Unternehmen und Organisationen jeder Größe müssen sich der Fristen für die Einreichung von 1099s an Subunternehmer bewusst sein. Da die 1099-Formulare zur Meldung von Zahlungen an Einzelpersonen und Unternehmen verwendet werden, müssen sie bis zum 31. Januar nach dem Jahr, in dem die Zahlungen geleistet wurden, bei der IRS eingereicht werden. Bei Nichteinhaltung der Frist können Strafen und Bußgelder verhängt werden.
Die IRS hat Strafen für Unternehmen vorgesehen, die keine 1099s mit Subunternehmern einreichen. Diese Strafen richten sich im Allgemeinen danach, ob die Nichtabgabe absichtlich oder unabsichtlich erfolgte und wie spät die Abgabe erfolgte. In den meisten Fällen beläuft sich die Strafe für die Nichtabgabe der 1099 auf 5 % des Gesamtbetrags der an den Subunternehmer geleisteten Zahlungen, wobei die Höchststrafe 25 % beträgt.
Zusätzlich zu den IRS-Strafen können Unternehmen auch mit Strafen für die Nichteinhaltung von 1099 an Subunternehmer rechnen. Dies kann Geldstrafen und Bußgelder des Arbeitsministeriums und anderer staatlicher Behörden umfassen. Wenn ein Unternehmen es beispielsweise versäumt, eine 1099 einzureichen, kann es für rückständige Löhne und Leistungen an den Unterauftragnehmer haftbar gemacht werden.
Zusätzlich zu den Strafen für die Nicht-Einreichung von 1099s können Unternehmen auch Zinsen und zusätzliche Strafen für die verspätete Einreichung anfallen. In den meisten Fällen beträgt die Strafe für verspätete Einreichung 1 % des Gesamtbetrags der an den Subunternehmer geleisteten Zahlungen, wobei die Höchststrafe 25 % beträgt.
Unternehmen müssen sich auch der Aufzeichnungspflichten für 1099s bewusst sein. Dazu gehört das Führen von Aufzeichnungen über alle an Subunternehmer geleisteten Zahlungen sowie über Daten, Beträge und andere Informationen im Zusammenhang mit den Zahlungen. Die Aufzeichnungen müssen mindestens vier Jahre lang ab dem Fälligkeitsdatum der 1099 aufbewahrt werden.
Für Unternehmen, die noch keine 1099s eingereicht haben, gibt es Schritte, die sie unternehmen können, um sicherzustellen, dass sie die Einreichung korrekt vornehmen. Dazu gehört die Zusammenstellung der richtigen Informationen, wie Name, Adresse und Sozialversicherungsnummer des Subunternehmers sowie der gezahlte Betrag. Die Unternehmen sollten auch sicherstellen, dass sie die richtigen Formulare verwenden, z. B. das Formular 1099-MISC, und dass sie die Unterlagen bei der richtigen IRS-Stelle einreichen.
Unternehmen müssen auch sicherstellen, dass sie bei der Einreichung von 1099s die richtige Steuerzahler-Identifikationsnummer verwenden. Dazu können Sozialversicherungsnummern oder Arbeitgeber-Identifikationsnummern gehören. Wenn ein Unternehmen nicht über die richtige Nummer verfügt, muss es sie vor der Einreichung vom Subunternehmer erhalten.
In einigen Fällen kann die IRS auch die Absicht und Vorsätzlichkeit des Unternehmens bei der Einreichung von 1099s berücksichtigen. Wenn das Finanzamt davon ausgeht, dass das Unternehmen vorsätzlich versucht hat, die Einreichung der 1099 zu vermeiden, oder dass die Nichteinreichung absichtlich erfolgte, können die Strafen deutlich höher ausfallen als üblich.
Es liegt in der Verantwortung des Unternehmens, sicherzustellen, dass es die Anforderungen für die Einreichung von 1099s an Subunternehmer erfüllt. Dazu gehört, dass sie die Unterlagen korrekt, rechtzeitig und mit den richtigen Informationen einreichen. Die Unternehmen sollten auch sicherstellen, dass sie sich der Strafen für die Nichtabgabe von 1099s bewusst sind, und sollten sich bei Fragen oder Bedenken an einen Steuerberater wenden.
Wenn Sie keine 1099 einreichen, kann das Finanzamt eine Strafe von 50 Dollar pro nicht eingereichter 1099 verhängen.
Die Weigerung eines Unternehmens, eine 1099 vorzulegen, kann verschiedene Folgen haben. Die erste ist, dass der Arbeitnehmer eine Beschwerde beim Arbeitsministerium einreichen kann. Zweitens kann das Unternehmen einer Prüfung durch das Finanzamt unterzogen werden. Und schließlich kann das Unternehmen für alle Steuernachzahlungen haften, die der Arbeitnehmer schuldet.
Wenn Sie vergessen, eine 1099 an einen Lieferanten zu senden, kann das Finanzamt Strafen gegen Sie verhängen. Um Strafen zu vermeiden, sollten Sie die 1099 so bald wie möglich abschicken.
Es besteht die Gefahr, dass Sie erwischt werden, wenn Sie keine 1099 einreichen, da das Finanzamt Diskrepanzen zwischen den auf 1099 gemeldeten Beträgen und den in der Steuererklärung angegebenen Beträgen feststellen kann. Wenn Sie vom Finanzamt kontaktiert werden, müssen Sie wahrscheinlich alle nicht gezahlten Steuern sowie Zinsen und Strafen nachzahlen. Um dies zu vermeiden, sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle erforderlichen 1099er rechtzeitig einreichen.
Es gibt keine endgültige Antwort auf diese Frage, da sie von einer Reihe von Faktoren abhängt, einschließlich der Art der ausgeführten Arbeiten und der Beziehung zwischen Auftragnehmer und Subunternehmer. Im Allgemeinen gilt jedoch: Wenn ein Subunternehmer Arbeiten für ein Unternehmen ausführt, die als Teil des „regulären Geschäftsbetriebs“ des Unternehmens angesehen werden, muss das Unternehmen dem Subunternehmer wahrscheinlich ein Formular 1099 ausstellen.