Ein umfassender Leitfaden zum Hinzufügen von Mitarbeitern in QuickBooks
Das Hinzufügen von Mitarbeitern zu QuickBooks ist ein wesentlicher Bestandteil der Gründung eines Unternehmens. Sie müssen nicht nur Profile für jeden Ihrer Mitarbeiter erstellen, sondern auch den Prozess der Gehaltsabrechnung und Steuereinrichtung in QuickBooks verstehen. In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Mitarbeiter in QuickBooks hinzufügen und welche Schritte Sie unternehmen müssen, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung korrekt einzurichten.
Der erste Schritt beim Hinzufügen von Mitarbeitern in QuickBooks besteht darin, sicherzustellen, dass Sie die erforderlichen Informationen für jeden Mitarbeiter haben. Sie benötigen den Namen, die Adresse, die Sozialversicherungsnummer und die Bankkontoinformationen jedes Mitarbeiters. Wenn Sie diese Informationen parat haben, wird der Prozess viel schneller und einfacher.
Sobald Sie die erforderlichen Informationen gesammelt haben, besteht der nächste Schritt darin, den Prozess der Gehaltsabrechnung und Steuereinrichtung in QuickBooks zu verstehen. Die Einrichtung der Lohn- und Gehaltsabrechnung in QuickBooks umfasst die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsposten, die Einrichtung von Steuerdokumenten für Mitarbeiter und die Eingabe von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten für Mitarbeiter.
Sobald Sie den Prozess der Gehaltsabrechnung und Steuereinrichtung in QuickBooks verstanden haben, können Sie mit dem Erstellen von Mitarbeiterprofilen beginnen. Dieser Prozess umfasst die Eingabe des Namens, der Adresse und der Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters. Sie können auch zusätzliche Informationen wie Berufsbezeichnungen, Lohnsätze und Urlaubszeiten hinzufügen.
Der nächste Schritt ist das Einrichten der Abrechnungsposten in QuickBooks. Dazu gehört die Erstellung der Posten, die zur Berechnung der Gehaltsabrechnung eines Mitarbeiters verwendet werden, z. B. der Stundensatz, der Überstundensatz und eventuelle Abzüge.
Sobald die Lohn- und Gehaltsabrechnungsposten eingerichtet sind, besteht der nächste Schritt darin, die Steuerdokumente für die Mitarbeiter zu erstellen. Dazu gehört das Einrichten der bundesstaatlichen Steuerformulare wie des W-4-Formulars und der staatlichen Steuerformulare. Sie müssen auch alle zusätzlichen Informationen eingeben, wie z. B. lokale Steuern oder Gewerkschaftsbeiträge.
Sobald die Steuerunterlagen für die Mitarbeiter erstellt wurden, können Sie mit der Eingabe der Informationen zur Mitarbeiterabrechnung beginnen. Dazu gehört die Eingabe des Lohnsatzes, der Urlaubszeit und eventueller Abzüge für den Mitarbeiter.
Sobald die Informationen zur Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters eingegeben wurden, können Sie die direkte Einzahlung in QuickBooks einrichten. Dazu müssen Sie die Bankdaten des Mitarbeiters eingeben, damit der Gehaltsscheck automatisch auf dessen Konto eingezahlt werden kann.
Der letzte Schritt in diesem Prozess ist die Übermittlung der Steuerformulare für die Mitarbeiter an die Regierung. Dazu gehört die Einreichung der W-4-Formulare für die Bundessteuer und alle anfallenden staatlichen oder lokalen Steuern. Außerdem müssen Sie alle Gewerkschaftsbeiträge oder andere Abzüge, die in das Gehaltsabrechnungssystem eingegeben wurden, einreichen.
Das Hinzufügen von Mitarbeitern zu QuickBooks kann wie eine beängstigende Aufgabe erscheinen, aber mit einem klaren Verständnis der Gehaltsabrechnung und des Steuereinrichtungsprozesses kann es ein relativ unkomplizierter Prozess sein. In diesem umfassenden Leitfaden werden die Schritte beschrieben, die Sie unternehmen müssen, um Mitarbeiter in QuickBooks ordnungsgemäß hinzuzufügen und sicherzustellen, dass ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten korrekt eingerichtet sind.
Angenommen, Sie beziehen sich auf das Einrichten neuer Mitarbeiter in QuickBooks:
1. Wählen Sie im Menü Mitarbeiter die Option Mitarbeiterzentrum.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Mitarbeiter.
3. geben Sie den Namen und die Kontaktinformationen des Mitarbeiters ein.
4. wählen Sie den Typ des Mitarbeiters aus: entweder stundenweise, im Angestelltenverhältnis oder auf Provisionsbasis.
5) Wenn Sie die Urlaubs- und Krankheitszeiten des Mitarbeiters erfassen möchten, wählen Sie die Option Urlaubs- und Krankheitszeiten erfassen.
6. wenn der Mitarbeiter stundenweise bezahlt wird, geben Sie den Lohnsatz des Mitarbeiters ein. Wenn der Mitarbeiter ein Gehalt bezieht, geben Sie das Jahresgehalt des Mitarbeiters ein. Wenn der Mitarbeiter auf Provisionsbasis bezahlt wird, geben Sie den Provisionssatz ein.
7. wenn der Mitarbeiter per Direkteinzahlung bezahlt wird, wählen Sie die Option Direkteinzahlung und geben Sie die Bankdaten des Mitarbeiters ein.
8. wenn der Mitarbeiter lohnsteuerpflichtig ist, wählen Sie die entsprechenden Optionen.
9. Klicken Sie auf OK.
Es gibt einige verschiedene Möglichkeiten, Mitarbeiter in QuickBooks zu verwalten. Auf der Registerkarte Mitarbeiter, die sich im Menü Unternehmen befindet, können Sie Mitarbeiterinformationen hinzufügen und bearbeiten. Sie können auch über das Menü Mitarbeiter & Lohnbuchhaltung auf Mitarbeiterinformationen zugreifen.
Um einen Mitarbeiter hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Mitarbeiter hinzufügen auf der Registerkarte Mitarbeiter. Geben Sie den Namen des Mitarbeiters, seine Sozialversicherungsnummer und andere Informationen ein. Sie können auch ein Foto des Mitarbeiters hinzufügen.
Um Mitarbeiterinformationen zu bearbeiten, klicken Sie auf den Namen des Mitarbeiters in der Liste der Mitarbeiter. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern.
Sie können auch die Gehaltsabrechnungsdaten der Mitarbeiter in QuickBooks verwalten. Gehen Sie dazu zum Menü Mitarbeiter & Abrechnung und wählen Sie Abrechnungszentren. Von hier aus können Sie die Lohn- und Gehaltsinformationen der Mitarbeiter anzeigen und bearbeiten, z. B. deren Lohnsätze und Abzüge.