Fax-Anschreiben sind ein wichtiger Bestandteil der Geschäftskommunikation, und das Verständnis der damit verbundenen Etikette ist für eine erfolgreiche Kommunikation unerlässlich. In diesem Artikel werden die Grundlagen der guten Geschäftsetikette für Faxanschreiben erläutert, um sicherzustellen, dass Ihre Kommunikation professionell und effektiv ist.
Faxanschreiben sollten in demselben Format verfasst werden, das auch für andere Geschäftsbriefe verwendet wird. Dazu gehören eine professionelle Überschrift, die Adresse und Kontaktinformationen des Empfängers, eine Anrede, der Text des Schreibens, ein Schlusswort und Ihre Unterschrift. Mit diesem Format wird sichergestellt, dass Ihr Anschreiben ernst genommen wird.
Faxanschreiben sollten kurz und bündig sein. Unnötige Details oder langatmige Erklärungen sind nicht nötig. Beschränken Sie sich auf die wichtigsten Informationen und geben Sie klar an, was der Zweck des Faxes ist.
Es ist wichtig, beim Verfassen von Faxanschreiben eine professionelle Sprache zu verwenden. Vermeiden Sie Umgangssprache oder informelle Ausdrücke, da diese auf den Empfänger abschreckend wirken können. Achten Sie darauf, dass Ihre Sprache grammatikalisch korrekt und der Situation angemessen ist.
Fügen Sie Ihre Kontaktinformationen in den Text des Faxanschreibens ein. So kann sich der Empfänger bei Bedarf leicht mit Ihnen in Verbindung setzen.
Lesen Sie Ihr Faxanschreiben sorgfältig Korrektur, bevor Sie es versenden. Tippfehler und andere Fehler lassen Ihr Schreiben unprofessionell erscheinen und können sogar zu Missverständnissen führen.
Wenn Sie ein Faxanschreiben verfassen, ist es wichtig, einen angemessenen Ton zu verwenden. Achten Sie darauf, dass Ihr Ton professionell und höflich ist, und vermeiden Sie es, übermäßig aggressiv oder fordernd zu sein.
Fügen Sie in der ersten Zeile Ihres Faxanschreibens eine Betreffzeile ein. So kann der Empfänger schnell und einfach erkennen, worum es in dem Fax geht.
Achten Sie darauf, Ihr Faxanschreiben mit einer angemessenen Unterschrift zu versehen. Eine Unterschrift wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit freundlichen Grüßen“ ist normalerweise am besten.
Faxanschreiben sind ein wichtiger Bestandteil der Geschäftskommunikation, und das Verständnis der damit verbundenen Etikette ist für eine erfolgreiche Kommunikation unerlässlich. Wenn Sie sich an die oben genannten Umgangsformen halten, können Sie sicherstellen, dass Ihre Faxanschreiben professionell und effektiv sind und dass Ihre Mitteilungen vom Empfänger verstanden werden.
Die Antwort auf diese Frage hängt von der jeweiligen Situation und den Richtlinien des Unternehmens ab. Im Allgemeinen empfiehlt es sich, einem Fax immer ein Anschreiben beizufügen, auch wenn dies nicht vorgeschrieben ist. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Fax ankommt, und der Empfänger erhält einige Informationen darüber, was er in dem Fax erwarten kann.
Ein Deckblatt ist für den Versand eines Faxes nicht erforderlich, kann aber eine schöne Ergänzung sein. Wenn Sie sich für ein Deckblatt entscheiden, sollten Sie darauf achten, dass der Name des Empfängers, der Firmenname, die Faxnummer und eine kurze Nachricht enthalten sind. Sie können auch Ihren Namen, den Namen Ihres Unternehmens und Ihre Kontaktinformationen angeben, falls der Empfänger Fragen hat.
Beim Versand eines Faxes zählt das Anschreiben nicht als Seite. Das Anschreiben sollte oben auf der ersten Seite des zu faxenden Dokuments platziert werden, und das Deckblatt des Faxgeräts sollte darüber liegen.
Nach dem Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) sind die betroffenen Einrichtungen verpflichtet, angemessene Maßnahmen zum Schutz der Privatsphäre geschützter Gesundheitsinformationen (PHI) zu treffen. Dazu gehört auch, dass PHI nicht an unbefugte Personen oder Einrichtungen weitergegeben werden.
Eine Möglichkeit, die Privatsphäre von PHI zu schützen, besteht darin, sicherzustellen, dass PHI nicht auf Faxdeckblättern enthalten sind. Fax-Deckblätter werden häufig von unbefugten Personen eingesehen, so dass die Aufnahme von PHI in Fax-Deckblätter möglicherweise zu einem Verstoß gegen den HIPAA führen könnte.
Wenn Sie PHI per Fax versenden müssen, sollten Sie Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass die PHI auf dem Fax-Deckblatt nicht sichtbar sind. Dazu kann die Verwendung eines vertraulichen Fax-Deckblatts gehören oder die PHI in einem separaten Anhang, der auf dem Faxgerät nicht sichtbar ist.
Es gibt ein paar Dinge, die Sie in Ihrem Anschreiben auf keinen Fall tun sollten, da sie potenzielle Arbeitgeber wahrscheinlich abschrecken werden. Erstens: Vermeiden Sie klischeehafte oder abgedroschene Formulierungen wie „Ich bin ein geselliger Mensch“ oder „Ich bin ein Draufgänger“. Zweitens sollten Sie keine groben Grammatik- oder Rechtschreibfehler machen, da dies ein schlechtes Licht auf Ihre Liebe zum Detail wirft. Schließlich sollten Sie Ihr Anschreiben nicht dazu verwenden, Ihren Lebenslauf wiederzukäuen, sondern Ihre wichtigsten Qualifikationen hervorheben und erklären, warum Sie für die Stelle geeignet sind.