Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, dass die W-2-Formulare korrekt und rechtzeitig an ihre Mitarbeiter verteilt werden. Um sicherzustellen, dass sie die Bundesvorschriften einhalten, sollten Arbeitgeber mit den folgenden wesentlichen Regeln für die Verteilung von W-2-Formularen vertraut sein.
1. das W-2-Formular zu verstehen: Das W-2-Formular ist ein Dokument, das von Arbeitgebern erstellt und an ihre Mitarbeiter ausgegeben wird, um Löhne, Gehälter und andere Einkünfte anzugeben. Es ist wichtig, dass die Arbeitgeber sicherstellen, dass sie die aktuellste Version des W-2-Formulars verwenden.
2. Wann und wie die W-2-Formulare zu verteilen sind: Arbeitgeber müssen die W-2-Formulare bis zum 31. Januar eines jeden Jahres an ihre Mitarbeiter verteilen. Die Formulare können elektronisch oder per Post verteilt werden, sofern der Arbeitgeber die Zustimmung des Arbeitnehmers hat.
3. genaue Aufzeichnungen führen: Arbeitgeber sollten genaue Aufzeichnungen über die Löhne und Gehälter führen, die sie im Laufe des Jahres an ihre Arbeitnehmer gezahlt haben. Dadurch wird sichergestellt, dass die Angaben auf dem W-2-Formular korrekt sind und das Formular ordnungsgemäß ausgefüllt wird.
Wer muss ein W-2-Formular erhalten: Arbeitgeber sind verpflichtet, jedem Arbeitnehmer, der im Laufe des Jahres mehr als 600 USD verdient hat, ein W-2-Formular auszustellen. Dies gilt für Vollzeit-, Teilzeit- und Saisonarbeitskräfte.
5. Vermeidung von Strafen bei verspäteter Verteilung: Arbeitgeber sollten darauf achten, dass die W-2-Formulare bis zum 31. Januar an ihre Mitarbeiter verteilt werden, um Strafen des Finanzamtes zu vermeiden.
6. Neuausstellung von W-2-Formularen: In Fällen, in denen ein Arbeitgeber einen Fehler auf einem W-2-Formular gemacht hat, ist er verpflichtet, das Formular mit den korrekten Angaben neu auszustellen.
7. Einreichung des W-2-Formulars bei der IRS: Die Arbeitgeber müssen das W-2-Formular auch bei der IRS einreichen. Die Frist für die Einreichung ist normalerweise der letzte Tag im Februar, kann aber von Jahr zu Jahr variieren.
8. Vorbereitungen für die Steuersaison: Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass sie auf die Steuersaison vorbereitet sind, indem sie alle erforderlichen Dokumente und Formulare, einschließlich der W-2-Formulare, von ihren Arbeitnehmern einholen.
9. Behebung häufiger Probleme: Bei der Ausstellung von W-2-Formularen können Arbeitgeber auf Probleme stoßen, z. B. falsche Angaben oder fehlende Mitarbeiter. Es ist wichtig, dass die Arbeitgeber diese Probleme schnell und genau beheben, um Strafen des Finanzamts zu vermeiden.
Durch das Verständnis und die Befolgung dieser wesentlichen Regeln für Arbeitgeber, die W-2-Formulare ausgeben, können Arbeitgeber sicherstellen, dass sie die Bundesvorschriften einhalten. So können sie Strafen vermeiden und sich auf die kommende Steuersaison vorbereiten.
Der Stichtag für die Aushändigung der W2 an die Arbeitnehmer ist der 31. Januar.
Ja, ein ehemaliger Arbeitgeber kann Probleme bekommen, wenn er keine W-2 verschickt. Der Arbeitgeber kann von der IRS mit Strafen und Geldbußen belegt werden.
Der erste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass Sie Ihr W-2-Formular ausgefüllt haben. Sie müssen Ihren Mitarbeitern ihre Sozialversicherungsnummer, ihre Arbeitgeberidentifikationsnummer und ihre Adresse mitteilen.
Als Nächstes müssen Sie Kopien des W-2-Formulars für jeden Ihrer Mitarbeiter ausdrucken. Achten Sie darauf, eine Kopie für Ihre Unterlagen aufzubewahren.
Schließlich müssen Sie die W-2-Formulare per Post an Ihre Mitarbeiter schicken. Sie können sie entweder persönlich überreichen oder per Post verschicken.
Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen kein W-2 aushändigt, sollten Sie sich an das Finanzamt wenden. Das Finanzamt kann Ihnen helfen, die W-2 zu erhalten, die Sie für Ihre Steuererklärung benötigen.
Nein, ein Arbeitgeber kann sich nicht weigern, ein W-2 per E-Mail zu versenden. Die IRS verlangt von den Arbeitgebern, dass sie ihren Arbeitnehmern bis spätestens 31. Januar eines jeden Jahres ein W-2-Formular aushändigen. Die Arbeitnehmer haben das Recht, ihr W-2-Formular elektronisch anzufordern, und die Arbeitgeber müssen diesem Wunsch nachkommen.