Eines der wichtigsten Dokumente, die ein Kleinunternehmen aufbewahren muss, ist die Finanzbuchhaltung. Dazu gehören Einnahmen, Ausgaben, Steuern und Investitionen. Das Führen von Finanzunterlagen ist wichtig, um die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens zu verstehen und sich auf die Steuerzeit vorzubereiten.
Die Erstellung eines Inventarsystems ist ein Muss für jedes kleine Unternehmen. In diesem System sollten alle Produkte und Dienstleistungen, die das Unternehmen anbietet, erfasst werden. Es sollte auch alle Artikel enthalten, die nachbestellt werden müssen, und alle Artikel, die zur Neige gehen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das Unternehmen stets mit den Artikeln versorgt ist, die die Kunden benötigen.
Mitarbeiterinformationen sollten an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, da sie private und sensible Informationen über die Mitarbeiter des Unternehmens enthalten. Dazu gehören Informationen über das Gehalt, Kontaktinformationen, Lohnabrechnungen und andere wichtige Dokumente.
Es ist wichtig, alle Geschäftslizenzen und Genehmigungen auf dem neuesten Stand zu halten. Dadurch wird sichergestellt, dass das Unternehmen die örtlichen, staatlichen und bundesstaatlichen Gesetze einhält. Es ist wichtig, alle ablaufenden Lizenzen und Genehmigungen zu erneuern, da ein Versäumnis kostspielig sein kann.
Um sicherzustellen, dass das Unternehmen reibungslos und effizient läuft, ist es wichtig, alle Richtlinien und Verfahren zu dokumentieren. Dazu sollten Richtlinien für Mitarbeiter und Kunden gehören. Dies wird dazu beitragen, dass sowohl Kunden als auch Mitarbeiter eine einheitliche Erfahrung machen.
Es ist wichtig, Aufzeichnungen über alle Kunden zu führen, die mit dem Unternehmen Geschäfte machen. Dazu gehören Kontaktinformationen, Kaufhistorie und alle anderen relevanten Informationen. Dies wird dazu beitragen, dass das Unternehmen in der Lage ist, einen ausgezeichneten Kundenservice zu bieten.
Es ist wichtig, alle Verkäufe und Einnahmen des Unternehmens zu erfassen. Dies wird dazu beitragen, einen Einblick in die Leistung des Unternehmens zu erhalten und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu ermitteln.
Es ist wichtig, alle wichtigen Geschäftsunterlagen an einem sicheren Ort aufzubewahren. Dazu gehören Verträge, Vereinbarungen, Rechnungen und alle anderen Dokumente, die für das Unternehmen wichtig sind.
Es ist wichtig, alle Geschäftsunterlagen zu organisieren. Dies trägt dazu bei, dass die Dokumente leicht auffindbar sind und das Unternehmen effizient läuft. Durch die Organisation der Unterlagen wird es viel einfacher sein, die benötigten Dokumente zu finden, wenn sie benötigt werden.
Es gibt einige wichtige Unterlagen, die kleine Unternehmen aufbewahren müssen, um die Vorschriften für Unternehmen und Arbeitsplätze einzuhalten. Dazu gehören genaue Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeiter, Aufzeichnungen über Löhne und Gehälter der Mitarbeiter sowie aktuelle Aufzeichnungen über Leistungen und Ansprüche der Mitarbeiter. Darüber hinaus müssen kleine Unternehmen Aufzeichnungen über Sicherheitsvorfälle am Arbeitsplatz sowie über Schulungs- und Entwicklungsprogramme für Mitarbeiter führen.
Es gibt ein paar wichtige Arten von Akten, die jedes Unternehmen vorrätig haben sollte:
1. Mitarbeiterakten – diese sollten die Bewerbung, den Lebenslauf, die Leistungsbeurteilungen und alle anderen relevanten Unterlagen jedes Mitarbeiters enthalten.
2. Finanzunterlagen – Unternehmen sollten detaillierte Aufzeichnungen über ihre Einnahmen, Ausgaben und Vermögenswerte führen.
3. Verträge – Unternehmen sollten Kopien aller Verträge aufbewahren, die sie mit Kunden, Verkäufern und anderen Geschäftspartnern abgeschlossen haben.
4. Richtlinien und Verfahren – Unternehmen sollten über schriftliche Richtlinien und Verfahren verfügen, die ihre Arbeitsweise regeln.
5. Rechtliche Dokumente – Unternehmen sollten Kopien aller rechtlichen Dokumente aufbewahren, die für ihr Unternehmen von Bedeutung sind, z. B. Gründungsurkunden und Lizenzen.
Es gibt einige verschiedene Arten von Geschäftsunterlagen, die Sie mindestens 7 Jahre lang aufbewahren müssen:
1. Finanzunterlagen – Dazu gehören alle Unterlagen, die sich auf Ihre Einnahmen, Ausgaben, Steuern usw. beziehen.
2. Verträge und Rechtsdokumente – Dazu gehören alle Verträge, die Sie mit Kunden, Verkäufern oder Mitarbeitern abgeschlossen haben, sowie alle anderen Rechtsdokumente.
3. Personalunterlagen – Dazu gehören alle Unterlagen, die sich auf Ihre Mitarbeiter beziehen, wie Bewerbungen, Leistungsbeurteilungen und Lohnabrechnungen.
4. Marketing- und Werbematerialien – Hierunter fallen alle Materialien, die Sie für das Marketing oder die Werbung für Ihr Unternehmen verwenden, z. B. Flyer, Broschüren und Website-Inhalte.
Es gibt fünf grundlegende Arten der Ablage:
1. alphabetisch – Dateien werden in alphabetischer Reihenfolge angeordnet.
2. Numerisch – Die Dateien sind in numerischer Reihenfolge angeordnet.
3. geografisch – Die Akten werden nach geografischen Orten geordnet.
4. chronologisch – Die Dateien sind in chronologischer Reihenfolge angeordnet.
5. thematisch – Die Dateien sind nach Themen geordnet.
Es gibt fünf Hauptarten von Unterlagen, die aufbewahrt werden müssen: Finanzunterlagen, Mitarbeiterunterlagen, Kundenunterlagen, Lieferantenunterlagen und Unternehmensunterlagen.
Zu den Finanzunterlagen gehören alle Dokumente, die sich auf die Finanzen des Unternehmens beziehen, z. B. Rechnungen, Steuererklärungen, Kontoauszüge und Jahresabschlüsse. Zu den Mitarbeiterunterlagen gehören alle Unterlagen, die sich auf die Mitarbeiter beziehen, z. B. Stellenbeschreibungen, Arbeitsverträge, Arbeitszeitnachweise und Lohnabrechnungen. Zu den Kundenunterlagen gehören alle Dokumente, die sich auf die Kunden beziehen, wie z. B. Kontaktdaten, Auftragshistorie und Rechnungen. Zu den Lieferantenunterlagen gehören alle Dokumente, die sich auf Lieferanten beziehen, wie z. B. Kontaktdaten, Auftragshistorie und Rechnungen. Zu den Unternehmensunterlagen gehören alle Dokumente, die sich auf das Unternehmen beziehen, z. B. Gründungsurkunden, Aktionärsvereinbarungen und Sitzungsprotokolle.