Die Erstellung einer Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine großartige Möglichkeit, den Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess für Unternehmen jeder Größe zu rationalisieren. Damit können Sie an einem Ort Informationen über Ihre Mitarbeiter erfassen, Löhne und Sozialleistungen berechnen und Steuerabzüge dokumentieren. Bevor Sie jedoch beginnen, sind einige wichtige Schritte zu beachten.
1. Vorbereitung der Tabellenkalkulation für die Lohn- und Gehaltsdaten: Bevor Sie die Kalkulationstabelle mit Mitarbeiterdaten füllen, müssen Sie die Tabelle korrekt einrichten. Dazu gehört das Anlegen von Spalten und Zeilen für Lohnsätze, geleistete Arbeitsstunden, Steuern, Urlaubs- und Krankengeld sowie alle anderen Daten, die erfasst werden müssen.
2. die Eingabe von Mitarbeiterinformationen: Sobald die Tabelle eingerichtet ist, ist es an der Zeit, die Mitarbeiterdaten einzugeben. Dazu gehören Namen, Adressen, Sozialversicherungsnummern und alle anderen Informationen, die erfasst werden müssen.
3. die Berechnung von Löhnen und Leistungen: Nachdem die Mitarbeiterdaten in die Tabelle eingegeben wurden, können Sie mit der Berechnung der Löhne und Sozialleistungen beginnen. Dazu gehören Löhne, Überstunden, Prämien und alle anderen Vergütungen, auf die der Arbeitnehmer Anspruch hat.
4. den Überblick über die Steuerabzüge behalten: Bei der Berechnung von Löhnen und Leistungen ist es auch wichtig, den Überblick über die einbehaltenen Steuern zu behalten. Dazu gehören Bundes-, Landes- und andere Steuern, die von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter abgezogen werden müssen.
5. Organisieren und Aufbewahren der Gehaltsabrechnungen: Nachdem alle Lohn- und Gehaltsberechnungen durchgeführt wurden, ist es wichtig, die Unterlagen an einem sicheren Ort aufzubewahren. Dazu gehört auch, dass die Tabelle an einem Ort aufbewahrt wird, an dem sie für diejenigen, die sie einsehen müssen, leicht zugänglich ist.
6. Automatisierung von Abrechnungsaufgaben: Zur Rationalisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist es möglich, einige der anfallenden Aufgaben zu automatisieren. Dies kann die Automatisierung der Berechnung von Löhnen und Leistungen sowie die Einrichtung eines Systems zum Versand von Gehaltsschecks oder zur Einzahlung auf die Bankkonten der Mitarbeiter umfassen.
7. Erstellen und Versenden von Gehaltsabrechnungsberichten: Nachdem alle Aufgaben der Lohn- und Gehaltsabrechnung erledigt sind, ist es wichtig, Lohn- und Gehaltsabrechnungsberichte zu erstellen und zu versenden. Dazu gehört die Erstellung von Berichten, die detaillierte Informationen über den Abrechnungsprozess enthalten, z. B. Löhne, Steuern und Leistungen.
8. Rationalisierung des Gehaltsabrechnungsprozesses: Wenn alle Schritte abgeschlossen sind, ist es möglich, den Prozess der Gehaltsabrechnung noch weiter zu rationalisieren. Dies kann die Automatisierung von Aufgaben, die Einrichtung einer zentralen Datenbank für Gehaltsabrechnungsdaten und die Integration des Gehaltsabrechnungsprozesses mit anderen Systemen umfassen.
