernichtet werden müssen, und es sollte sichergestellt werden, dass die Dokumente ordnungsgemäß beschriftet und abgeheftet sind.
Es ist auch wichtig, verschiedene Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, um Ihre HR-Dokumente zu schützen. Dazu gehören sichere Passwörter, Verschlüsselung und andere Sicherheitsprotokolle, um die Dokumente sicher aufzubewahren und zu schützen.
Es ist auch wichtig, dass alle Mitarbeiter im Umgang mit dem Ablagesystem geschult werden. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass die Dokumente ordnungsgemäß abgelegt werden und das Ablagesystem korrekt und effizient genutzt wird.
Es muss sichergestellt werden, dass das Ablagesystem für alle Mitarbeiter zugänglich ist. Dazu kann die Bereitstellung eines Fernzugriffs für Mitarbeiter gehören, die von zu Hause aus arbeiten, sowie die Sicherstellung, dass die Dokumente ordnungsgemäß beschriftet und leicht zu finden sind.
Schließlich ist es für Personalleiter auch wichtig, ein Berichterstattungssystem einzurichten. Dieses kann helfen, das Ablagesystem zu verfolgen und zu überwachen sowie Probleme oder verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln.
Bei der Aktenverwaltung in der Personalabteilung geht es um die Organisation und Speicherung von Mitarbeiterunterlagen. Dazu gehören Dateien zur Gehaltsabrechnung, zu Sozialleistungen, zur Leistung und vieles mehr. Personalverantwortliche verwenden Dateimanagementsysteme, um den Überblick über die Mitarbeiterunterlagen zu behalten und sicherzustellen, dass sie bei Bedarf zugänglich sind.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Personalakten zu speichern. Eine Möglichkeit ist die Verwendung eines elektronischen Ablagesystems. Dabei kann es sich entweder um ein Cloud-basiertes System oder um ein System vor Ort handeln. Eine andere Möglichkeit ist die Verwendung eines physischen Ablagesystems, z. B. eines Aktenschranks. Wenn Sie sich für ein physisches Ablagesystem entscheiden, sollten Sie darauf achten, dass die Dateien eindeutig beschriftet und geordnet sind.
Die 5 grundlegenden Ablagesysteme sind:
1. alphabetisch
2. Numerisch
3. Geografisch
4. Thema/Kategorie
5. Chronologisch
Die fünf grundlegenden Ablageschritte sind:
1. Wählen Sie ein Ablagesystem.
2. Beschriften Sie alle Ihre Akten.
3. Sortieren Sie Ihre Akten in Kategorien.
4. Bewahren Sie Ihre Akten an einem sicheren Ort auf.
5. Halten Sie Ihre Akten in Ordnung.
Die vier HR-Systeme sind:
1. Entlohnung und Sozialleistungen
2. Mitarbeiterbeziehungen
3. Ausbildung und Entwicklung
4. Leistungsmanagement