Das Kopieren von E-Mails in Outlook ist eine gute Möglichkeit, Zeit zu sparen, wenn Sie mehrere E-Mails mit demselben Inhalt versenden. Es ist einfach zu bewerkstelligen und kann für vielbeschäftigte Berufstätige eine große Zeitersparnis darstellen. In diesem Artikel sehen wir uns an, wie man E-Mails in Outlook kopiert und was man wissen muss, um loszulegen.
Das Erstellen einer E-Mail-Kopie in Outlook ist der erste Schritt zum Versenden mehrerer E-Mails mit demselben Inhalt. Öffnen Sie dazu die E-Mail, die Sie kopieren möchten, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Aktionen“, und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option „Kopie dieser Nachricht erstellen“. Dadurch wird eine Kopie der E-Mail erstellt, die Sie dann bearbeiten und versenden können.
Sobald Sie eine Kopie einer E-Mail erstellt haben, können Sie problemlos mehrere Kopien derselben E-Mail an verschiedene Empfänger senden. Öffnen Sie dazu die zu versendende E-Mail, wählen Sie das Feld „An“ und geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, an die Sie die E-Mail senden möchten. Nachdem Sie alle E-Mail-Adressen hinzugefügt haben, klicken Sie auf „Senden“ und Sie senden mehrere Kopien derselben E-Mail an die verschiedenen Empfänger.
Wenn Sie Änderungen an mehreren Kopien derselben E-Mail vornehmen müssen, können Sie dies problemlos in Outlook tun. Um mehrere Kopien der gleichen E-Mail zu bearbeiten, öffnen Sie die E-Mail und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktionen“ und wählen Sie „Alle Kopien speichern“. Dadurch werden Ihre Änderungen in allen Kopien der E-Mail gespeichert.
Wenn Sie einen Anhang zu mehreren Kopien derselben E-Mail hinzufügen möchten, können Sie dies in Outlook tun. Um eine Anlage zu mehreren Kopien derselben E-Mail hinzuzufügen, öffnen Sie die E-Mail, wählen Sie die Schaltfläche „Anhängen“, wählen Sie die Datei, die Sie anhängen möchten, und klicken Sie auf „Anhängen“. Dadurch wird die Datei an alle Kopien der E-Mail angehängt.
Wenn Sie mehrere Kopien derselben E-Mail verschieben müssen, können Sie dies in Outlook tun. Um mehrere Kopien derselben E-Mail zu verschieben, öffnen Sie die E-Mail, wählen Sie die Schaltfläche „Verschieben“, wählen Sie den Ordner, in den Sie die E-Mails verschieben möchten, und klicken Sie auf „Verschieben“. Dadurch werden alle Kopien der E-Mail in den ausgewählten Ordner verschoben.
Wenn Sie mehrere Kopien derselben E-Mail löschen müssen, können Sie dies in Outlook tun. Um mehrere Kopien der gleichen E-Mail zu löschen, öffnen Sie die E-Mail, wählen Sie die Schaltfläche „Löschen“ und klicken Sie auf „Löschen“. Dadurch werden alle Kopien der E-Mail gelöscht.
Wenn Sie nach mehreren Kopien derselben E-Mail suchen müssen, können Sie dies in Outlook tun. Um nach mehreren Kopien derselben E-Mail zu suchen, öffnen Sie die E-Mail, geben Sie den Suchbegriff in das Feld „Suchen“ ein, und klicken Sie auf „Suchen“. Es wird nach allen Kopien der E-Mail gesucht, die den Suchbegriff enthalten.
Das Kopieren und Versenden mehrerer E-Mails in Outlook ist eine gute Möglichkeit, Zeit und Mühe zu sparen. Mit nur wenigen einfachen Schritten können Sie problemlos mehrere Kopien derselben E-Mail erstellen, senden, bearbeiten, anhängen, verschieben, löschen und nach ihnen suchen. Wenn Sie also das nächste Mal mehrere E-Mails mit demselben Inhalt versenden müssen, sollten Sie Outlook verwenden, um den Vorgang zu vereinfachen.
Es gibt einige mögliche Gründe dafür, dass Sie mehrere Kopien derselben E-Mail erhalten:
1. der Absender hat Ihre E-Mail-Adresse mehrfach in seinem Adressbuch gespeichert – Dies ist der häufigste Grund für den Erhalt doppelter E-Mails. Der Absender hat Ihre E-Mail-Adresse einfach mehr als einmal in seinem Adressbuch oder seiner Kontaktliste gespeichert.
2. Sie sind mehr als einmal bei derselben E-Mail-Liste angemeldet – Dies kann passieren, wenn Sie sich versehentlich mehr als einmal bei einer E-Mail-Liste anmelden oder wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen haben und eine davon versehentlich bei einer Liste anmelden.
3. die E-Mail wird mehrfach an Sie weitergeleitet – Dies ist am wahrscheinlichsten, wenn Sie auf einer Verteilerliste für die Arbeit sind oder wenn Sie Teil einer Gruppe sind, die etwas per E-Mail bespricht, und jemand leitet den E-Mail-Thread mehrfach an Sie weiter.
4. Sie haben eine E-Mail-Regel eingerichtet, die zu Duplikaten führt – Dies ist ein weniger häufiger Grund, aber es ist möglich, dass Sie eine E-Mail-Regel in Ihrem E-Mail-Client eingerichtet haben, die zu Duplikaten führt. Sie könnten zum Beispiel eine Regel haben, die automatisch alle E-Mails von einem bestimmten Absender an eine andere E-Mail-Adresse weiterleitet, und diese E-Mail-Adresse könnte so eingerichtet sein, dass sie automatisch eine Kopie der E-Mail an Sie zurückschickt.
5. Es gibt ein Problem mit dem E-Mail-Server – Dies ist ein weniger häufiger Grund, aber es ist möglich, dass ein Problem mit dem E-Mail-Server vorliegt, das zu Duplikaten führt. Wenn der Server z. B. so eingestellt ist, dass er automatisch eine Kopie jeder E-Mail an einen Backup-Server sendet, kann es sein, dass Sie zwei Kopien von jeder E-Mail erhalten.
Wenn Sie mehrere Kopien derselben E-Mail erhalten, versuchen Sie am besten herauszufinden, welcher der oben genannten Gründe das Problem verursacht. Sobald Sie den Grund kennen, können Sie Schritte unternehmen, um das Problem zu beheben.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie E-Mails duplizieren können:
1. Verwenden Sie ein E-Mail-Automatisierungstool: Es gibt eine Reihe von E-Mail-Automatisierungstools, die Sie bei der Duplizierung von E-Mails unterstützen können. Diese Option ist am besten geeignet, wenn Sie regelmäßig eine große Anzahl von E-Mails versenden müssen.
2. Verwenden Sie eine Vorlage: Sie können eine Vorlage für Ihre E-Mail erstellen und diese dann einfach jedes Mal, wenn Sie eine neue E-Mail versenden müssen, duplizieren. Diese Option ist am besten geeignet, wenn Sie nur wenige E-Mails versenden müssen.
3. einen Seriendruck verwenden: Der Seriendruck ist ein Tool, mit dem Sie Massen-E-Mails versenden und gleichzeitig jede einzelne E-Mail personalisieren können. Diese Option eignet sich am besten, wenn Sie eine große Anzahl von E-Mails verschicken müssen, aber dennoch eine persönliche Note hinzufügen möchten.