Die Erstellung eines Tabellenkalkulationsprogramms für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine gute Möglichkeit, den Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung einfacher und effizienter zu gestalten. Wenn Sie die folgenden Schritte befolgen, können Unternehmen sicherstellen, dass ihr Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess organisiert und rationalisiert ist.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Gehaltsabrechnungsplan in Excel zu erstellen. Eine Möglichkeit besteht darin, für jeden Mitarbeiter ein separates Arbeitsblatt zu erstellen und seinen Stundensatz, die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden und etwaige Überstunden aufzulisten. Anschließend können Sie mithilfe einer Formel den Gesamtlohn berechnen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, ein Arbeitsblatt mit den Daten aller Mitarbeiter zu erstellen und eine VLOOKUP-Formel zu verwenden, um den Stundensatz jedes Mitarbeiters nachzuschlagen und sein Gehalt zu berechnen.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie in Excel ein Zahlungsverzeichnis erstellen können. Eine Möglichkeit ist die Verwendung der integrierten Funktion „Zahlungsassistent“. Gehen Sie dazu in das Menü Datei und wählen Sie Neu. Wählen Sie dann Zahlungen aus der Liste der Vorlagen aus.
Eine andere Möglichkeit, ein Zahlungsformular zu erstellen, besteht darin, eine Vorlage zu verwenden. Es gibt eine Reihe von Zahlungsvorlagen, die online verfügbar sind. Um eine zu finden, suchen Sie einfach nach „Zahlungsvorlage“ in Ihrer bevorzugten Suchmaschine. Wenn Sie eine Vorlage gefunden haben, die Ihnen gefällt, laden Sie sie einfach herunter und öffnen Sie sie in Excel.
Sobald Sie Ihre Zahlungsvorlage in Excel geöffnet haben, können Sie mit der Eingabe Ihrer Zahlungsinformationen beginnen. In der Regel werden Sie Spalten für das Datum, den Zahlungsempfänger, den Betrag und eine Beschreibung einfügen wollen. Sie können bei Bedarf auch weitere Spalten hinzufügen. Wenn Sie fertig sind, speichern Sie einfach Ihr Blatt, und schon sind Sie fertig!
Schritt 1: Sammeln Sie die Mitarbeiterinformationen.
Um die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erstellen, müssen Sie einige grundlegende Informationen von Ihren Mitarbeitern erfassen. Dazu gehören deren:
Name
Sozialversicherungsnummer
Adresse
Geburtsdatum
Sie müssen auch wissen, wie viele Stunden sie gearbeitet haben und wie hoch ihr Stundenlohn ist.
Schritt 2: Berechnen Sie die Löhne der Arbeitnehmer.
Sobald Sie alle erforderlichen Informationen haben, können Sie mit der Berechnung der Löhne der Arbeitnehmer beginnen. Multiplizieren Sie dazu einfach die Zahl der geleisteten Arbeitsstunden mit dem Stundenlohn. Wenn ein Angestellter beispielsweise 40 Stunden gearbeitet hat und sein Stundenlohn 10 Dollar beträgt, würde sein Lohn 400 Dollar betragen.
Schritt 3: Steuern und andere Abzüge einbehalten.
Nach der Berechnung des Lohns müssen Sie Steuern und andere Abzüge einbehalten. Die Höhe der einzubehaltenden Steuern hängt von der Steuerklasse des Arbeitnehmers ab. Andere übliche Abzüge sind Krankenversicherung, 401(k)-Beiträge und Gewerkschaftsbeiträge.
Schritt 4: Ausstellen von Gehaltsschecks oder direkten Einzahlungen.
Sobald Sie die Löhne Ihrer Mitarbeiter berechnet und die erforderlichen Steuern und Abzüge einbehalten haben, können Sie Gehaltsschecks ausstellen oder direkte Einzahlungen vornehmen. Wenn Sie Gehaltsschecks ausstellen, müssen Sie diese unterschreiben und den Namen, die Adresse und die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters angeben. Wenn Sie direkte Einzahlungen anbieten, müssen Sie dem Arbeitnehmer einen entwerteten Scheck vorlegen, damit Sie die Einzahlung einrichten können.
Schritt 5: Führen Sie genaue Aufzeichnungen.
Es ist wichtig, genaue Aufzeichnungen über alle Mitarbeiterinformationen und Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu führen. Dies hilft Ihnen, die staatlichen und bundesstaatlichen Gesetze einzuhalten und Strafen zu vermeiden.