QuickBooks ist ein Buchhaltungssoftware-System, das zur Verwaltung von Finanzkonten, wie z. B. Anlagenkonten, verwendet wird. Wenn Sie planen, Anlagen für Ihr Start-up in QuickBooks zu erfassen, müssen Sie zunächst die Software installieren. Dies kann durch den Erwerb einer QuickBooks-Lizenz und das Herunterladen des Programms oder durch ein Abonnement des QuickBooks Online-Dienstes erfolgen.
Bevor Sie mit dem Hinzufügen von Start-up-Anlagen in QuickBooks beginnen können, müssen Sie die Benutzereinstellungen konfigurieren. Dazu gehören die Einrichtung von Benutzern, die Erstellung von Benutzerrollen und die Zuweisung von Benutzern zu einer bestimmten Rolle. Außerdem müssen Sie die Standardeinstellungen konfigurieren, z. B. die Währung, die Anzahl der Dezimalstellen, die Einstellungen für die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung und die Bankkonten.
Sobald die Benutzereinstellungen konfiguriert sind, besteht der nächste Schritt darin, die Anlagekonten in QuickBooks hinzuzufügen. Dazu gehören Anlagenkonten wie Anlagevermögen, immaterielle Vermögenswerte und Umlaufvermögen. Sie müssen für jedes Anlagenkonto den Kontonamen, den Typ und die Beschreibung eingeben.
Sobald die Anlagenkonten in QuickBooks hinzugefügt wurden, müssen Sie die Eröffnungssalden eingeben. Dabei handelt es sich um den Wert der Vermögenswerte zu Beginn des Finanzzeitraums. Dies kann durch manuelle Eingabe der Werte oder durch Importieren aus einer Tabelle erfolgen.
Wenn Sie während des Finanzzeitraums zusätzliche Anlagen kaufen, müssen Sie diese Käufe in QuickBooks registrieren. Dazu müssen Sie das Kaufdatum, die Beschreibung, die Kosten und andere relevante Details für jeden Anlagenkauf eingeben.
Viele Vermögenswerte, wie z. B. Gebäude und Ausrüstung, werden im Laufe der Zeit abgeschrieben. Sie müssen die Abschreibung dieser Vermögenswerte in QuickBooks aufzeichnen, indem Sie den Abschreibungssatz und den Abschreibungsbetrag für jede Finanzperiode eingeben.
Wenn Sie den Wert eines Vermögenswerts während der Rechnungsperiode anpassen, müssen Sie diese Anpassung in QuickBooks erfassen. Dazu müssen Sie den neuen Wert des Vermögenswerts und den Grund für die Anpassung eingeben.
Es ist wichtig, Ihre Anlagenkonten regelmäßig zu prüfen, um sicherzustellen, dass sie korrekt und auf dem neuesten Stand sind. Sie können die Anlagenkonten manuell prüfen oder eine Prüfsoftware eines Drittanbieters verwenden.
Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeiter hat, müssen Sie ihnen möglicherweise Anlagen zuweisen. Dazu müssen Sie den Namen des Mitarbeiters, das zugewiesene Wirtschaftsgut und das Datum der Zuweisung eingeben. Sobald das Wirtschaftsgut einem Mitarbeiter zugewiesen wurde, wird es in QuickBooks nachverfolgt.