Mitarbeiterunterlagen sind wichtige Dokumente, die Unternehmen aus rechtlichen, finanziellen und anderen Gründen aufbewahren müssen. Für Arbeitgeber ist es wichtig, die verschiedenen gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrungsdauer von Mitarbeiterunterlagen sowie etwaige Branchenstandards zu kennen. In den Vereinigten Staaten gilt die allgemeine Regel, dass Arbeitgeber Mitarbeiterunterlagen mindestens drei Jahre lang nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahren müssen. Es kann jedoch auch andere spezifische Gesetze geben, die den Arbeitgeber verpflichten, die Unterlagen länger aufzubewahren, wie z. B. das Fair Labor Standards Act, das den Arbeitgeber verpflichtet, die Lohnunterlagen mindestens drei Jahre lang aufzubewahren.
Arbeitgeber sollten alle von ihnen erstellten Unterlagen aufbewahren, die sich auf das Beschäftigungsverhältnis mit ihren Mitarbeitern beziehen. Dazu gehören Dokumente wie Arbeitsverträge, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge, Leistungsbeurteilungen und alle anderen Dokumente im Zusammenhang mit Einstellungen, Entlassungen, Beförderungen und Sozialleistungen. Diese Dokumente müssen so geordnet aufbewahrt werden, dass sie bei Bedarf leicht auffindbar sind.
Wenn Arbeitnehmerunterlagen nicht über den vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt werden, kann dies für Arbeitgeber zu zahlreichen Problemen führen. So können Arbeitgeber mit Geldstrafen und anderen Sanktionen des Arbeitsministeriums rechnen, wenn sie die Unterlagen nicht über den vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahren. Außerdem können Arbeitgeber bei Rechtsstreitigkeiten mit ehemaligen Arbeitnehmern möglicherweise nicht auf wichtige Unterlagen zugreifen, wenn diese nicht während des vorgeschriebenen Zeitraums aufbewahrt wurden.
Die Führung von Mitarbeiterakten kann für Arbeitgeber in mehrfacher Hinsicht von Vorteil sein. Genaue Mitarbeiterunterlagen helfen dem Arbeitgeber, den Überblick zu behalten und die Verwaltungskosten zu senken. Außerdem können sich Arbeitgeber durch das Führen von Mitarbeiterakten vor möglichen Rechtsstreitigkeiten schützen und wertvolle Einblicke in die Leistung ihrer Mitarbeiter gewinnen.
Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass die Mitarbeiterunterlagen sicher und geordnet aufbewahrt werden. Dazu gehört die Aufbewahrung der Unterlagen in einem physischen oder digitalen Ablagesystem. Außerdem sollten Arbeitgeber sicherstellen, dass nur befugtes Personal Zugang zu diesen Unterlagen hat und dass sie ein Inventar aller Mitarbeiterunterlagen führen.
Die rechtlichen Anforderungen an Mitarbeiterunterlagen variieren je nach Land und Gerichtsbarkeit sowie je nach den geltenden Branchenstandards. Im Allgemeinen müssen Arbeitgeber Mitarbeiterunterlagen mindestens drei Jahre lang nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahren. Es kann jedoch auch andere spezifische Gesetze geben, die den Arbeitgeber verpflichten, Unterlagen länger aufzubewahren.
Wenn Arbeitgeber die Mitarbeiterunterlagen nicht mehr benötigen, müssen sie sicher entsorgt werden. Dazu gehört die Vernichtung physischer Dokumente und die Löschung digitaler Aufzeichnungen aus Computersystemen. Die Arbeitgeber sollten auch sicherstellen, dass kein unbefugtes Personal Zugang zu den Unterlagen hat, wenn sie entsorgt werden.
Es gibt eine Vielzahl von Hilfsmitteln, die Arbeitgebern bei der Verwaltung von Mitarbeiterunterlagen helfen. Dazu gehören Softwareprogramme, physische Ablagesysteme und cloudbasierte Speicherplattformen. Arbeitgeber sollten das beste Tool für ihre spezifischen Bedürfnisse auswählen und sicherstellen, dass es ihren Sicherheits- und Compliance-Anforderungen entspricht.