In jedem beruflichen Umfeld ist es wichtig, dass Ihre Kommunikation mit anderen Personen klar und professionell ist. Das Schreiben eines formellen Briefes an ein Unternehmen ist keine Ausnahme – es ist wichtig, um einen guten Eindruck zu hinterlassen und eine geschäftliche Beziehung aufzubauen. Bevor Sie sich an das Verfassen eines formellen Briefes machen, sollten Sie sich über den Zweck des Briefes und die Art der Informationen, die Sie enthalten müssen, im Klaren sein.
Die Anrede ist ein wichtiger Teil des Briefes und sollte sorgfältig gewählt werden. Wenn Sie ein Unternehmen ansprechen, ist es wichtig, den vollständigen Namen des Unternehmens sowie die korrekte Anrede des Empfängers zu verwenden, z. B. „Sehr geehrter Herr/Frau [Name]“. Im Zweifelsfall ist es am besten, die förmlichere Anrede „Sehr geehrter [Name]“ zu verwenden.
Der Hauptteil des Schreibens sollte klar und prägnant gegliedert sein und für jeden Punkt kurze Absätze enthalten. Achten Sie beim Verfassen des Brieftextes darauf, dass Sie alle relevanten Informationen angeben, z. B. warum Sie schreiben, was Sie fordern und welche Maßnahmen Sie von dem Unternehmen erwarten. Wichtig ist auch, dass Sie dem Unternehmen für seine Zeit und Aufmerksamkeit danken.
Der Schluss des Briefes ist genauso wichtig wie der Anfang und sollte sorgfältig gewählt werden. Es gibt viele Möglichkeiten, einen formellen Brief zu schließen, z. B. „Mit freundlichen Grüßen“, „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Hochachtungsvoll“, gefolgt von Ihrer Unterschrift, Ihrem Namen und Ihren Kontaktinformationen.
Wenn der Brief fertig ist, ist es wichtig, sich die Zeit zu nehmen, ihn Korrektur zu lesen und auf Fehler zu überprüfen. Grammatik- und Rechtschreibfehler können ablenkend wirken und die Professionalität des Briefes beeinträchtigen. Nehmen Sie sich die Zeit, um nach Fehlern zu suchen und diese gegebenenfalls zu korrigieren.
Wenn das Schreiben fertig ist, ist es wichtig, alle notwendigen Dokumente beizufügen und das Schreiben dann an das Unternehmen zu schicken. Je nach den Anweisungen des Unternehmens müssen Sie eventuell einen frankierten Rückumschlag beifügen oder das Schreiben per E-Mail versenden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt beim Verfassen eines formellen Schreibens ist die richtige Formatierung des Briefes. Wählen Sie eine geeignete Schriftart, z. B. Times New Roman, und verwenden Sie einen einfachen Zeilenabstand. Achten Sie auf einen ausreichenden Abstand zwischen den Absätzen und verwenden Sie bei Bedarf Einzüge.
Wenn Sie einen formellen Brief schreiben, ist es wichtig, dass der Ton des Briefes professionell ist. Vermeiden Sie Slang oder saloppe Sprache und bewahren Sie einen höflichen und respektvollen Ton.
Nach dem Versand des Schreibens ist es wichtig, dass Sie nachfassen und prüfen, ob eine Antwort vorliegt. Je nach den Anweisungen des Unternehmens müssen Sie vielleicht eine bestimmte Zeit warten, bevor Sie sich melden, oder Sie müssen sich nach einer bestimmten Anzahl von Tagen melden.
Sehr geehrte __________,
Vielen Dank für Ihr ___________. Ich bin ___________ an ___________.
Mit freundlichen Grüßen,
___________
Wenn Sie eine formelle E-Mail an ein Unternehmen schreiben, sollten Sie das Unternehmen zunächst mit seinem Namen ansprechen. Zum Beispiel: „Sehr geehrtes Unternehmen ABC“. Anschließend sollten Sie den Zweck Ihrer E-Mail angeben. Zum Beispiel: „Ich interessiere mich für das Produkt XYZ und möchte gerne weitere Informationen erhalten“. Abschließend sollten Sie mit Ihrem Namen unterschreiben und Ihre Kontaktdaten angeben.
Sehr geehrtes Amt,
Wir schreiben Ihnen, um Ihnen mitzuteilen, dass wir ein neues Unternehmen gründen werden. Wir möchten Sie förmlich um die Erlaubnis bitten, in Ihren Büroräumen tätig zu werden.
Wir haben alle notwendigen Papiere und Vereinbarungen vorbereitet und sind zuversichtlich, dass wir eine qualitativ hochwertige Dienstleistung anbieten können, die für Ihr Team von Vorteil sein wird.
Vielen Dank für Ihre Zeit, und wir freuen uns darauf, bald von Ihnen zu hören.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Das Wichtigste bei der professionellen Adressierung eines Briefes ist die korrekte Anrede und Schreibweise des Namens des Empfängers. Wenn Sie sich mit der Schreibweise nicht sicher sind, können Sie auf der Website des Unternehmens nachsehen oder dort anrufen und nach der korrekten Schreibweise fragen. Sobald Sie die korrekte Schreibweise wissen, können Sie das folgende Format verwenden:
Name
Titel
Unternehmen
Adresse
Stadt, Bundesland, Postleitzahl
Sehr geehrter Herr/Frau/Nachname:
Die Einleitung des Briefes sollte immer höflich und respektvoll sein. Beginnen Sie mit „Sehr geehrte/r“, gefolgt von der Anrede und dem Nachnamen der Person. Wenn Sie die Person gut kennen, können Sie ihren Vornamen verwenden. Andernfalls ist es immer besser, sich auf die Seite der Förmlichkeit zu schlagen.
Wenn Sie einen professionellen Brief schreiben, sollten Sie unbedingt das Datum, den Namen und die Adresse des Empfängers sowie Ihren eigenen Namen und Ihre eigene Adresse angeben. Beginnen Sie mit einer höflichen Anrede, z. B. „Sehr geehrter Herr/Frau Nachname“. Geben Sie im ersten Absatz den Zweck Ihres Schreibens an. Wenn Sie um etwas bitten, geben Sie genau an, worum Sie bitten. Geben Sie im zweiten Absatz zusätzliche Details oder Informationen an, um Ihre Bitte zu untermauern. Schließen Sie mit einem höflichen Schlusswort, z. B. „Mit freundlichen Grüßen, Ihr Name“.