1. Einführung in die QuickBooks-Kilometererfassung – Die Erfassung von Kilometern ist für Unternehmen mit Mitarbeitern, die ihre eigenen Fahrzeuge für geschäftliche Zwecke nutzen, unerlässlich. Mit QuickBooks ist es einfach, die Ausgaben für den Kilometerstand zu verfolgen und die Erstattung der gefahrenen Kilometer zu verwalten. Dieser Artikel bietet eine umfassende Anleitung zur Eingabe von Kilometern in QuickBooks.
2. Einrichten der Fahrtenbuchführung in QuickBooks – Der erste Schritt zur Einrichtung der Fahrtenbuchführung in QuickBooks besteht darin, ein Konto für die Fahrtenbuchführung zu erstellen und es einem Einnahmen- oder Ausgabenkonto zuzuweisen. Legen Sie dazu ein Konto an und wählen Sie entweder Einnahmen oder Ausgaben aus dem Dropdown-Menü Kontotyp. Bei Bedarf können Sie dem Konto auch ein Steuerkennzeichen zuweisen.
Berechnung des Kilometersatzes – Bei der Erfassung von Kilometern in QuickBooks müssen Sie festlegen, welcher Satz für die Erstattung von Kilometern verwendet werden soll. Dieser Satz kann je nach Fahrzeugtyp, Baujahr und Kraftstoffkosten variieren. Erkundigen Sie sich beim Internal Revenue Service (IRS) nach dem aktuellen, für Ihr Unternehmen geltenden Kilometersatz.
4. die Eingabe des Kilometerstands in QuickBooks – Nachdem Sie nun das Konto zur Erfassung des Kilometerstands eingerichtet und den Kilometersatz festgelegt haben, ist es an der Zeit, den Kilometerstand in QuickBooks einzugeben. Gehen Sie dazu auf die Registerkarte „Ausgaben“ und wählen Sie die Option „Neu“. Geben Sie dann die erforderlichen Informationen ein, z. B. das Datum, den Kilometerstand und den Kilometersatz.
5. Verständnis der Kilometerstandsberichte in QuickBooks – Nach der Eingabe des Kilometerstands in QuickBooks können Sie Berichte erstellen, in denen der Gesamtkilometerstand für jeden Mitarbeiter oder jedes Fahrzeug zusammengefasst ist. Diese Berichte liefern unschätzbare Informationen für die Berechnung von Erstattungsbeträgen und die Verwaltung der Geschäftsausgaben.
6. Kategorisierung von Kilometergeldausgaben in QuickBooks – Wenn Sie Kilometergeld in QuickBooks eingeben, müssen Sie die Ausgaben einem bestimmten Konto zuordnen. Dazu wählen Sie das entsprechende Konto aus dem Dropdown-Menü Konto aus. Sie können auch mehrere Konten zuweisen, wenn sich die Kilometer auf mehrere Bereiche des Unternehmens beziehen.
7. wie man Kilometergeld in QuickBooks erstattet – Nach der Eingabe des Kilometergeldes in QuickBooks müssen Sie dem Mitarbeiter die gefahrenen Kilometer erstatten. Gehen Sie dazu auf die Registerkarte „Mitarbeiter bezahlen“ und wählen Sie die Option „Kilometergeld erstatten“. So können Sie den zu erstattenden Betrag eingeben und ihn dem entsprechenden Mitarbeiter zuweisen.
8. Tipps zur Vereinfachung der Eingabe von Kilometern in QuickBooks – Mit zunehmender Erfahrung bei der Eingabe von Kilometern in QuickBooks gibt es einige Tipps, die den Prozess vereinfachen können. Achten Sie zunächst darauf, dass Sie den Kilometerstand eingeben, sobald er angefallen ist, da es dann einfacher ist, den Gesamtkilometerstand für jeden Mitarbeiter oder jedes Fahrzeug im Auge zu behalten. Verwenden Sie außerdem die QuickBooks Mileage Tracker App, um den Kilometerstand auch unterwegs zu erfassen.
Wenn Sie die in diesem umfassenden Leitfaden beschriebenen Schritte befolgen, können Sie den Kilometerstand problemlos in QuickBooks eingeben und die Ausgaben Ihres Unternehmens verwalten.
Um den Kilometerstand eines Mitarbeiters in QuickBooks einzugeben, gehen Sie zunächst in das Menü Unternehmen und wählen Sie Mitarbeiter. Wählen Sie dann den Mitarbeiter aus, dessen Kilometerstand Sie eingeben möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. Klicken Sie im Fenster Mitarbeiterinformationen auf die Registerkarte Abrechnungsinformationen. Klicken Sie unter dem Abschnitt Kilometerstand auf die Schaltfläche Einrichten.
Im Fenster Kilometersätze einrichten können Sie den Standard-Kilometersatz eingeben, den Sie für diesen Mitarbeiter verwenden möchten. Außerdem können Sie angeben, ob Sie dem Mitarbeiter geschäftliche oder private Fahrten erstatten möchten. Nachdem Sie die erforderlichen Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
Um den tatsächlichen Kilometerstand einzugeben, gehen Sie zum Menü Unternehmen und wählen Sie Allgemeine Journalbuchungen vornehmen. Im Fenster Allgemeine Journalbuchungen vornehmen wählen Sie den Mitarbeiter im Feld Name aus. Geben Sie dann das Datum, die Anzahl der Kilometer und den Satz in die entsprechenden Felder ein. Achten Sie darauf, dass Sie im Feld Konto das richtige Konto auswählen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und schließen.
In QuickBooks kann der Kilometerstand an verschiedenen Stellen eingegeben werden, je nach den besonderen Anforderungen Ihres Unternehmens. Wenn Sie z. B. den Kilometerstand für geschäftliche Zwecke erfassen, können Sie ihn im Abschnitt „Fahrzeuge“ von QuickBooks eingeben. Wenn Sie den Kilometerstand zu Erstattungszwecken erfassen müssen, können Sie ein Konto für Kilometergeld einrichten und den Kilometerstand dann in dieses Konto eintragen.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um in QuickBooks Online Kilometerberichte einzugeben:
1. Gehen Sie zum Menü Berichte und wählen Sie Kilometerstand.
2. Wählen Sie den Datumsbereich aus, für den Sie einen Bericht erstellen möchten, und klicken Sie dann auf Bericht ausführen.
3. Geben Sie die Anfangs- und Endkilometerstände für jedes Fahrzeug ein, und klicken Sie dann auf Speichern.
4. Wiederholen Sie die Schritte 2-3 für jedes Fahrzeug, für das Sie einen Bericht erstellen möchten.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihren Kilometerstand zu erfassen. Die gebräuchlichste Methode ist die Verwendung einer App, die Ihren Kilometerstand automatisch aufzeichnet und es Ihnen ermöglicht, ihn in eine Tabelle oder ein anderes Format zu exportieren. Sie können Ihren Kilometerstand auch manuell erfassen, indem Sie ein Protokoll über Ihre Fahrten und die jeweiligen Entfernungen führen. Dies kann in einem physischen Fahrtenbuch oder elektronisch in einer Tabellenkalkulation geschehen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihren Kilometerstand manuell zu erfassen, achten Sie darauf, dass Sie das Datum, den Start- und Endpunkt sowie die Gesamtentfernung jeder Fahrt angeben.