Die Richtlinien für die Erstattung von Fahrtkosten sind ein wichtiger Bestandteil der Haushaltsführung einer gemeinnützigen Organisation. Sie bieten eine faire und gerechte Möglichkeit, Freiwillige für ihre Transportkosten zu entschädigen. Dieser Leitfaden soll einen umfassenden Überblick über die Richtlinien für die Rückerstattung von Fahrtkosten speziell für gemeinnützige Freiwillige geben, einschließlich Informationen über die Anspruchsberechtigung, Dokumentationsanforderungen und die Art der erstattungsfähigen Ausgaben.
Freiwillige müssen bestimmte Anspruchsvoraussetzungen erfüllen, um von einer gemeinnützigen Organisation eine Erstattung von Kilometern erhalten zu können. Diese Anforderungen können von Organisation zu Organisation variieren, aber im Allgemeinen müssen die Freiwilligen ihre Aufgabe erfolgreich abgeschlossen und ihre Kilometerausgaben dokumentiert haben. Die Organisation muss außerdem über eine klare Richtlinie verfügen, in der die Voraussetzungen für den Erhalt einer Erstattung festgelegt sind.
3 Anforderungen an die Dokumentation für die Rückerstattung
Um eine Rückerstattung der Kilometergelder zu erhalten, müssen die Freiwilligen in der Lage sein, den Nachweis zu erbringen, dass die Ausgaben für ihre freiwillige Arbeit notwendig waren. Dazu können Quittungen, Rechnungen oder andere Dokumente gehören, die die Ausgaben belegen. Organisationen können zusätzliche Unterlagen verlangen, wie z. B. ein Genehmigungsformular des Freiwilligen, bevor sie dem Freiwilligen die Kosten erstatten können.
Organisationen können Freiwilligen eine Reihe von Ausgaben im Zusammenhang mit ihrer Freiwilligentätigkeit erstatten. Zu diesen Ausgaben können Benzin, Parkgebühren, Mautgebühren und andere transportbezogene Kosten gehören. Organisationen können auch zusätzliche Erstattungen für Mahlzeiten oder andere Ausgaben gewähren, die für die Arbeit des Freiwilligen notwendig sind.
Die Organisationen sollten über eine klare Richtlinie verfügen, in der die Sätze für die Erstattung von Fahrtkosten für Freiwillige festgelegt sind. Dieser Satz sollte auf dem Standard-Kilometersatz des Internal Revenue Service basieren, der derzeit bei 0,575 Dollar pro Meile liegt. Die Organisationen können den Satz auf der Grundlage ihres eigenen Budgets und ihrer Bedürfnisse anpassen, er sollte jedoch nicht unter dem IRS-Standardsatz liegen.
Um eine Rückerstattung zu erhalten, müssen Freiwillige einen Antrag bei der Organisation einreichen. Diesem Antrag sind alle relevanten Unterlagen, wie z. B. Quittungen und ein Fahrtenbuch, sowie ein ausgefülltes Antragsformular beizufügen. Die Organisation kann zusätzliche Anforderungen für die Einreichung eines Antrags stellen, z. B. eine bestimmte Frist für die Einreichung des Antrags oder ein bestimmtes Format für die Einreichung des Antrags.
Sobald ein Freiwilliger seinen Antrag auf Rückerstattung eingereicht hat, sollte die Organisation über eine Richtlinie verfügen, die die Bearbeitungszeit für den Antrag festlegt. In dieser Richtlinie sollte auch festgelegt werden, wann der Freiwillige mit der Erstattung rechnen kann und wie er die Erstattung erhält (z. B. Scheck, direkte Überweisung usw.).
Gemeinnützige Organisationen können einer Prüfung ihrer Richtlinien für die Rückerstattung von Kilometern und ihrer Anträge unterzogen werden. Daher ist es wichtig, dass die Organisationen über eine klare Richtlinie verfügen, die ihre Anforderungen für die Prüfung von Erstattungsanträgen festlegt. Dazu kann auch die Anforderung gehören, zusätzliche Unterlagen, wie z. B. zusätzliche Papiere oder Quittungen, einzureichen, um die Richtigkeit des Antrags zu überprüfen.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie eine gemeinnützige Organisation Freiwilligen die Kosten für Fahrten erstatten kann. Die erste Möglichkeit ist die Verwendung eines Formulars für die Erstattung von Freiwilligenkosten. Mit diesem Formular können Freiwillige für alle Ausgaben entschädigt werden, die ihnen während ihrer Freiwilligentätigkeit entstanden sind, einschließlich Kilometergeld. Die zweite Möglichkeit ist die Verwendung eines Formulars für die Erstattung von Fahrtkosten. Mit diesem Formular können die Freiwilligen nur für die gefahrenen Kilometer entschädigt werden. Die dritte Möglichkeit ist ein Stipendium. Ein Stipendium ist ein bestimmter Geldbetrag, den ein Freiwilliger für seine Dienste erhält. Dies kann zur Erstattung von Kilometergeld verwendet werden, ist aber nicht so üblich.
Ja, eine gemeinnützige Organisation kann ihren Mitarbeitern, Freiwilligen oder Beauftragten Auslagen erstatten. Es gibt jedoch strenge Regeln und Vorschriften, die befolgt werden müssen, damit die Erstattungen vom Finanzamt als steuerlich absetzbar angesehen werden können. Zum Beispiel müssen die Ausgaben gewöhnlich und notwendig sein, die Erstattung muss nach einem angemessenen Buchhaltungssystem erfolgen und die Erstattung darf den tatsächlich entstandenen Betrag nicht übersteigen.
Gemeinnützige Organisationen können die meisten der gleichen Ausgaben wie gewinnorientierte Unternehmen absetzen, darunter Gehälter, Miete, Versorgungsleistungen und Betriebsmittel. Sie können auch die Kosten für Fundraising-Aktivitäten, wie Werbung und Druckkosten, absetzen. Außerdem können gemeinnützige Organisationen den Wert von gespendeten Waren und Dienstleistungen absetzen.
Ja, unabhängige Auftragnehmer können Kilometergeld erhalten. Der IRS-Standardsatz für die Kilometererstattung beträgt für 2019 58 Cent pro Meile.
Die Antwort auf diese Frage hängt von dem Land ab, in dem die gemeinnützige Organisation ansässig ist. In den Vereinigten Staaten zum Beispiel sind Zeitspenden an eine qualifizierte gemeinnützige Organisation nicht steuerlich absetzbar. In anderen Ländern, z. B. in Kanada, können Zeitspenden jedoch von der Steuer abgesetzt werden.