Ein erfolgreiches Unternehmen muss über einen effizienten und effektiven Einkaufsprozess verfügen, um sicherzustellen, dass seine Kunden und Interessengruppen das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten. Um Unternehmen zu helfen, die wesentlichen Schritte dieses Prozesses zu verstehen, bietet dieser Artikel einen umfassenden Leitfaden zu den acht Schritten des Einkaufsprozesses eines Unternehmens.
Der erste Schritt des Einkaufsprozesses besteht darin, den Bedarf für den Kauf zu ermitteln. Dieser Schritt beinhaltet die Identifizierung des Artikels oder der Dienstleistung, der/die gekauft werden muss, und das Verstehen des Zwecks für den Kauf. Wenn man genau weiß, was benötigt wird, ist sichergestellt, dass das richtige Produkt oder die richtige Dienstleistung gekauft wird und das Unternehmen kein Geld für unnötige Dinge verschwendet.
Der zweite Schritt ist die Entwicklung eines Beschaffungsplans. Der Plan sollte die Beschaffungsstrategie definieren und den Zeitplan für den Kauf festlegen. Er sollte auch das Budget, die Kriterien für die Auswahl potenzieller Lieferanten und alle anderen Anforderungen enthalten. Ein guter Beschaffungsplan stellt sicher, dass die Beschaffung rechtzeitig und kosteneffizient durchgeführt wird.
Der dritte Schritt besteht darin, potenzielle Lieferanten zu identifizieren. In diesem Schritt wird der Markt untersucht, um geeignete Lieferanten zu finden, die die vom Unternehmen benötigten Artikel oder Dienstleistungen anbieten können. Die Kriterien für die Auswahl potenzieller Lieferanten sollten auf dem im vorherigen Schritt entwickelten Einkaufsplan basieren.
Der vierte Schritt ist die Versendung einer Angebotsanfrage. In diesem Schritt werden die potenziellen Lieferanten mit den Einzelheiten der Beschaffung vertraut gemacht und aufgefordert, einen Vorschlag oder ein Angebot zu unterbreiten. Der Vorschlag oder das Angebot sollte die Bedingungen für den Kauf umreißen und Preisinformationen enthalten.
Der fünfte Schritt besteht darin, die von den potenziellen Lieferanten erhaltenen Angebote zu analysieren. In diesem Schritt werden die Angebote verglichen und der am besten geeignete Lieferant auf der Grundlage der im Einkaufsplan festgelegten Kriterien ausgewählt.
Der sechste Schritt ist die Verhandlung der Bedingungen. In diesem Schritt werden die Bedingungen mit dem ausgewählten Lieferanten besprochen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erhält. Bei der Verhandlung können Preis, Lieferung, Zahlungsbedingungen und andere Anforderungen besprochen werden.
Der siebte Schritt ist die Auftragserteilung. Nach Abschluss der Verhandlungen kann das Unternehmen den Auftrag an den ausgewählten Lieferanten erteilen. Dieser Schritt sollte eine formelle Bestellung beinhalten, um sicherzustellen, dass sich beide Parteien über die Bedingungen des Kaufs im Klaren sind.
Der letzte Schritt ist die Entgegennahme und Prüfung des gekauften Produkts. In diesem Schritt wird das Produkt vom Lieferanten entgegengenommen und daraufhin geprüft, ob es der in der Bestellung angegebenen Qualität und Menge entspricht. Falls es Probleme gibt, sollte sich das Unternehmen mit dem Lieferanten in Verbindung setzen, um diese zu lösen.
Durch Befolgung dieser acht Schritte können Unternehmen sicherstellen, dass ihr Einkaufsprozess effizient und effektiv ist. Dadurch wird sichergestellt, dass ihre Kunden und Interessengruppen das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten.