Wie der Name schon sagt, folgt ein formeller Brief einem bestimmten Format. Bevor Sie sich mit dem Inhalt des Briefes befassen, sollten Sie die Grundregeln der Formatierung kennen. Verwenden Sie zunächst eine professionelle Schriftart, z. B. Times New Roman, Arial oder Calibri. Setzen Sie die Schriftgröße auf 11 oder 12 Punkt. Die Ränder sollten auf allen Seiten einen Zoll betragen. Verwenden Sie einfache und doppelte Abstände zwischen den Absätzen. Verwenden Sie für den Hauptteil des Schreibens einen linksbündigen Einzug. Fügen Sie eine Kopfzeile mit der Adresse des Empfängers ein, gefolgt von dem Datum und Ihrer Adresse. Fügen Sie schließlich eine professionelle Anrede und eine Unterschrift ein.
Ein Geschäftsbrief sollte immer förmlich adressiert werden. Beginnen Sie mit dem Namen des Empfängers, gefolgt von seinem Titel, falls zutreffend. Wenn Sie den Titel des Empfängers nicht kennen, sollten Sie lieber vorsichtig sein und eine förmlichere Anrede verwenden, z. B. „Herr“ oder „Frau“. Wenn Sie die Person gut kennen und eine engere Beziehung zu ihr haben, können Sie ihren Vornamen verwenden. Zum Beispiel: „Lieber John“ oder „Liebe Sarah“.
Nachdem Sie nun die Formatierung und die Adressierung hinter sich gebracht haben, ist es an der Zeit, zum Text des Briefes überzugehen. Beginnen Sie damit, sich vorzustellen und zu erklären, warum Sie den Brief schreiben. Geben Sie dann den Zweck des Briefes klar an. Achten Sie darauf, dass Sie sich kurz fassen und sich auf das Wesentliche konzentrieren. Fügen Sie abschließend ein Schlusswort hinzu, das die wichtigsten Punkte zusammenfasst, und danken Sie dem Empfänger für seine Zeit.
Wenn Sie einen Geschäftsbrief schreiben, ist es wichtig, eine formale Sprache und einen professionellen Ton zu verwenden. Vermeiden Sie übermäßig komplexe Wörter oder Sätze. Vermeiden Sie außerdem Slang oder Umgangssprache. Halten Sie sich an eine klare Sprache und vermeiden Sie Humor oder Sarkasmus. Achten Sie außerdem darauf, dass Sie das Schreiben vor dem Absenden auf Fehler und Tippfehler überprüfen.
Wenn Sie ein Firmenschreiben versenden, müssen Sie wahrscheinlich Dokumente anhängen. Egal, ob es sich um einen Vertrag, einen Kostenvoranschlag oder eine Rechnung handelt, achten Sie darauf, dass Sie die entsprechenden Dokumente beifügen. Wenn Sie mehrere Dokumente beifügen, nummerieren Sie sie und listen Sie sie im Schreiben auf. Achten Sie außerdem darauf, die Dokumente deutlich zu beschriften, um Verwechslungen zu vermeiden.
Wenn Sie einen Geschäftsbrief versenden, ist es wichtig, den richtigen Umschlag zu wählen. Der Umschlag sollte groß genug sein, um den Brief und alle Begleitdokumente aufzunehmen. Der Umschlag sollte unbedruckt sein und auf der Vorderseite deutlich die Adresse des Empfängers tragen. Auch die Rücksendeadresse sollte auf dem Umschlag aufgedruckt sein. Vergewissern Sie sich schließlich, dass Sie einen angemessenen Portobetrag verwenden.
Der Zeitpunkt ist ein wichtiger Faktor, der beim Versand eines Geschäftsbriefs zu berücksichtigen ist. Wenn Sie z. B. einen Beschwerdebrief versenden, sollten Sie ihn so schnell wie möglich abschicken. Bitten Sie hingegen um einen Gefallen, sollten Sie das Schreiben mindestens einige Tage im Voraus abschicken. Wenn Sie den Zweck des Briefes berücksichtigen, können Sie entscheiden, wann der beste Zeitpunkt für den Versand ist.
Schließlich ist es wichtig, Aufzeichnungen über den Brief zu führen. Nachdem Sie den Brief abgeschickt haben, sollten Sie eine Kopie für sich selbst aufbewahren, falls Sie in Zukunft darauf zurückgreifen müssen. Außerdem sollten Sie ein Protokoll über alle Briefe führen, die Sie verschickt und erhalten haben. Dies kann Ihnen helfen, in Zukunft den Überblick über den Schriftverkehr zu behalten.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Geschäftsbrief wirksam und professionell ist. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, die richtige Formatierung und Sprache zu verstehen, können Sie sicherstellen, dass der Brief die richtige Botschaft vermittelt. Mit dem richtigen Ansatz können Sie sicher sein, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
Um einen Brief professionell zu adressieren, müssen Sie den Namen, den Titel und die Adresse des Empfängers angeben. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass der Brief keine Grammatik- oder Zeichensetzungsfehler enthält und klar und prägnant ist.
Für die Begrüßung eines Geschäftsbriefs gibt es je nach Empfänger verschiedene Möglichkeiten. „Sehr geehrter [Name]“ ist eine gute Möglichkeit, wenn Sie den Empfänger gut kennen. Wenn Sie einen Brief an ein Unternehmen oder eine Organisation schicken, sind „Sehr geehrte(r) [Abteilung/Gruppe]“ oder „An wen es geht“ gute Optionen. Wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen, ist „Sehr geehrte Damen und Herren“ eine gute Wahl.
Wenn Sie einen formellen Brief beginnen, sollten Sie immer folgende Angaben machen:
– Das Datum
– Name und Anschrift des Empfängers
– Ihr Name und Ihre Anschrift
– Eine Anrede (z. B. „Sehr geehrter Herr Smith“)
– Der Inhalt des Briefes
– Ein Schlusswort (z. B. „Mit freundlichen Grüßen, John Doe“)
– Ihre Unterschrift
Ein Beispiel für ein Firmenschreiben wäre ein Memo des Geschäftsführers eines Unternehmens an seine Mitarbeiter. Diese Art von Schreiben würde sich darauf konzentrieren, den Mitarbeitern die Vision und die Werte des Unternehmens zu vermitteln, und wäre wahrscheinlich sehr formell im Ton.
Es gibt keine allgemeingültige Antwort auf diese Frage, da die beste Art und Weise, eine Unternehmens-E-Mail zu beginnen, von der jeweiligen Organisation und ihren Bedürfnissen abhängt. Einige Tipps für die Einrichtung eines E-Mail-Kontos für Unternehmen sind jedoch möglich:
1. Legen Sie zunächst fest, wer für die Verwaltung des Kontos und die Einrichtung der anfänglichen Parameter wie Passwortschutz und Zugriffsrechte zuständig sein wird.
2. Dann entscheiden Sie sich für das Format der E-Mail-Adresse, die verwendet werden soll.
3 Sobald das Konto eingerichtet ist, ist es wichtig, es mit relevanten Kontaktinformationen zu füllen und alle notwendigen automatischen Antworten einzurichten.
4. Schließlich ist es ratsam, das neue E-Mail-Konto bei den Mitarbeitern bekannt zu machen und sie zu ermutigen, es für die Unternehmenskommunikation zu nutzen.