Auftragsbearbeitungssysteme sind computergestützte Systeme, die zur Verwaltung und Verfolgung der Erfüllung von Kundenaufträgen eingesetzt werden. Diese Systeme dienen der Rationalisierung des Auftragsverwaltungsprozesses und ermöglichen es Unternehmen, Aufträge von Anfang bis Ende schnell und effizient zu bearbeiten. Durch die Automatisierung des Auftragsprozesses können Unternehmen ihre Kosten senken und ihre Effizienz steigern.
Auftragsabwicklungssysteme bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile, z. B. eine höhere Genauigkeit und Effizienz, geringere Kosten und einen besseren Kundenservice. Diese Systeme können auch mit anderen Softwareprogrammen integriert werden, um zusätzliche Funktionen und Vorteile zu bieten. Mit einem Auftragsabwicklungssystem können Unternehmen den Erfüllungsprozess automatisieren und Bestellungen von Anfang bis Ende schnell bearbeiten.
Es gibt verschiedene Arten von Auftragsabwicklungssystemen, darunter webbasierte Systeme, cloudbasierte Systeme und ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning). Jede Art von System hat ihre eigenen Funktionen, Vorteile und Nachteile, so dass Unternehmen die verschiedenen Optionen untersuchen sollten, um sicherzustellen, dass sie das richtige System für ihre Bedürfnisse wählen.
Auftragsabwicklungssysteme umfassen in der Regel Funktionen wie Auftragsverfolgung, Kundenverwaltung, Bestandsverwaltung und Auftragsabwicklung. Einige Systeme können auch Funktionen wie Zahlungsabwicklung, Versand und Wareneingang sowie Auftragsanpassung umfassen.
Auftragsabwicklungssysteme verwenden Algorithmen, um Aufträge von Anfang bis Ende schnell und genau zu bearbeiten. Diese Systeme beginnen in der Regel mit der Erfassung von Kundeninformationen, wie Versand- und Rechnungsadresse, Zahlungsinformationen und spezielle Anweisungen. Anschließend prüft das System den verfügbaren Bestand und bearbeitet die Bestellung für die Ausführung. Schließlich erstellt das System einen Verkaufsbericht und sendet eine Bestätigung an den Kunden.
Die Einführung eines Auftragsbearbeitungssystems erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung. Unternehmen sollten sich zunächst über die verschiedenen verfügbaren Systemtypen sowie über die Funktionen und Vorteile der einzelnen Systeme informieren. Sobald sie sich für ein System entschieden haben, sollten sie einen Plan für die Implementierung entwickeln, der die Einrichtung des Systems, die Schulung der Mitarbeiter und das Testen des Systems umfasst, um sicherzustellen, dass es ihren Anforderungen entspricht.
Auftragsabwicklungssysteme speichern in der Regel sensible Kundendaten, wie z. B. Zahlungsinformationen, und müssen daher unter Sicherheitsaspekten konzipiert werden. Unternehmen sollten sicherstellen, dass das von ihnen gewählte System verschlüsselt ist und über andere Sicherheitsmaßnahmen verfügt, wie z. B. eine Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie Backup- und Wiederherstellungspläne.
Auftragsabwicklungssysteme können komplex sein und erfordern, dass Unternehmen in Schulungen und Personal investieren, um sie effektiv nutzen zu können. Außerdem müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Systeme mit den neuesten Sicherheitsmaßnahmen auf dem neuesten Stand gehalten werden, um sensible Kundendaten zu schützen. Schließlich müssen die Unternehmen auch darauf vorbereitet sein, mit technischen Problemen oder Pannen umzugehen, die während der Auftragsabwicklung auftreten können.
Es gibt vier Hauptarten der Auftragsbearbeitung: manuelle Bearbeitung, Stapelverarbeitung, Echtzeit und E-Commerce.
Die manuelle Auftragsabwicklung ist die einfachste Form der Auftragsabwicklung, bei der Kundenaufträge telefonisch oder persönlich entgegengenommen und dann manuell in das System eingegeben werden. Dies ist ein sehr langsamer und fehleranfälliger Prozess, der nur für sehr kleine Unternehmen geeignet ist.
Bei der Stapelverarbeitung werden die Kundenbestellungen in einer Datenbank oder Datei gespeichert und dann alle auf einmal in Stapeln verarbeitet. Dies ist viel schneller als die manuelle Bearbeitung, kann aber fehleranfällig sein, wenn die Aufträge nicht korrekt eingegeben werden.
Bei der Auftragsbearbeitung in Echtzeit werden Kundenaufträge entgegengenommen und sofort bearbeitet. Dies ist die schnellste und genaueste Art der Auftragsbearbeitung, erfordert aber ein sehr ausgeklügeltes System.
Die Auftragsbearbeitung im elektronischen Geschäftsverkehr ähnelt der Auftragsbearbeitung in Echtzeit, erfolgt jedoch über das Internet und nicht persönlich. Dies ist die häufigste Art der Auftragsabwicklung für Unternehmen, die online verkaufen.
Die Auftragsabwicklung besteht aus drei Schritten: Auftragsannahme, Auftragsabwicklung und Auftragsverfolgung.
Bei der Auftragsannahme wird die Bestellung des Kunden entgegengenommen und in das System eingegeben. Bei der Auftragsabwicklung werden die Artikel aus dem Bestand geholt und an den Kunden versandt. Bei der Auftragsverfolgung wird der Auftrag bis zur Auslieferung an den Kunden verfolgt.
Ein Beispiel für ein Informationssystem zur Auftragsabwicklung wäre ein System, das es Unternehmen ermöglicht, Kundenaufträge zu verfolgen und zu verwalten. Dieses System umfasst in der Regel Funktionen wie Auftragsverfolgung, Kundenverwaltung und Bestandsverwaltung.
Es gibt vier Arten von Verarbeitungssystemen: Stapelverarbeitung, Echtzeitverarbeitung, Time-Sharing-Verarbeitung und Parallelverarbeitung.
Stapelverarbeitung ist die Verarbeitung einer Gruppe von Transaktionen oder Datensätzen als eine Einheit. Diese Art der Verarbeitung wird in der Regel für nicht zeitkritische Aufgaben verwendet, wie z. B. die Erstellung von Berichten oder Rechnungen.
Echtzeitverarbeitung ist die Verarbeitung von Transaktionen oder Datensätzen, sobald sie auftreten. Diese Art der Verarbeitung wird typischerweise für zeitkritische Aufgaben wie die Überwachung von Finanzmärkten oder die Bereitstellung von Kundensupport verwendet.
Time-Sharing-Verarbeitung ist die gemeinsame Nutzung einer Verarbeitungsressource, z. B. eines Computers, durch mehrere Benutzer. Diese Art der Verarbeitung wird in der Regel für Aufgaben verwendet, die ein hohes Maß an Interaktivität erfordern, wie etwa Videokonferenzen oder Online-Spiele.
Parallelverarbeitung ist die gleichzeitige Verarbeitung mehrerer Transaktionen oder Datensätze. Diese Art der Verarbeitung wird in der Regel für Aufgaben verwendet, die in kleinere Teile aufgeteilt werden können, die unabhängig voneinander verarbeitet werden können, wie das Rendern eines 3D-Bildes oder die Analyse eines großen Datensatzes.