Kurz- und Überbuchungen in der Buchhaltung beziehen sich auf Fehler, die auftreten, wenn eine Journalbuchung falsch erfasst wird. Fehlbuchungen treten auf, wenn die Journalbuchung für den falschen Betrag erfasst wird, und Überbuchungen treten auf, wenn die Journalbuchung für mehr als den richtigen Betrag erfasst wird.
Kurz- und Überbuchungen können bei jeder Art von Journalbuchung auftreten, einschließlich Soll- und Habenbuchungen. Sie können auch als dauerhaft oder vorübergehend klassifiziert werden. Permanente Buchungen sind solche, die nicht ohne manuellen Eingriff korrigiert werden können, während temporäre Buchungen automatisch korrigiert werden können.
Ein gängiges Beispiel für eine Unterbuchung ist die Verbuchung einer Lastschrift mit einem falschen Betrag. Dies kann zu einem falschen Saldo auf der Sollseite der Journalbuchung führen. Ein Beispiel für eine Überbuchung ist, wenn eine Belastung mit einem höheren als dem korrekten Betrag verbucht wird. Dies kann zu einem falschen Saldo auf der Habenseite der Journalbuchung führen.
Kurz- und Überbuchungen können durch eine Vielzahl von Faktoren verursacht werden, am häufigsten jedoch durch menschliches Versagen. Die häufigste Ursache ist jedoch menschliches Versagen. So kann es vorkommen, dass jemand bei einer Journalbuchung einen falschen Betrag eingibt oder die Zahlen auf einem Beleg falsch liest. Kurz- und Mehrbuchungen können auch durch Systemfehler verursacht werden, z. B. wenn ein Computerprogramm eine Journalbuchung falsch erfasst.
Wenn eine Fehl- oder Überbuchung entdeckt wird, muss sie in den Büchern des Unternehmens verbucht werden. Dies kann durch eine Korrektur der Buchung und eine gegenläufige Journalbuchung zur Anpassung der Konten geschehen.
Kurz- und Mehrbuchungen müssen in den Büchern des Unternehmens dokumentiert werden. Diese Dokumentation sollte das Datum der Buchung, den Betrag der Buchung und die Gegenbuchung, falls eine vorgenommen wurde, enthalten. Diese Dokumentation ist wichtig für die Nachverfolgung und die Vermeidung von Fehlern in der Zukunft.
Wenn eine Unter- oder Überbuchung entdeckt wird, ist es wichtig, die Ursache des Fehlers zu untersuchen. Diese Untersuchung sollte eine Überprüfung der mit der Buchung verbundenen Dokumente und eine Analyse der Prozesse, die zu dem Fehler geführt haben, umfassen. Auf diese Weise kann ermittelt werden, wie sich ähnliche Fehler in Zukunft am besten vermeiden lassen.
Sobald die Ursache für eine Fehl- oder Überbuchung festgestellt wurde, sollten Schritte unternommen werden, um ähnliche Fehler in Zukunft zu vermeiden. Dazu könnte die Einführung strengerer Verfahren für die Erstellung von Journaleinträgen, die Verbesserung der Genauigkeit von Dokumenten oder die Einführung automatisierter Prozesse gehören. Durch diese Maßnahmen können Unternehmen die Wahrscheinlichkeit von Fehl- und Überbuchungen in der Zukunft verringern.
Unter- und Überdeckung ist ein Begriff, der die Differenz zwischen dem Bargeldbestand eines Unternehmens und dem Betrag, den es haben sollte, beschreibt. Das beste Beispiel hierfür wäre, wenn ein Unternehmen über 100 $ an Barmitteln verfügt, seine Aufzeichnungen aber zeigen, dass es 200 $ haben sollte. In diesem Fall würde man sagen, dass dem Unternehmen 100 $ an Barmitteln fehlen.
Wenn Sie QuickBooks verwenden, können Sie Bargeldüberschüsse und -unterdeckungen wie folgt erfassen:
1. gehen Sie zum Menü Unternehmen und wählen Sie Allgemeine Journalbuchungen vornehmen.
2. wählen Sie in der ersten Zeile der Journalbuchung das Konto „Forderungen“ aus.
3. Wählen Sie in der zweiten Zeile der Journalbuchung das Konto „Bargeld“ aus.
4. Geben Sie den Betrag der Über- oder Unterdeckung in der Spalte Soll oder Haben ein, je nachdem, ob es sich um eine Über- oder Unterdeckung handelt.
5. Klicken Sie auf Speichern & Schließen.
Von einem Fehlbetrag und einem Überschuss in der Buchhaltung spricht man, wenn der Geldbetrag, den ein Unternehmen schuldet, den Geldbetrag übersteigt, den das Unternehmen zur Verfügung hat. Dies kann aus verschiedenen Gründen geschehen, z. B. wenn ein Unternehmen mehr Ausgaben hat, als es sich leisten kann, oder wenn es Kredite aufgenommen hat, die es nicht zurückzahlen kann. In diesem Fall muss das Unternehmen möglicherweise Konkurs anmelden.
Der Überschuss wird berechnet, indem man die Gesamtzahl der verkauften Einheiten von der Zahl der zum Verkauf zugelassenen Einheiten abzieht.
In der Buchhaltung beziehen sich die Begriffe „Kassenfehlbetrag“ und „Kassenüberschuss“ auf zwei verschiedene Arten von Diskrepanzen, die zwischen dem vermeintlichen und dem tatsächlichen Bargeldbestand auftreten können. Ein „Kassensturz“ liegt vor, wenn weniger Barmittel vorhanden sind als erwartet, während ein „Kassenüberschuss“ vorliegt, wenn mehr Barmittel vorhanden sind als erwartet.