Quellensteuerbefreiungen für Arbeitnehmer sind eine Form der Steuererleichterung, die für diejenigen von Vorteil sein kann, die die Voraussetzungen erfüllen. Sie können dazu beitragen, Steuern zu sparen und den Geldbetrag zu verringern, der vom Gehaltsscheck eines Arbeitnehmers abgezogen wird. Der erste Schritt zur Erlangung einer Freistellungsbescheinigung besteht darin, die Voraussetzungen für eine solche Bescheinigung zu kennen.
Die Anforderungen für eine Freistellungsbescheinigung variieren je nach Bundesland und der Art der einbehaltenen Steuer. Im Allgemeinen sind jedoch Faktoren wie das Einkommen des Arbeitnehmers, sein Familienstand und sein Steuerstatus ausschlaggebend für die Anforderungen. Je nach Bundesland können auch das Alter, die Anzahl der unterhaltsberechtigten Personen und die Tatsache, ob der Arbeitnehmer Student oder Militärangehöriger ist oder nicht, zu den Voraussetzungen gehören.
Um eine Freistellungsbescheinigung zu beantragen, muss der Arbeitnehmer ein Formular für eine Freistellungsbescheinigung ausfüllen. Dieses Formular wird in der Regel vom Arbeitgeber oder der staatlichen Steuerbehörde des Arbeitnehmers zur Verfügung gestellt. Auf dem Formular müssen bestimmte Angaben gemacht werden, z. B. der Name des Arbeitnehmers, seine Adresse, seine Sozialversicherungsnummer und andere zutreffende Informationen.
Die auf dem Formular für die Freistellungsbescheinigung verlangten Angaben sind je nach Staat und Art der einbehaltenen Steuer unterschiedlich. Auf dem Formular können Angaben wie der Steuerstatus des Arbeitnehmers, die Anzahl der unterhaltsberechtigten Personen und das Einkommen verlangt werden. Das Formular kann auch verlangen, dass der Arbeitnehmer eine Kopie seines Ausweises vorlegt, z. B. einen Führerschein oder Reisepass.
Eine Freistellungsbescheinigung wird in der Regel benötigt, wenn ein Arbeitnehmer in seinem W-4-Formular eine Quellensteuerbefreiung geltend gemacht hat. Dies kann der Fall sein, wenn der Arbeitnehmer eine Befreiung von der Einkommensteuer auf Bundes- oder Landesebene, von der Sozialversicherung oder von Medicare geltend macht. In solchen Fällen verlangt der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer eine Freistellungsbescheinigung, um die Freistellung anzuerkennen.
Freistellungsbescheinigungen sind für einen bestimmten Zeitraum gültig, in der Regel ein Jahr. Am Ende des Jahres muss der Arbeitnehmer ein neues Formular einreichen, um weiterhin vom Steuerabzug befreit zu sein.
Wenn ein Arbeitnehmer keine Freistellungsbescheinigung vorlegt, kann der Arbeitgeber Steuern vom Lohnscheck des Arbeitnehmers einbehalten. Dies könnte zu einer unerwarteten Steuerschuld für den Arbeitnehmer führen, was wiederum Strafen oder Zinsen nach sich ziehen könnte.
Wird die Freistellungsbescheinigung eines Arbeitnehmers verweigert, kann der Arbeitnehmer gegen die Entscheidung Einspruch einlegen. Der Arbeitnehmer kann zusätzliche Informationen zur Untermauerung seines Anspruchs vorlegen, z. B. Einkommensnachweise oder Nachweise über den Steuerstatus. Der Arbeitnehmer kann sich auch an seine staatliche Steuerbehörde oder einen Steuerfachmann wenden.