Lotus Notes ist eine beliebte E-Mail- und Kollaborationssoftware-Plattform, die von IBM entwickelt wurde. Sie wird in vielen Unternehmen zur Verwaltung der internen Kommunikation eingesetzt. Viele Benutzer von Lotus Notes wissen vielleicht nicht, dass sie über die Plattform gesendete E-Mails zurückrufen können. In diesem Artikel finden Sie eine umfassende Anleitung, wie Sie eine E-Mail in Lotus Notes abrufen können.
Bevor der Versuch unternommen wird, eine E-Mail in Lotus Notes zurückzurufen, sollten sich die Benutzer über die Voraussetzungen im Klaren sein, die sie erfüllen müssen, um den Prozess erfolgreich durchführen zu können. Dazu gehören der Typ des verwendeten Kontos, die Version von Lotus Notes und der Typ des verwendeten E-Mail-Kontos.
Sobald der Benutzer die Voraussetzungen für den E-Mail-Rückruf bestimmt hat, sollte er eine Reihe von Regeln erstellen, um sicherzustellen, dass alle über Lotus Notes gesendeten E-Mails zurückgerufen werden können. Diese Regeln sollten die Art der Nachrichten, die abgerufen werden können, und den Zeitrahmen für den Abruf enthalten.
Sobald der Benutzer die Regeln für den E-Mail-Rückruf erstellt hat, sollte er den Rückruf bearbeiten, indem er auf die Registerkarte „Aktionen“ geht und die Option „Diese Nachricht zurückrufen“ auswählt. Daraufhin wird dem Benutzer eine Liste der Nachrichten angezeigt, die er abrufen kann.
Wenn der Benutzer die E-Mail nicht abrufen kann, sollte er überprüfen, ob die Nachricht über ein externes Konto gesendet wurde. Wurde die Nachricht über ein externes Konto gesendet, sollte der Benutzer den Empfänger kontaktieren und ihn bitten, die Nachricht zu löschen.
Sobald der Benutzer die E-Mail erfolgreich zurückgerufen hat, sollte er den Vorgang abschließen, indem er eine Bestätigungs-E-Mail an den Empfänger sendet. Diese E-Mail sollte die Details des Rückrufs und den Grund für den Rückruf enthalten.
Die Verwendung der E-Mail-Rückruf-Funktion in Lotus Notes kann für Unternehmen von Vorteil sein. Sie kann dazu beitragen, dass sensible Informationen nicht an die falsche Person oder eine Nachricht nicht an den falschen Empfänger gesendet werden. Sie kann auch dazu beitragen, die Sicherheit des Unternehmens und die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern.
Obwohl die E-Mail-Rückruffunktion in Lotus Notes nützlich sein kann, gibt es einige Einschränkungen. Es ist nicht möglich, eine E-Mail zurückzurufen, wenn der Empfänger die Nachricht bereits geöffnet und gelesen hat. Außerdem ist es nicht möglich, eine E-Mail zurückzurufen, wenn sie an andere Empfänger weitergeleitet wurde.
Der Abruf einer E-Mail in Lotus Notes ist ein einfacher Prozess, wenn die Benutzer die Voraussetzungen und Regeln für den Prozess kennen. Es kann für Unternehmen von Vorteil sein, um sicherzustellen, dass sensible Informationen nicht an die falsche Person gesendet werden. Allerdings sollten sich die Benutzer der Einschränkungen der E-Mail-Rückruf-Funktion bewusst sein.
Es gibt keine Ein-Klick-Lösung für die Aktivierung des Rückrufs in Lotus Notes 8, aber der Prozess ist ziemlich einfach. Öffnen Sie zunächst die E-Mail-Datenbank, in der Sie den Rückruf aktivieren möchten, und wählen Sie das Menü „Aktionen“. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü „Diese Nachricht zurückrufen“. Daraufhin wird das Dialogfeld „Nachricht zurückrufen“ geöffnet. Geben Sie in das Feld „An:“ die E-Mail-Adresse der Person ein, an die Sie die Nachricht senden möchten. Geben Sie in das Feld „Betreff:“ eine kurze Beschreibung der Nachricht ein. Geben Sie in den Text der Nachricht die Nachricht ein, die Sie abrufen möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“, um die Nachricht zu versenden.
Es gibt keine Möglichkeit, eine bereits gelesene E-Mail abzurufen. Sobald eine E-Mail gelesen wurde, kann sie nicht mehr abgerufen werden.
Sie können auf verschiedene Weise versuchen, eine E-Mail nach 2 Stunden zurückzurufen. Versuchen Sie zunächst, Ihre Schritte zurückzuverfolgen. Was haben Sie vor und nach dem Senden der E-Mail getan? Das kann Ihnen helfen, sich zu erinnern, worum es in der E-Mail ging und wohin Sie sie geschickt haben. Wenn Sie sich immer noch nicht erinnern können, suchen Sie in Ihrem E-Mail-Konto nach Stichworten, die in der E-Mail vorkommen könnten. Wenn Sie die E-Mail dann immer noch nicht finden können, sollten Sie die Person, an die Sie die E-Mail geschickt haben, bitten, sie an Sie weiterzuleiten.
Es gibt keine eindeutige Antwort auf diese Frage. Manche Menschen können sich nach 30 Minuten noch an eine E-Mail erinnern, während es anderen schwerer fällt. Es kann auch vom Inhalt der E-Mail abhängen und davon, wie gut sie in Erinnerung geblieben ist.
Die Schaltfläche „Zurückrufen“ befindet sich in der oberen linken Ecke der Hauptsymbolleiste. Um eine Nachricht abzurufen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Abrufen“ und dann auf die gewünschte Nachricht in der Liste der Nachrichten.